Hatar du inte bara det när du vill ta ett par dagar ledigt och du får massor av e-postmeddelanden och telefonsamtal från kunder eller kollegor? Visst, du kanske låter några av dem veta att du är borta, men vad händer om de inte kontrollerar sina inkorgar?
Se även vår artikel Hur man automatiskt vidarebefordrar ett e-postmeddelande i Outlook
Du kan inte kommunicera med alla även när du arbetar, än mindre under din ledighet. Men chansen är stor att du fortfarande kommer att sprängas av arbetsrelaterade e-postmeddelanden även när du är på semester. Tack och lov finns det ett sätt att låta alla veta att du inte är tillgänglig under en viss tidsram.
Ställa in en autosvar
Om du använder Microsoft Outlook finns det en mycket enkel metod som du kan använda för att hålla folk borta. Det heter Auto-Responder. Vad detta i huvudsak gör är att skicka ut ett förprogrammerat svar till alla som kontaktar dig under din lediga tid.
Detta kan ställas in bara minuter, timmar eller till och med dagar eller månader i förväg. Att skicka ett autosvar kan säkerställa att du inte får dussintals arbetsrelaterade e-postmeddelanden varje dag, oavsett om du tillbringar kvalitetstid med din familj eller är på en solig strand.
Så här kan du ställa in Auto-Responder i Outlook och stänga av den när det inte längre behövs.
Inställning av automatiska svar
- Klicka på knappen Skicka automatiska svar.
- Markera alternativet Endast skicka under detta tidsintervall i kryssrutan.
- Ange ett startdatum och ett slutdatum för att ge ditt automatiska svar de nödvändiga parametrarna. Använd fälten Starttid och Sluttid när du gör detta.
Du har antagligen lagt märke till att det finns två flikar:
- Inuti min organisation
- Utanför min organisation
Om du klickar på fältet Inuti min organisation kommer alla automatisk svar att skickas till e-postadresser registrerade till den organisation du arbetar på (t.ex. ditt universitet eller företag). Allt du behöver göra är att skriva in ditt meddelande och klicka på OK för att spara det.
Alternativet Utanför min organisation är avsett för externa e-postadresser. Så här kan du använda den för att ställa in ett automatiskt svar:
- Välj först fliken Utanför min organisation.
- Markera alternativet Auto-Answer för personer utanför din organisation. Detta kan ställas in så att det bara skickas e-post till personliga kontakter eller till alla utanför organisationen.
- Ange meddelandet i textrutan och redigera det på vilket sätt du vill.
- Ställ in en starttid och en sluttid precis som du skulle göra för interna svar.
- Klicka på OK för att spara meddelandet.
Vad sägs om avaktiveringsprocessen?
För att inaktivera dina svar utanför kontoret måste du följa en enkel procedur. Först bör du klicka på fliken Arkiv, sedan fliken Info och sedan på knappen Automatiska svar.
Du får två alternativ att kryssa för:
- Skicka inte automatiska svar
- Skicka automatiska svar
Valt det första alternativet och den automatiska svarfunktionen stängs av. Du måste göra detta för både interna och externa svar.
Det sista ordet
Observera att om du vill återuppta skicka automatiska svar till personer, måste du ställa in ett nytt datum och tid. Om funktionen är avstängd måste du återgå till inaktiveringsstegen och välja alternativet Skicka automatiska svar istället. På så sätt kan du redigera tidsintervallens fält igen och ställa in det utgående meddelandet.
