Att kunna samarbeta via kalkylblad online är en välsignelse för dem som arbetar på olika timmar, på olika platser, men som fortfarande vill bidra till det övergripande projektet. Du kräver ett enklare sätt att dela en nyligen skapad algoritm eller datatabell men vet inte hur man ska göra det.
Se även vår artikel Hur man lägger till CAGR-formeln i Google Sheets-kalkylblad
Kalkylark skapades för att hjälpa det mänskliga sinnet att sortera och märka data på ett sätt som är vettigt för våra hjärnor så att vi kan behandla nämnda data eller andra beräkningar vid en senare tidpunkt. Processen att dela dessa specifika kalkylblad bör inte vara lika svår för våra hjärnor. Det är här Google Sheets kommer in.
Du har inte bara möjligheten att dela dina Google Sheets med vänner, kollegor eller till och med totala främlingar, utan också möjligheten att kontrollera exakt vad de kan och inte kan göra med dem. Lossa enkelt uppgiften att dela dina Google Sheets genom att följa stegen nedan.
Varierande sätt att dela ett Google-ark
Det finns några sätt att dela ett Google-ark samt vilka plattformar du kan göra det på. Jag har tillhandahållit en detaljerad vägbeskrivning för var och en av de mer framstående plattformarna som du sannolikt kommer att använda.
På PC
- Logga in på Google Sheets (eller Google Drive) och öppna upp det objekt du vill dela. Om du vill dela flera objekt med samma mottagare håller du ner Skift- tangenten när du gör ditt val.
- Klicka på Dela-knappen i det övre högra hörnet av skärmen.
Du får en popup-ruta som heter "Dela med andra".
- Pop-up-enheten ger några intressanta områden. Den första är under avsnittet "Personer" där du har en ruta där du kan skriva e-postadressen till mottagaren / mottagarna som du delar Google-arket. Du kan lägga till flera e-postadresser eller grupper i mottagarlistan upp till högst 200. Användare utan ett registrerat Google-konto kan bara se arket.
- Till höger om rutan finns det en rullgardinspil som låter dig välja vad mottagaren kan göra med Google-arket. De tillgängliga alternativen är Can Edit (låter användaren redigera och lägga till sina egna ord och bilder på arket), Can Kommentera (gör att användaren kan lämna kommentarer och höjdpunkter för olika avsnitt i arket), och Can View (tillåter användaren bara för att se vad som för närvarande finns på arket).
- Det finns också ett avsnitt "Lägg till en anteckning" om du vill förmedla lite information om vad Google-arket innehåller eller något annat du känner dig relevant av din anledning att dela.
- Längst upp till höger i popup-fönstret är alternativet "Get shareable link". Klicka på ikonen till höger så får du en URL-länk som du kan kopiera / klistra in. Det erbjuder också samma alternativ som tidigare för att redigera, kommentera eller visa men på ett marginellt annorlunda sätt. Du måste bestämma om länken du har angett kan nås av alla på internet, endast de som har länken eller bara de som anges tidigare i steg 3 .
- Om du vill ta saker ett steg längre, leta upp och klicka på Avancerat längst ner till höger på popup-fönstret. Den nya skärmen ska se ut så här:
- Du har nu tillgång till samma URL som tidigare men alternativen kan nu bara bytas via länken Ändra … till höger. Du kan nu dela din länk direkt till Gmail, Google+, Facebook och Twitter genom att klicka på de tillhörande logotyperna. En kryssruta för "Meddela personer" finns nu som gör att du kan lämna ett meddelande - via Lägg till meddelande - till de som får en kopia av arket. Du kan också välja att få en kopia skickad till dig själv genom att kryssa för den rätta rutan.
- Under allt detta kommer ett nytt avsnitt med namnet “Ägareinställningar”. Det här avsnittet ger mer säkerhet för Google-arket som skickas. Du kan förhindra att redaktörer ändrar säkerheten du har när det gäller att lägga till nya personer och få tillgång till själva arket. Dessutom kan du inaktivera för alla kommentatorer eller tittare som får arket att ladda ner, skriva ut eller kopiera det.
Även om mer än 100 användare kan visa föremålet, kan bara en total kombination av 100 redaktörer eller kommentatorer arbeta på arket när som helst.
Som e-postbilaga
Med filen öppen:
Klicka på "Fil" längst upp till vänster och välj E-post som bilaga … från rullgardinsmenyn.
Med det här alternativet kan du skicka Google-arket via e-post som antingen en PDF- eller .xlsx-fil. Gör bara ditt val i rullgardinsmenyn "Bifoga som".
Lägg till mottagarens e-postmeddelanden i rutan som medföljer ämnet för e-postmeddelandet samt alla meddelanden du vill skicka med bilagan. Det finns också en kryssruta om du också vill att e-postmeddelandet ska skickas till dig.
När allt är i ordning klickar du på Skicka .
På iPhone-, iPad- och Android-mobila enheter
- Logga in på Google Sheets (eller öppna Google Sheets-appen) och bredvid objektet du vill dela, tryck på Mer
Om du vill dela flera objekt trycker du på och håller en fil du vill dela. Detta öppnar alternativet för flera val när du kan knacka på varje ytterligare fil som du vill dela. - Tryck på Lägg till personer . På samma sätt som på PC, är det bara de med Google-konton som har åtkomst till den delade filen.
- Lägg till e-postadressen eller Google-gruppen som du vill dela filen under avsnittet "personer". För att undvika att skicka aviseringar trycker du på Mer
> Hoppa över skickande aviseringar . - När du är klar knackar du på Skicka
.
- Om du föredrar att dela en länk till filen i motsats till själva filen klickar du på Mer bredvid filens namn
- Klicka på Länkdelning och tryck sedan på Dela länk
. Du kan sedan klistra in länken som anges i ett e-postmeddelande, en kommentarsektion på en webbplats, din Facebook eller någon annan plats som du vill att länken ska vara belägen.
- Om du vill dela bort denna länk bredvid filens namn trycker du på
- Mer
sedan Info
och välj Länkdelning av .
- Om du vill välja vad en tittare kan göra med den medföljande länken klickar du på pilen nedåt
.
