Om du använder G Suite - Googles betalda applikationsuppsättning som innehåller Gmail, Docs, Drive och Kalender för organisationer - kan du använda en lite känd funktion som låter dig ställa in utgångsdatum för delade Google Drive-filer. Möjligheten att ställa in en utgång på en delad fil är användbar för att tillfälligt dela data med andra team eller utanför entreprenörer utan att ge dem obegränsad åtkomst. Det är också bra för att dela utkast till samarbetsprojekt, så att du kan se till att ingen i ditt team oavsiktligt får åtkomst till en föråldrad kopia av dina data.
Du kan naturligtvis alltid dela en fil manuellt, men du måste komma ihåg att göra det för varje delad fil. Om du delar massor av filer med massor av olika människor kan det snabbt bli opraktiskt, och det är där du ställer in automatiska utgångsdatum när du från början delar filerna verkligen är praktiskt. Så här ställer du in utgångsdatum på delade Google Drive-filer.
Begränsningar av utgångsdatum för delade Google Drive-filer
Låt oss först göra klart att funktionen för automatisk utgångsdatum för närvarande bara är tillgänglig för användare av den betalda G Suite-tjänsten. Detta är inte tillgängligt för gratis användare av Google-kontot eller de som fortfarande finns i den äldre gratisutgåvan av G Suite.
Observera också att ovanstående begränsning endast avser möjligheten att ställa in delade Google Drive-utgångsdatum. De användare som du delar en fil till med ett utgångsdatum behöver inte ha ett betalt G Suite-konto eller vara en del av din G Suite-organisation (även om du måste se till att de har rätt behörigheter för dina delade filer, diskuteras vidare nedan).
Ställa in ett utgångsdatum för en delad Google Drive-fil
För att komma igång, logga in på din Google Drive och se till att använda rätt G Suite-konto.
Alternativt, om du redan har filen öppen, kan du klicka på Dela- knappen i det övre högra hörnet.
När du har delat filen med lämpliga användare klickar du på delad med texten ovan eller knappen Avancerat i nedre högra hörnet. Håll muspekaren över en av användarna i listan över användare som visas så ser du en stoppur / klockikon visas.
Klicka på den ikonen och välj sedan önskad utgångsperiod från listrutan bredvid Access löper ut:
När du är klar ska du klicka på den blå Spara ändringsknappen för att aktivera det automatiska utgångsdatumet. När detta datum har nåtts kommer din användare inte längre att ha åtkomst till filen. För att förhindra dem från att ladda ner det och kringgå dina utgångsinställningar, se till att deras behörigheter är inställda på antingen Visa eller Kommentera och markera sedan rutan längst ner i delningsfönstret märkt Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentarer och tittare .
Du kan justera eller avbryta delningens utgång genom att återgå till den här menyn, klicka på klockikonen igen och sedan klicka på Avbryt utgång .
Jag har G-svit men jag ser inte klockikonen
Om du följde dessa steg på ditt konto men inte ser ikonen för klocka / stoppur som beskrivits ovan är det troligt att du inte har ett kompatibelt G Suite-konto. Som nämnts tidigare begränsar Google tyvärr skapandet av delade filens utgångsdatum för användare av den aktuella G Suite-tjänsten.
Tyvärr har Google inte varit väldigt tydligt om förändringarna av dess tjänst under åren, så även om du har ett G Suite-konto kan det ha skapats under Googles "äldre" G Suite-tjänst och är inte kompatibelt med detta funktion. Förvirrande, eller hur?
Men kom ihåg att du bara behöver ett modernt G Suite-konto för att skapa utgångsdatum för delade filer. Så länge du har det kompatibla kontot kan du dela med och konfigurera utgångsdatum för alla typer av Google-konton, både inom och utanför din organisation.
