Om du använder bredbandsleverantörens e-post och byter upp eller använder en gratis e-posttjänst men vill byta, hur kan du göra det utan att förlora alla dina mail och kontakter? Precis som att flytta fysisk adress är mer komplicerad än den behöver, så är det också att flytta din virtuella adress. Men med lite planering och denna självstudie kommer vi att få dig att byta e-postkonton utan att förlora e-post på bara några steg.
Du har ett par utmaningar när du flyttar e-postkonton. Du vill behålla en del av din e-post, inklusive de i mappar, behålla några kontakter och kanske några kalenderposter och chattar också. Vi kan överföra de flesta av dessa ganska enkelt utan att förlora för mycket data.
Byt e-postkonton utan att tappa e-post
Precis som den rörliga analogin, är en liten planering nödvändig innan du gör själva växeln. Helst skulle du ha en period på minst några dagar där båda e-postkontona är båda aktiva. På så sätt kan du verifiera att ditt nya e-postmeddelande fungerar, att dina kontakter använder rätt adress och att allt fungerar okej.
För det andra kommer du att behöva lite tid för att utvärdera vilka e-postmeddelanden, kontakter, filer och allt annat du vill överföra från ditt gamla e-postmeddelande till det nya. När det är klart kan vi börja själva arbetet.
I denna tutorial ändrar jag e-post från Gmail till Outlook. Processen kommer att vara liknande för andra leverantörer men navigering och alternativ kan kallas olika saker.
- Logga in på ditt nya Outlook-konto och välj kuggeikonen längst upp till höger för att komma åt Inställningar.
- Välj E-post till vänster om popupfönstret och sedan Synkronisera e-post.
- Välj Gmail från mittfönstret och lägg till dina Google-kontodetaljer i nästa fönster.
- Välj alternativet Anslut ditt Google-konto så att det kan importera dina e-postmeddelanden.
- Välj alternativet för att importera till befintliga mappar eller skapa nya mappar och tryck på OK.
- Logga in på Gmail i nästa fönster och ge åtkomst till dina data.
- Logga in på Gmail på en separat flik.
- Välj ikonen för inställningskugga och välj Inställningar.
- Välj Vidarebefordra och POP / IMAP och Vidarebefordra.
- Lägg till din Outlook-adress där det står Lägg till en vidarebefordringsadress.
Du kan valfritt ställa in en out-office autosvar för att berätta för din nya adress. Detta kan ställas in för att berätta för alla som skickar e-post till dig så att du verkligen inte missar det.
- Välj fliken Allmänt under Gmail-inställningar och bläddra till botten.
- Välj Out of Office AutoReply On.
- Lägg till dina detaljer inklusive start- och slutdatum.
- Lägg till ett ämne och ett meddelande efter behov.
- Markera rutan bredvid Skicka bara ett svar till personer i mina kontakter för att minska skräppost.
- Välj Spara ändringar.
När någon skickar e-post till din gamla adress kommer de att få en autosvar som ber dem skicka e-post till din nya Outlook-adress. Detta är ett sätt att fördubblas för att se till att ingen faller genom nätet. Det borde vara onödigt eftersom du importerar kontakter men eftersom det är automatiserat och det tar bara en sekund att konfigurera är det en anständig extra säkerhetsåtgärd.
Slutligen vill vi exportera dina kontakter från Gmail till Outlook.
- Logga in i Gmail och välj Kontakter.
- Välj Mer och Exportera sedan från menyn.
- Välj alla kontakter som du vill överföra och välj Outlook CSV som format.
- Välj Exportera.
- Navigera till personer i Outlook.
- Välj Hantera från toppmenyn och Importera.
- Välj CSV-filen i popup-fönstret och välj Importera för att tillåta Outlook att ladda upp.
Nu ska alla dina e-postmeddelanden, mappar och kontakter vara i Outlook. Du kan köra de två e-postmeddelandena samtidigt för att se till att allt har fungerat och att du inte har tappat någonting.
Om du ville byta från Outlook till Gmail gör du mycket omvänt. Outlook som ett alternativ för exportera brevlåda i Inställningar, sekretess och data som kan ladda ner en kopia av din brevlåda. Du kan använda People för att exportera din kontaktlista och använda Gmail-inställningar för att importera dessa till ditt Gmail-konto.
Det är nu lättare än någonsin att byta e-postkonton utan att tappa e-post eller kontakter. Vi brukade göra det manuellt genom att vidarebefordra e-post eller importera OST-filer till och från Outlook men både Gmail och Outlook har gjort mycket arbete för att göra livet enklare för oss alla. Medan andra e-postleverantörer kan kalla sina funktioner med olika namn, kan du göra mycket samma sak med dem också.
