E-post är helt avgörande för arbetet under 2000-talet, från att kommunicera mellan teammedlemmar till planering av projekt som är kommande månader. Problemet är naturligtvis att det i smarttider och surfplatters ålder är att det verkar omöjligt att koppla bort från arbetet under en längre tid. E-post på din smartphone är i princip ett krav för de flesta företag, men det betyder att din arbetsgivare i princip kan nå ut till dig när som helst. Alla förtjänar en paus från arbete och tid borta från e-post, samtal och alla de kommunikationsmedier som vi har så svårt att lämna bakom oss. Oavsett om du är på semester eller bara vill ha lite kvalitetstid med familjen eller vänner, är det första steget att lämna jobbet bakom en stund att ställa in ett out-office-meddelande. Så här gör du.
Se även vår artikel Dropbox mot Google Drive - Vilken är bättre?
Varför bry sig om ett meddelande utanför kontoret?
Att ställa in ett kontorsmeddelande kanske inte gör din chef lycklig, men åtminstone kommer det att göra att alla i ditt arbetsgemenskap och utomstående försöker nå dig för kommunikation. Så varför är det viktigt att ställa in ett kontorsmeddelande? Tja, i själva verket finns det några skäl:
Det är bra sätt att låta kollegor, chefer och kunder att du är i kontakt under en viss tid. Detta gäller särskilt om du är på semester längre än ett par dagar.
Det är professionellt . Om någon behöver din hjälp med något eller om en kund har en fråga hjälper dem att låta dem veta att du inte är i en viss tid. De vet att de måste vänta tills du kommer tillbaka eller kan komma till någon annan. Båda hjälper verksamheten och dig.
Det berättar för folk att inte bugga dig . Om du ställer ett meddelande utanför kontoret, vet människor att du är på semester, tar personlig tid eller vad som helst. Det är mindre troligt att de ringer eller SMSar dig efter det.
Det ger din chef en mindre sak att klaga på . Om du arbetar för en krävande chef och vill dra tillbaka, kommer du att få motstånd. Men om du spelar spelet och agerar professionellt, är det mycket lite de kan göra ur ett disciplinperspektiv.
Om det finns en sak som är viktig när det gäller arbete, är det att se till att du alltid representerar dig själv som en professionell i mest framstående mening.
Ställ in ett Outlook out-office-meddelande
Att ställa in ett kontorssvarmeddelande skiljer sig något beroende på om du använder Outlook 2016 eller tidigare eller Outlook inom Office 365. Jag täcker båda.
Outlook 2016 och tidigare
Det finns en hel del steg i processen men det är ganska enkelt att göra.
- Skapa ett nytt e-postmeddelande och skriv ditt svar från kontoret. Inkludera utanför kontoret i ämnet men lämna destinationen tom.
- Välj Arkiv och Spara som.
- Spara som Outlook-mall där det står Spara som typ.
- Välj Hantera regler och varningar och välj det konto du vill använda meddelandet på.
- Välj Ny regel.
- Välj Använd regel på meddelanden jag får och tryck på Nästa.
- Välj Var mitt namn är i rutan Till och tryck på Nästa och bekräfta sedan popup.
- Välj svar med hjälp av en specifik mall och klicka på textlänken i den nedre rutan.
- Välj mallen du gjorde tidigare och välj Öppna. Klicka på Nästa.
- Välj förutom om det är ett automatiskt svar för att undvika att skicka autosvar till autosvar. Klicka på Nästa.
- Ge regeln ett meningsfullt namn och se till att Aktivera denna regel är markerad.
- Välj Slutför och sedan OK.
Detta kommer att skapa ett autosvar utan kontoret och aktivera det. Medan denna process anger det konto som är aktivt på, kan du också ställa in det aktivt för alla e-postkonton. När du sätter på regeln i steg 11 har du alternativ för att välja regeln för att vara aktiv på alla konton. Aktivera detta om du behöver och spara.
Stäng av Outlook från kontorsmeddelandet
När du är tillbaka från semestern eller vad du än gjorde, måste du komma ihåg att stänga av ditt autoreply.
- Välj Arkiv i Outlook.
- Välj Hantera regler och varningar och välj e-postregler.
- Markera kontot och avmarkera rutan bredvid din autosvarregel.
- Klicka på OK för att spara ändringarna.
Nu är du officiellt tillbaka till grinden!
Ställ in ett kontorsmeddelande i Office 365
Office 365-konton använder Exchange där Outlook-konto använder POP, IMAP eller Exchange. Processen är i stort sett densamma men skiljer sig tillräckligt för att garantera sitt eget genomgång.
- Välj Arkiv och automatiska svar från Outlook.
- Välj Skicka automatiska svar.
- Ställ in en tidsplan om du vill. Detta är användbart för glömska typer som jag som lämnar sina autoriskt aktiva även när de kommer tillbaka.
- Se till att fliken Inne i min organisation är aktiv och lägg till ditt meddelande.
- Välj Utanför min organisation och lägg till ett relevant meddelande där också. Beroende på vem som e-postar dig från omvärlden, kan du behöva kontrollera Mina kontakter bara annars kommer e-postmeddelanden att skickas till alla, inklusive nyhetsbrev, meddelanden och till och med skräppost.
- Välj OK när du är klar för att aktivera.
Processen är något kortare än i Outlook 2016 men slutresultatet är detsamma. Möjligheten att ställa in en tidsskala är snygg och som användare av Outlook 2016 hoppas jag att den funktionen gör det över till den versionen snart.
Stäng av ditt kontorsmeddelande i Office 365
Om du inte vill använda timern, komma tillbaka tidigt eller behöver avbryta meddelandet utanför kontoret kan du göra det.
- Öppna Outlook och välj Arkiv.
- Välj Automatiska svar och markera regeln utanför kontoret.
- Välj Skicka inte automatiska svar.
Detta kommer att stoppa Exchange skicka meddelanden omedelbart så se till att du är redo att svara när du inaktiverar det.
Nu vet du hur du ställer in ett Outlook från kontorsmeddelande, det finns ingen ursäkt för att inte ta mer tid bort från jobbet. Lycka till med det!
