För dem som använder Google Drive eller mer specifikt, Google Sheets, är det nästan oundvikligt att du kommer att sluta ta emot en Excel-fil vid någon tidpunkt. Vare sig det är en av dina kollaboratörer, medarbetare eller någon som inte kan skilja skillnaden mellan Excel och ark, kommer det att hända. När allt kommer omkring, för dem kan det vara enklare att använda Excel på jobbet och sedan överföra till Google Spreadsheets på deras avstängningstid.
Se även vår artikel Hur man räknar dubbletter i Excel-kalkylblad
I vissa fall kan det faktiskt vara bättre att behålla .xls-dokumentet som det är och arbeta direkt från det. Detta är särskilt sant för alla Excel-filer som kan innehålla datatabeller eller som råkar skyddas med lösenord, eftersom dessa funktioner inte kan importeras från Excel till ark.
I andra fall är det möjligt och kan visa sig vara enklare rutt på lång sikt om du skulle konvertera alla .xls-filer till Google Sheets. Detta gör det i allmänhet bättre för samarbetsinsatser och samtidigt förvandla din Google Drive till en bra reservlagringsplats för .xls-filerna. Det sistnämnda är särskilt sant för benhuvuden som jag och vill undvika att deras filer blir offer för oavsiktlig radering. Det hände, inte stolt över det, och fortsatte.
, Jag kommer att gå igenom hur man konverterar .xls-filer för användning med Google Sheets, hur man gör det under uppladdning automatiskt och hur man skaffar en Google Drive-plugin för användning med Microsoft Office.
Låt oss först ta en titt på hur användbar Google Drive faktiskt är för den dagliga Excel-användaren.
Kraften i Google Drive
snabblänkar
- Kraften i Google Drive
- Konvertera XLS-filen vid överföring
- Ställ in för att konvertera XLS-filen automatiskt
- Excel-filen finns redan på Google Drive
- Vad kan och inte kan konverteras
- Redigera Microsoft Office-filer lagrade på Google Drive
- Microsoft Office-insticksprogram
- Google Chrome Plug-In
- Återvända ett Google-ark till Excel
Många organisationer över hela världen förlitar sig ganska mycket på Google Apps. De som gör det brukar också använda Microsoft-applikationer. Det brukade vara så att du måste redigera alla Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i Microsoft Office även efter att du flyttat dem till Google Apps.
Google Drive har väsentligen upplöst den nödvändigheten eftersom den kan användas för att lagra Word-, Excel- och PowerPoint-filer som liknar någon annan server. Inte bara det utan Google kommer att kryptera alla filer som laddats upp till Google Drive och lagra dem på det sättet.
Ovanpå allt annat kan Microsofts mest direkta rival också konvertera dina Excel-filer till redigerbara filer i Google Drive för användning online, vilket gör det enklare för dem som arbetar på ett projekt att skicka information och data.
Excel Online är nytt för allt online i jämförelse med Google Drive. Drive har funktioner som har mognats över tid, är kända för sina etablerade användare och förblir 100% gratis.
Konvertera XLS-filen vid överföring
Nu när vi vet lite om hur fantastisk Google Drive faktiskt är kan vi komma in på några handledning om hur du konverterar dina Excel-filer för användning med Google Sheets.
För att få .xls-filen till att bli ett Google-ark så snart uppladdningen är klar:
- Gå till startsidan för Google Sheets.
- Klicka på ikonen Öppna filväljaren (mappikonen uppe till höger).
- Tryck på fliken "Ladda upp" och dra antingen filen till det medföljande Dra en fil här- avsnittet eller klicka på Välj en fil från din datorknapp och välj filen du vill ladda upp.
- Tryck på den öppna knappen längst ner till vänster.
Detta kommer sedan att ladda upp och konvertera din .xls-fil till ett Google-ark.
Ställ in för att konvertera XLS-filen automatiskt
Ibland vill du bara hoppa över mellanhanden och ha allt automatiserat. Google Drive kan fungera som ett lagringsområde även för sin största konkurrent men också kan konvertera dessa filer automatiskt för enkel redigering.
Om du hellre inte vill bry dig med ovanstående handledning varje gång du vill konvertera en .xls-fil till ett Google-ark, då:
- Öppna inställningarna på din startsida på Google Drive. Detta är den kuggliknande ikonen som finns längst upp till höger bredvid hjälpikonen (frågetecknet).
- På fliken Allmänt letar du efter Konvertera uppladdningar. Du ser en ruta (tom som standard) märkt som Konvertera uppladdade filer till redigeringsformat för Google Dokument .
- Sätt en ruta i rutan.
Nu konverteras alla dina uppladdade dokument automatiskt till Googles redigeringsvänliga dokument. Du kan se om allt fungerar som avsett om du kan se den faktiska Google Sheets-logotypen bredvid dokumentets titel. Det borde se ut så här:
Excel-filen finns redan på Google Drive
Om filen redan är överförd till Google Drive kan du enkelt konvertera den till Google Sheets av:
Högerklicka på .xls-filen som har laddats upp.
Klicka på "Öppna med" och välj Google Sheets .
Det är verkligen så enkelt.
Vad kan och inte kan konverteras
Google Sheets är ett fantastiskt program och ett som jag brukar använda ofta. Här är en lista över alla filtyper som Google Sheets kan konvertera:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .ods
- .csv
- .tsv
- .Text
- .flik
Det är en ganska rejäl lista och jag tror inte att alltför många kommer att hitta några problem när de försöker konvertera sina filer till Google redigerbara. Det som är det som inte kan konverteras tillsammans med dina filer är:
- Som nämnts, allt lösenordsskyddat.
- Alla makron som du vill konvertera måste implementeras genom Apps Script. De konverteras inte automatiskt.
- Diagram och tabeller från Word eller PowerPoint.
- Kalkylark som var länkade inuti Excel-filen.
Redigera Microsoft Office-filer lagrade på Google Drive
För dig som vill kunna inte bara konvertera .xls-filer till Google Sheets-filer utan fortfarande föredrar att arbeta från MS Office finns det ett plugin-program för dig.
Du kan visa dina Word-, Excel- och PowerPoint-filer som en fillagringsplats direkt i ditt Office-program. Inte bara bekvämt för redigeringsändamål utan när det är klart, kan du spara och lagra det på din Google Drive. Ganska cool, eller hur?
Det finns ett par sätt att göra detta. Den första är användningen av ett MS Office-plugin, medan det andra är ett plug-in för Google Chrome-användare.
Microsoft Office-insticksprogram
För att komma igång måste du installera insticksprogrammet för Google Drive för Microsoft Office. När allt är installerat:
- I din MS Office-app klickar du på Öppna och väljer Google Drive. Detta visar alla tillgängliga filer du har sparat på din Google Drive.
- När du hittat den du vill kan du öppna den, göra nödvändiga ändringar i filen och sedan spara filen tillbaka på Google Drive.
Ett enkelt sätt att interagera med dina MS Office-filer utan konverteringen.
Google Chrome Plug-In
Denna speciella plug-in är endast tillgänglig för användare av Google Chrome men är både för PC och Mac. Du måste installera Google Drive-appen för ditt system först innan du kan använda den. När du har installerat appen:
- Gå till Google Drive och högerklicka på filen du vill öppna.
- Klicka på "Öppna i" och välj motsvarande Microsoft Office-program som filen tillhör.
Allt är smidig segling härifrån. Gör bara dina ändringar och spara dem när du är klar igen på Google Drive.
Återvända ett Google-ark till Excel
Om du har behovet kan du enkelt återställa det nyligen konverterade Google Sheet till filformatet .xls. Så här gör du:
- I Google Drive högerklickar du på den fil du vill återställa.
- Klicka på Ladda ner. Detta kommer att exportera en version av filen som är redo att redigeras inom Microsoft Excel.
Se till att filen du har valt har Google Sheets-logotypen bifogad till vänster om den. Google Sheets genererar automatiskt ett duplikat av den Excel-fil du ursprungligen laddade upp som är Excel-klar.
