Google Drive-länkar är värdefulla för alla som använder molnlagringstjänsten för arbete eller för att samarbeta om projekt. Alla med ett konto kan dela åtkomst till hela enheten eller vissa filer eller mappar. Du kan begränsa åtkomst till läsning endast eller tillåta fullt samarbete, det är helt upp till dig. Det är möjligt att lägga till ett utgångsdatum för en Google Drive-länk, vilket är ett snyggt trick. Jag ska visa dig hur du använder länkar för att samarbeta inom Google Drive.
Google Drive gör det enkelt att samarbeta och dela data. Ibland lite för lätt. Även om det är lätt att ta bort åtkomst till dina data, är det mycket lätt att glömma vem som har åtkomst och hur inte. När projektet är klart eller om du inte längre behöver någon annan för att komma åt din Drive måste du komma ihåg att återkalla åtkomst. Även om det är säkert är det en förnuftig försiktighetsåtgärd. Det är väl då att Google låter dig ställa in en giltighetstid i sådana länkar.
Här är grunderna för att arbeta med Google Drive-länkar.
Använda länkar i Google Drive
När du har sparat data på din Google Drive kan du låta andra läsa eller läsa, skriva och redigera åtkomst till den. Du kan lägga till så många användare som du vill använda deras e-postadress och de kommer att skickas en länk för att följa för att komma åt data och utföra alla uppgifter du tilldelar.
Det är viktigt att först veta att länkar i Google Drive inte tillåter dessa människor att få åtkomst till någon annan del av din lagrade data så att det fortfarande är säkert.
Nu till delningen.
- Logga in på Google Drive och navigera till tillgången du vill dela.
- Högerklicka på filen eller mappen och välj Get Sharable Link.
- Växla vid länkdelning så växlar växeln grönt.
- Välj Delningsinställningar.
- Antingen kopierar länken och e-post den manuellt till dem du vill tillåta åtkomst eller lägg till dem som användare genom att skriva deras e-postadress i rutan Personer.
- Välj Klart när du är klar.
De du lägger till får ett e-postmeddelande med länken som de kan använda för att komma åt tillgången du tillåter.
Hantera åtkomstnivåer i Google Drive
Förutom att kontrollera vem som har åtkomst till dina Google Drive-tillgångar kan du också kontrollera vad de kan göra med dem. Du kan begränsa läs, skrivåtkomst och förhindra att andra lägger till fler användare. Du kan också hindra någon från att ladda ner, skriva ut eller kopiera dina filer. Om du driver ett företag kan den sista aspekten vara mycket användbar.
- Högerklicka på tillgången du delar.
- Välj Dela och sedan avancerad länk längst ner till höger.
- Välj för att lägga till de personer du vill tillåta åtkomst till.
- Välj blyertsikonen till höger.
- Välj den åtkomstnivå du vill, Redigera, Kommentera eller Visa.
- Markera rutorna nedan för att förhindra att personer med redigeringsåtkomst lägger till fler personer eller laddar ner, skriver ut eller kopierar dina data.
- Välj Klart.
Det är alltid bättre att begränsa åtkomsten snarare än att vara för generös med det. Detta gäller särskilt om dina uppgifter är privata eller innehåller personliga eller företagsuppgifter. Du kan alltid lägga till åtkomst om du behöver.
Ange ett utgångsdatum för en Google Drive-länk
Om du kör ett projekt under en viss tid kan du ställa in ett utgångsdatum för länken Google Drive. Detta hjälper om du har mycket på gång och kanske glömmer att återkalla åtkomst när samarbetet är slutfört.
- Välj den fil eller mapp du vill dela.
- Välj Dela och Avancerat längst ner till höger.
- Lägg till e-postadressen till personen du delar med.
- Håll muspekaren över namnet och välj Ställ in en utgångstimer.
- Lägg till en lämplig tidsbegränsning.
- Välj Spara och sedan Klar.
Detta gör att du kan tillåta personen åtkomst under en lämplig tid men i evighet. För upptagna eller glömska människor tar systemet sedan hand om sig själv.
Byt ägare i Google Drive
Om du överlämnar ett arbete eller data i Google Drive istället för att låta personen du lämnar det bli redaktör kan du helt enkelt överföra tillgången till dem. Det håller saker och ting snyggt och gör att du kan koncentrera dig på nästa bit.
- Välj den fil eller mapp du vill dela.
- Välj Dela och Avancerat längst ner till höger.
- Lägg till personen om du inte redan har gjort det.
- Välj deras namn under vem som har tillgång.
- Välj blyertsredigeringsikonen och ändra till Är ägare.
- Välj Klart.
Tillgången kopierar sedan över till deras Google Drive och du kan antingen behålla åtkomsten till den eller tas bort.
