Microsoft Excel är den perfekta appen för att hantera stora mängder data. Du kan använda det för att få en hel del arbete på kort tid, så länge du vet vilka funktioner du ska använda. Men det kan vara svårt att behärska eftersom det finns många funktioner och kommandon att lära sig.
Se även vår artikel Hur man döljer celler i Excel för Mac OS X
Fel inträffar lätt under datainmatning, och du kommer antagligen att behöva byta rader (eller kolumner) förr eller senare. Lyckligtvis är detta en av de enklaste sakerna du kan göra i Excel. Fortsätt läsa för att lära dig hur du byter två rader på två olika sätt. Du kan också använda samma metoder för att byta kolumner.
Det imaginära problemet
För att illustrera dessa metoder har vi skapat en Excel-fil som låtsas som om vi är en systemadministrationstjänst som håller reda på aktiva servrar. Vi fyllde i några rader för att ge dig en uppfattning om hur saker fungerar. Låt oss låtsas att informationen till dator 7 och dator 5 har blandats och att du vill korrigera misstaget.
Observera att den första raden i vårt exempel används för kategorimärken, så dator 5 och dess data placeras i rad 6, medan dator 7 finns i rad 8.
Låt oss gå vidare till metoderna.
Kopiera klistra in
Den första metoden används för många olika operationer i Excel. Det är enkelt och tar bara några sekunder att slutföra. Du kan använda den för att byta hela rader eller kolumner samtidigt, snarare än att byta datacell efter cell.
Den här metoden kräver helt enkelt att du kopierar informationen från en rad och klistrar in den i den andra. Men först måste du skapa en tom rad och placera data där.
Här är exakt vad du måste göra om du vill byta data relaterade till Computer 5 och med Computer 7:
- Sätt i en ny rad mellan Datorer 4 och 5. Gör det genom att högerklicka på rad 6 och välja alternativet "Infoga". Din tomma rad kommer att vara rad 6.
- Lägga till en ny rad som flyttades "Dator 7" från rad 8 till rad 9. Hitta den här raden och klipp ut informationen från kolumnerna B, C och D. Du kan välja cellerna med musen eller med Shift-knappen och sedan trycka på “Ctrl + X” för att klippa.
- Klicka på cell B6 i den nyligen skapade rad 6 och tryck på “Ctrl + V.” Data från dator 7 flyttas till rad 6.
- Data för dator 5 flyttade också en rad nedan, vilket innebär att du vill välja celler B7, C7 och D7 för att få data för dator 5. Tryck på “Ctrl + X” igen.
- Välj den tomma cellen bredvid Dator 7 (det vill säga cell B9) och tryck på “Ctrl + V.”
- Kopiera cell A7 och klistra in den i den tomma cellen ovan (i vårt exempel är det etiketten “Dator 5”).
- Högerklicka på den nu tomma rad 7 och välj "Radera."
Du har precis flyttat innehållet från en rad till en annan med några klick. Du kan använda samma teknik för att byta data mellan kolumner. Den här metoden är särskilt användbar när du arbetar med långa Excel-listor med hundratals rader och kolumner eftersom det gör att du kan byta varje cell i din rad samtidigt. För att välja en hel rad i Excel trycker du på Skift + Mellanslag.
Byta intill rader eller kolumner
Att byta data mellan intilliggande rader är mycket lättare eftersom du inte behöver skapa en ny rad alls. Med Excel kan du byta data mellan två kolumner eller rader på några sekunder genom att hålla Shift på tangentbordet. Här är vad du måste göra:
- Välj de data du vill byta.
- Tryck och håll ned “Shift” -tangenten på tangentbordet.
- Håll musen över gränsen mellan de två intilliggande raderna tills den förvandlas till en ikon med pilen.
- Klicka och håll musen och håll "Shift" tills du ser en grå linje under raden du vill växla med.
- Släpp musknappen så att data byter plats. Du kan använda samma metod för att byta mellan kolumner.
Vägen till att bli en Excel Pro
Om ditt jobb kräver att du arbetar i Excel måste du lära dig olika sätt att göra datahanteringsuppgifter snabbare och enklare. Det här kan tyckas skrämmande, men du kan hitta YouTube-tutorials som lär dig hur du gör ungefär allt du vill.
Ge inte upp
Att lära sig använda Excel i sin fulla utsträckning kan göra dig ersättlig på din arbetsplats. Att växla data mellan rader och kolumner är bara det första steget, men det är ett viktigt steg för säker.
Använder du Excel ofta? Vilka är dina favoritips som du vill dela med andra? Berätta hur vi kan förbättra våra Excel-färdigheter i kommentaravsnittet nedan.
