Tycker du ofta att du måste skriva ett e-postmeddelande flera gånger i rad bara så att du kan skicka det individuellt till flera kontakter? I så fall kan en auto-responder vara en bra lösning. Det låter dig ställa in ett autosvar som skickas som ett svar på all inkommande post.
Det finns många situationer där detta kan vara praktiskt. Om du är ute på kontoret, oavsett om du äter lunch eller som en semester, kan detta vara ett bra sätt att svara på mail utan att behöva göra någonting.
Hur fungerar det?
OS X Mail använder olika e-postregler och kriterier för att generera automatiska svar. Om du ställer in alla parametrar på rätt sätt kan du ha ett mycket flexibelt sätt att svara på inkommande post när du är borta från dina enheter.
Du kan ställa in olika kriterier som måste uppfyllas för att meddelandet ska skickas. Du kan välja att svara på alla e-postmeddelanden eller bara de specifika adresser som du anger. Dessutom kan du också skapa olika meddelanden för olika kategorier av avsändare, så att alla får ett lämpligt svar.
Hur man ställer in en auto-responder
Lyckligtvis är det inte svårt att göra denna funktion. Visst, det kanske låter komplicerat till en början, men vara säker på att du kan göra det även om du inte är en teknisk kunnig person. Här är stegen som du behöver följa:
- Öppna Mail-appen, gå sedan till menyn 'Mail' och välj 'Inställningar'.
- När du ser fliken "Regler" klickar du på "Lägg till regel".
- Under 'Beskrivning' skriver du namnet på auto-responder på ett sätt som gör att du enkelt kan skilja det från de andra. Du kan till exempel skriva in "Auto-svar från semester".
- Välj de kriterier som måste uppfyllas. Du kan välja om alla kriterier måste vara uppfyllda eller bara en eller flera av de du ställer in.
Kriterierna som du ställer avgör mottagarna av autosvaret. Du kan till exempel välja "Varje meddelande" för att svara på alla inkommande post med samma meddelande. Du kan också ställa in en specifik adress genom att skriva in den e-postadress som du vill svara på.
Ovanpå detta kan du välja dina kontakter, tidigare avsändare eller VIP: er som mottagare av autosvaret.
- Under inställningen 'Utför följande åtgärd' väljer du 'Svara på meddelande' och klickar sedan på 'Svara meddelandetext'.
- När du skriver meddelandet, se till att inkludera all nödvändig information. Om du är på en semester, låt folk veta när de kan förvänta sig ett samtal från dig. Om du inte anger en specifik kategori av mottagare, se till att inte avslöja för mycket personlig information.
- När du är nöjd med ditt meddelande klickar du på "OK". Om appen frågar dig "Vill du tillämpa dina regler på meddelanden i valda brevlådor?" välj "Använd inte", eftersom det förhindrar att det skickar hundratals e-post-svar till dina befintliga konversationer.
När du är klar kan du skicka dig ett e-postmeddelande för att se till att auto-responder fungerar. Om du vill kan du också skapa mer komplexa regler med specifika datum, e-post från utvalda domäner och mer.
Hur du inaktiverar en auto-responder
Om du inte behöver autosvararen längre kan du inaktivera den med bara några klick. Här är vad du behöver göra:
- Gå till 'Mail' i Mail-appen och klicka sedan på 'Inställningar'.
- Gå till "Regler" och avmarkera rutan bredvid autosvararen du har skapat.
Om du inte gör det kommer autosvararen att vara aktiv så länge den är aktiverad och Mail-appen är öppen. Detta kan skapa förvirring, så se till att inaktivera den här funktionen så snart du är säker på att du inte behöver den längre.
Det sista ordet
Auto-responder är en fantastisk funktion som gör hanteringen av inkommande post mycket enklare. Om du följer stegen som beskrivs ovan bör du inte ha några problem som möjliggör det på din Mac. När du gör det kan du njuta av att vara borta från din e-post och låta appen göra jobbet.
Även om den används mest för arbete kan den här funktionen vara mycket användbar även för personlig post. Förutom bara auto-responder finns det många andra användbara regler och kriterier som du kan tillämpa. Du kan välja att automatiskt ta bort e-post, utföra vissa åtgärder på specifika datum, automatiskt vidarebefordra vissa meddelanden och mycket mer.
Gå gärna igenom alla tillgängliga regler för att hitta de som gör att du kan automatisera din e-post på det sätt som bäst passar dina behov.
