Google Docs erbjuder team och kollegor runt om i världen, möjligheten att samarbeta på ett projekt online sömlöst och effektivt. Arbeta solo eller samtidigt när som helst på dagen oavsett tidszon.
Se även vår artikel Hur du tar bort alla dokument i Google Dokument
”Det är ganska coolt. Vad sägs om förmågan att kommunicera med varandra? Är du utsatt för att bara lämna kommentarer? ”
Det är ett sätt att göra det. Inte ett särskilt bra sätt. Du kan alltid bara chatta med en app eller sociala medieplattformar som Slack eller Facebook Messenger. De fungerar och det är mycket troligt att alla har ett Facebook-konto. Men du kan undvika all den tredje parten, hoppa runt och komma att chatta där i Google Doc.
"Google Docs har också en chattfunktion?"
Det gör det! Öppna bara det och komma till att skriva. Föredrar du tal-till-text framför det klickaktiga klickande ljudet på ditt tangentbord? Så länge du har en mikrofoninställning på din PC är det bara några enkla steg för att komma igång.
Fortsätt läsa för att ta reda på hur du kan chatta i ett Google Doc.
Kommunicera inom Google Dokument
Kommunikation inom ett Google Doc är superlätt att uppnå utan att använda en extern källa eller app. När du arbetar samtidigt med dina arbetskamrater kan du dra upp en chattlåda, skriva in meddelandet och skicka ut det. Alla som för närvarande arbetar inom Doc får samma meddelande som chattfunktionen används för öppen kommunikation.
Så här börjar du använda chattfunktionen:
- Ha Google Doc öppet framför dig.
- Du behöver också någon annan som för närvarande arbetar på Dokumentet på samma gång eller så kommer funktionen inte att användas. Anonyma tittare räknas inte eftersom chatt endast är tillgängligt för dem som dokumentet delades specifikt.
- Klicka på Chatta längst upp till höger i fönstret.
- Ange vilket meddelande du vill och tryck på Skicka- knappen eller tryck bara på Enter .
- När du inte längre behöver chattfunktionen klickar du på Stäng längst upp till höger i chattfönstret.
När du stänger chattfönstret tas du inte bort från själva chatten. Meddelanden kommer fortfarande att tas emot när konversationerna fortsätter. De användare som för närvarande finns i dokumentet som inte har sitt chatfönster öppna kommer att få en röd prick över Chat- ikonen. Detta indikerar för dem att någon har skickat ett meddelande som de ännu inte har läst. De med chattfönstret öppet kommer att få meddelanden när de skrivs ut.
Alla som för närvarande är inloggade på Google Doc kan se meddelandena. Det enda undantaget är de från anonyma konton. De kan inte se chatten eller de som för närvarande deltar i en konversation.
När du stänger Google Doc eller loggar ut från det tas de automatiskt bort från chatten. Om de skulle komma tillbaka till dokumentet är all chatt som har tagits emot samt alla meddelanden som skickats i deras frånvaro inte synlig.
Chattar sparas inte och det finns inte heller ett sätt att exportera dem. Om du vill behålla ett arkiv med tidigare chattsessioner måste du göra det genom att ta skärmdumpar av konversationen. För dem som samarbetar genom användning av en mobil enhet behöver du bara öppna filen. Du kan redan chatta utan några extra steg.
Använda tal-till-text
I Google Dokument är allt du behöver en fungerande mikrofon och en PC för att dike den grundläggande chatten för det mer handsfree-tal-till-text-alternativet. Du kan när som helst pausa och återuppta diktat genom att använda muntliga kommandon.
Innan du börjar:
- Se till att din mikrofon är korrekt inställd och fungerar fullt.
- För närvarande är tal-till-text endast tillgänglig för datoranvändare och fungerar inte från din mobila enhet.
- Funktionen fungerar bäst när din röst kommer över tydligt så se till att din arbetsmiljö är fri från onödigt bakgrundsljud.
Vad du behöver göra för att börja använda tal-till-text:
- Öppna Google Doc inuti Chrome Browser.
- Från menyn högst upp, klicka på Verktyg och sedan på Röstskrivning …
- En mikrofonbox visas om den är aktiv. Du måste klicka på den för att göra det möjligt för din mikrofon att börja diktera tal-till-text.
- Tala tydligt och i normal takt så att talet lätt kan tas upp och felfri.
- När du är klar med dikteringen klickar du på mikrofonrutan igen för att stänga av den.
Om du någon gång under ditt tal känner att du har gjort ett misstag eller snubblat över dina ord kan du använda musen för att korrigera det. Flytta bara markören dit felet gjordes och fixa det innan du stänger av mikrofonen.
När felet har korrigerats kan du flytta markören tillbaka till dit du slutade för att fortsätta med diktat.
Röstkommandon och skiljetecken
Användningen av röstkommandon är endast tillgänglig på engelska. Både kontospråket och språket för Google Doc måste också vara inställda på engelska, annars fungerar det inte. För att se en fullständig lista över alla tillgängliga kommandon kan du kolla den officiella artikeln i hjälpcentret eller tala "röstkommandonhjälp" i din mikrofon medan du skriver röst.
Kommandona tillgängliga för dig kan hjälpa dig att redigera och formatera Google Doc när du använder tal-till-text. Du kan också tala skiljetecken för att placera den där det är lämpligt. En lista över användbara skiljetecken och kommandotecken:
- Period
- Kommatecken
- Utropstecken
- Frågetecken
- Ny linje
- Nytt stycke
Det går inte att använda chattfunktionen
Du och en annan användare är båda inom Google Doc och försöker kommunicera, men av någon anledning finns chattikonen ingenstans att hitta. Detta kan vara av några olika skäl:
- Börjar med den mest osannolika möjligheten att du kan vara mindreårig. Ja, du läste rätt. Om du för närvarande är under tretton år (upptäckt via din Google Gmail-kontoprofil) stängs Chat-funktionen automatiskt av.
- Som nämnts ovan kan anonyma användare inte se eller delta i diskussionen på Google Docs. Det kan hända att du inte är inloggad på ditt Gmail-konto (eller det felaktiga) eller att du har tagits bort från projektet. Kontrollera förstnämnda innan du blir galen på Doc-ägaren för att ha startat upp dig utan förvarning.
- En administratör kan stänga av chattfunktionen om du för närvarande arbetar med G Suite. Måste ta upp det med den som kör ditt systems säkerhet på jobbet för att aktivera det. Det är också möjligt att bli inbjuden att se ett dokument av någon som för närvarande använder G Suite där deras administratör också har inaktiverat Chat.
