Den här guiden är för alla som har en hel massa filer, vare sig det är foton, MP3-filer, dokument eller någon annan typ av fil som du har som snabbt behöver sorteras efter datum.
Det finns bara ett rätt sätt att sätta datumet i ett filnamn. När jag säger "datum i ett filnamn" menar jag att den faktiska titeln på filen har datumet i den.
Det format du måste använda för korrekt datumformatering varje gång är:
- Fyrsiffrigt år
- Rusa
- Tvåsiffrig månad eller ensiffrig månad med ledande noll
- Rusa
- Tvåsiffrig dag i månaden eller ensiffrig dag i månaden med ledande noll
- UNDERSTRYKNING
- Beskrivning av fil med små bokstäver med ord separerade med understreck (valfritt, men mer kompatibelt)
Här är ett exempel:
2009-03-27_my_document.doc
Nu ska jag förklara varför detta är rätt datumformatstruktur för filnamn.
Fyrsiffrigt år
Du gör detta för att inte förväxla ett år med en månad. Om du har ett datum skrivet 08-07-08, är det 7 augusti 2008 eller 8 juli 2008 ? Du kan inte berätta.
"Det spelar ingen roll, jag använder alltid månad / dag / år."
Det spelar ingen roll eftersom inte alla använder månad / dag / år.
Tvåsiffrig månad eller ensiffrig månad med ledande noll
En tvåsiffrig månad är tillräckligt för att förstå. Till exempel är december 12.
En ensiffrig månad, som maj, är 5. Men du skriver inte den så. Du lägger till en ledande noll så att den är skriven som 05.
Varför?
Eftersom vissa operativsystem inte listar filer i rätt numerisk ordning utan den ledande noll. Windows XP och alla tidigare versioner innan det gör det.
Exempel: Du har 10 DOC-filer från 0 till 10. Enstaka siffror har inga ledande nollor på dem.
Detta kommer att visas i XP i Windows Explorer som:
0.doc
1.doc
10.doc
2.doc
3.doc
4.doc
5.doc
6.doc
7.doc
8.doc
9.doc
Observera att 1 och 10 är rätt ovanpå varandra. Varför gör XP detta? Eftersom 1 kommer efter 0, före 2 och alla andra nummer. XP går bara efter den första karaktären den "ser".
Även Windows Vista och 7 gör det fortfarande när du listar filer utanför Windows Explorer-gränssnittet (till exempel en File / Open-dialogruta).
Andra exempel: 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10
Alla dessa nummer kommer att listas i rätt ordning. 0 kommer alltid före 1, och även med hur Windows listar filer kommer det absolut inte att bli "fel"; det är därför du gör det.
Tvåsiffrig dag i månaden eller ensiffrig dag i månaden med ledande noll
Du gör detta av exakt samma skäl som för månaden.
UNDERSTRYKNING
Understrekningen (det här tecknet: _) är nödvändigt eftersom datumen redan använder streck. Att använda understreck ger en ren visuell indikation på vad som är en deskriptor och vad är ett datum.
Dessutom använder du understreck eftersom försök att skicka en fil över internet med ett bokstavligt utrymme i det resulterar i% 20, eller bara misslyckas vid försök att överföra. En utbyte måste användas för utrymmet för att undvika detta. Underscore är det.
Beskrivning av filen med små bokstäver med ord separerade med understreck
Som sagt ovan är detta valfritt. Du använder små bokstäver om du någonsin måste ladda upp det från en kommandorad via FTP. När det gäller bokstäver är det lätt att göra misstag - särskilt om det är en lång filtitel. Om du vet att alla bokstäver har små bokstäver, minskar detta skrivfel avsevärt.
Varför år / månad / dag och inte år / dag / månad?
År / månad / dag är korrekt stor endian-formatering och följer ISO 8601 internationell standard. År / dag / månad inte. Du kan se mer info här om du vill.
Okej, så jag vet en massa saker om datumformatering i filer nu. Varför skulle jag bry mig?
Du bör ta hand om tre goda skäl.
Först och tydligast kommer det att göra dina filer enklare att hantera oavsett vilket operativsystem du använder. Och om du planerar att hålla fast vid XP ett tag längre är detta obligatoriskt på grund av hur det listar filer som börjar med siffror.
För det andra, eftersom världen blir mindre varje dag, är det troligt att du kommer att handla filer med någon över dammet förr eller senare, om du inte gör det redan. Att använda den internationellt erkända big endian-standarden eliminerar all förvirring kring vad ett datumformat verkligen representerar.
För det tredje, förutom att filer sorteras ordentligt oavsett vilket operativsystem du använder, kommer de också att sortera ordentligt oavsett vilken webbplats du använder. Använder du Windows SkyDrive, Google Docs, vanlig FTP eller andra sätt att lagra online? Du kommer att kunna sortera mycket enklare med rätt datumformatering i dina filers titlar.
Skulle det inte vara lättare bara att sortera efter datum ändrat eller datum skapat?
Inte nödvändigtvis för att det kan lägga till många repetitiva steg.
I Windows (XP / Vista / 7, ) är två kolumner som kan läggas till via Windows Utforskare datummodifierade och datum skapade . Men för att se dessa måste du vara i läget Detaljervy när du tittar på filer.
Datumändring är vanligtvis där som standard, men Datum skapat är inte, så du måste lägga till det genom att högerklicka på en kolumn för att se alla tillgängliga, välj sedan Datum skapat så att det kan ses.
Exempel från Windows XP:
För att komma till detta tog det fem klick bara för att se det här.
- Se
- detaljer
- Högerklicka på kolumnen
- Skapat datum
- Klicka för att sortera efter datum skapat
Du kanske måste göra detta om och om igen - särskilt i XP - eftersom detta visningsläge kanske inte "kommer ihåg" av Windows. Det kan bli mycket frustrerande snabbt.
Att lägga till datumet till filens titel eliminerar behovet av att göra något av detta.
Var skulle det vara användbart att använda datumformatering som denna i filtitlar?
Tre instanser kommer att tänka på:
- foton
- Dokument
- Daterade ljud- eller videosändningar
Finns det något sätt att automatisera processen att byta namn på flera filer med datumet så här?
Absolut. Verktyget du behöver är Rename Master för Windows. Så här använder du den programvaran för att ändra så många filer du vill - på en gång - med deras skapande datum framtill:
1. Starta Rename Master.
2. Ta bort alla befintliga steg. Detta görs enkelt genom att klicka på Redigera och sedan Rensa byta namn på alternativ , så här:
3. I RM navigerar du till mappen där filerna finns. Gör detta genom att använda mappbläsaren till vänster om applikationen. Om du inte ser det trycker du på CTRL + B när du använder Rename Master.
4. Klicka på knappen Nytt steg och sedan på Lägg till i början / slutet , så här:
5. Lägg till följande i:? Dc: FYYYY-MM-DD? _
Ja, jag vet att det ser konstigt ut, men det fungerar. Det ser ut så här:
Se till att välja "i början" och "till namnet" som visas ovan.
6. Klicka på knappen Nytt steg igen och välj att ersätta namn / fras , så här:
7. Ställ in steget så det ser ut så här och följ stegen noga:
Bredvid "Ersätt" väljer vi fras . Detta aktiverar de andra fälten.
Klicka på insidan i fältet till höger om frasen och tryck på mellanslagsfältet en gång för att lägga till ett mellanslag. Du kan inte se detta i skärmbilden ovan eftersom ett utrymme uppenbarligen inte kan ses.
Skriv in understreck i fältet direkt till höger om med (detta tecken: _).
8. Klicka på fliken Case & Wildcards , kontrollera åsidosätta konfigurationsinställningar och kryssa för alternativet för små bokstäver , så här:
9. Jämför namnet med kolumnen Nytt namn för att se till att lämpliga ändringar kommer att göras.
Ovan är exakt vad vi vill ha. Det bästa exemplet är "New OpenDocument Text.odt."
Som du kan se från kolumnen Nytt namn kommer den att ändras till:
2009-09-23_new_opendocument_text.odt
Datumet för skapandet av filer läggs till med rätt datumformatering. Alla utrymmen ersätts med understreck och bokstäver som bokstäver ändras till små bokstäver.
Efter det är det ett klick på den här knappen:
(Ligger längst ner i Rename Master)
… och det är allt som finns till det.
Kom alltid ihåg att fortsätta noggrant med att byta namn på filer, särskilt för stora mängder av dem. Var noga med kolumnen Nytt namn i Byt namn på master när du använder programvaran, för vad du än ser finns exakt vad filerna kommer att byta namn till ordet. Så om det ser fel ut är det fel. Korrigera det innan du trycker på den namnknappen längst ner.
Slutanmärkningar för Vista / 7 användare
Som ni vet krävs filtillstånd för att byta namn på filer på specifika platser. RM kanske inte fungerar korrekt om du försöker ändra filer som de inte har rätt tillgång till. Om du vill övervinna detta byter du namn på filer som du har hittat antingen i en specifik mapp du skapar på skrivbordet eller en specifik mapp du skapar i Mina dokument. RM bör fungera utan problem när man byter namn på filer från dessa platser. Kom bara ihåg att skapa en specifik mapp för att göra det så att du inte byter namn på något annat av misstag.
