Inbox Zero i ett nötskal innebär att i slutet av dagen att alla meddelanden i din e-postinkorg som var viktiga fick tillgång till och sedan raderas eller flyttades till en arkivmapp.
Om du kontrollerar din e-post ganska regelbundet under dagen, antingen från din dator, arbetsdator eller smartphone, kan du använda din e-post som en enkel uppgiftspåminnelse; hur det görs är väldigt enkelt.
Steg 1: När du har en uppgift som måste göras, skriv och skicka ett e-postmeddelande till dig själv. Du behöver förmodligen inte ens lägga någonting i meddelandets huvuddel och bara använda ämnesraden för att lista uppgiften som måste göras.
Steg 2: Ta bort e-postmeddelandet när uppgiften är klar.
Det är allt. Du behöver inte röra dig med en kalender- / schemaläggarapp eller lägga upp aktivitetslistan någon annanstans där du förmodligen kommer att glömma den. Skicka bara dig själv och det fungerar bra.
Viktigt: Det här fungerar bara om du rutinmässigt håller din inkorg "ren".
Om du har en hel massa meddelanden i din inkorg just nu och bara lämnar dem där, kommer Inbox Zero-metoden inte att fungera för dig. Innan du börjar skicka e-post till dig själv påminnelser om att göra saker, måste du först flytta all din e-post till en annan mapp.
I Gmail är detta enkelt eftersom det finns "Arkiv" -funktionen, men i andra postsystem som Hotmail och Yahoo! Maila, du måste skapa en mapp först och sedan flytta all din post dit. Lyckligtvis är detta väldigt enkelt.
Skapa en mapp som heter Sparad eller arkiverad , sedan markera bara alla dina gamla mail och flytta den dit, såvida inte …
… du har flera tusentals e-postmeddelanden i din inkorg. Om så är fallet, är chansen stor att du inte kan flytta alla dina e-post på en gång. Om du försöker det kommer webbmailsystemet troligen att "hängas upp" och / eller kanske spottar tillbaka ett fel på dig.
Det bästa sättet att vidta här är att bara flytta högst 500 till 1 000 meddelanden åt gången till din Sparade / arkiverade mapp. Om du inte kan göra det enkelt, här är en lösning för webbmailsystem som listar meddelanden "efter sida" (vilket är ganska mycket av dem alla):
1. Markera meddelandet högst upp i listan genom att ta med musen och markera kryssrutan. Öppna inte e-postmeddelandet. Välj bara det så att det är markerat.
2. Tryck på PageDown (ibland märkt som Pg Dn ) på tangentbordet 5 gånger långsamt. Räkna en sekund mellan varje sida medan du gör detta. Tryck på PageDown och säg “one-one tusen”, sedan PageDown igen och säg “two-one tusen”, etc. Anledningen till att du måste göra detta långsamt är att webmailsystemet kommer att undersöka meddelanden för varje sida med e-postmeddelanden som visas och det tar en sekund innan alla ämnesrader visas. Om du trycker på PageDown för snabbt kommer webmailsystemet att "hängas upp". Detta händer oavsett vilket webmailsystem du använder.
3. Håll SHIFT intryckt.
4. Klicka med vänster på det sista meddelandet längst ner på den aktuella sidan med e-postmeddelanden som du tittar på och släpp sedan SHIFT.
Vid denna punkt bör du ha valt 5 hela sidor med e-postmeddelanden.
5. Välj webbmailfunktionen för att flytta meddelandena till din Sparade / Arkiverade mapp. Ovanför din meddelandelista bör vara ett sätt att flytta din e-post. I Hotmail till exempel finns det klickbara alternativet "Flytta till". I Yahoo! Maila det finns en "flytta till mapp" -ikonen (den ligger precis bredvid knappen "Skräppost"). Använd det för att flytta din e-post till din sparade / arkiverade mapp. Obs: Försök inte dra meddelandena direkt till mappen. När du har valt så många meddelanden fungerar vanligtvis inte ett flyttkommando, varför knappmetoden rekommenderas.
Upprepa steg 1 till 5 tills din inkorg har raderats, och sedan är du redo att prova metoden Inbox Zero eftersom din inkorg är en "tom skiffer" och redo att gå.
Jag förstår för vissa av er att det tar tid att rensa inkorgen och få all din post till mappen Sparad / arkiverad, men tro mig att det är värt det - om det inte av någon annan anledning än att göra din e-post mer hanterbar.
