Apples kalender-app för macOS och iOS är praktiskt produktivitets- och schemaläggningsverktyg för många användare. Tack vare ett rent gränssnitt och integrationer med andra appar som Mail är det otroligt enkelt att lägga till och hantera dina evenemang i kalendern.
Men ibland är händelser mer än bara fristående möten. Tilläggsmaterial eller förberedande material som dagordningar, anteckningar, presentationsbilder och ämnesundersökning distribueras ofta till deltagarna före evenemanget eller mötet. Istället för att uppriktigt söka i din e-post efter den PDF som din chef skickade dig när mötet först planerades för två veckor sedan tillåter Kalender-appen dig faktiskt att lägga till bilagor till dina evenemang, vilket hjälper dig att hålla alla evenemangets viktiga material organiserade och tillgängliga. Faktum är att lägga till bilagor till kalenderhändelser kan vara en spelväxlare för hur du förbereder och organiserar information, så här är en snabb titt på hur allt fungerar!
Bilagor till evenemang i kalender
För att komma igång, starta kalenderappen på din Mac, som som standard finns i Dock eller, om du har flyttat den, i mappen Program.
För veckor och månader ser du istället händelsegenskaperna i ett popup-fönster:
Om du väljer denna knapp öppnas det bekanta fönstret för val av fil. Navigera bara till platsen på din Mac, iCloud eller extern lagringsenhet där filen eller filerna finns. Markera dem och klicka på Öppna .
I mitt exempel har jag lagt till en PDF med möteanmärkningar till min kalenderhändelse. Du kan dock lägga till praktiskt taget vilken filtyp som helst, inklusive PowerPoint-presentationer, MP4-videoklipp och databasfiler. Om dina bilagor är exceptionellt stora kan du dock överväga att ladda upp dem till en fildelningstjänst och sedan klistra in webbadressen till den delade filen i fönstret för bilagaegenskaper istället. Detta kommer att hålla den totala storleken på kalenderhändelsedatabasen låg och förbättra synkroniseringen av kalenderdata mellan dina Apple-enheter.
Om filen du har bifogat är kompatibel med applikationerna på din Mac kan du dubbelklicka på den från fönstret Egenskaper för kalenderhändelser för att öppna den direkt upp.
Saker att tänka på
Innan du börjar ansluta allt på din Mac till händelser i Kalender-appen är här några saker att tänka på.
Om du bifogar en fil till en kalenderhändelse och senare raderar den händelsen kommer den också att ta bort kopian av filen du bifogade. Kalender-appen varnar dig med en bekräftelsefält innan den låter dig ta bort händelser med bilagor, men se bara till att alla viktiga filer fortfarande säkerhetskopieras på sina ursprungliga platser innan du tar bort de associerade kalenderhändelserna.
För det andra, som tidigare nämnts, synkroniseras bilagor för kalenderhändelser automatiskt via iCloud. Det betyder att du fortfarande kan ha snabb och bekväm åtkomst till ditt evenemangsrelaterade material även när du är på resande fot.
Så länge du har aktiverat iCloud-synkronisering, startar du bara kalender-appen på din iPhone eller iPad, navigerar till händelsedatumet och knackar på den för att se alla bilagor du har lagt till. Precis som i macOS, om bilagefilformatet är kompatibelt med en installerad iOS-applikation, kan du trycka på den för att öppna och visa den.
Kom ihåg att bilagor i kalendern främst handlar om bekvämlighet och organisering för att förbereda evenemang. De är inte nödvändigtvis en "säkerhetskopia", särskilt när det gäller delade kalendrar och enheter. Se därför till att skydda originalfilerna på din Mac när du har lagt till kopior av dem till dina kalenderhändelser.
