De flesta e-posttjänster sätter en gräns för storleken på e-postbilagor, med en genomsnittlig gräns på cirka 25 MB för populära leverantörer som Gmail, Outlook och Yahoo. Användare som skickar små filer, till exempel textdokument och enskilda bilder, kommer sannolikt inte att träffa gränsen, men majoriteten av e-postanvändarna har stött på en filstorleksgräns minst en gång och upplevt ett fel eller e-poststopp som ett resultat.
Det finns flera lösningar för begränsningar av e-postbilagor, med många kommersiella alternativ nu tillgängliga från företag som Dropbox och Citrix ShareFile. Men med en ny funktion i OS X Yosemite som heter Mail Drop hoppas Apple göra processen att skicka stora e-postbilagor så enkla som möjligt för användare.
Kort sagt, Mail Drop upptäcker automatiskt när en användare försöker skicka en stor filbilaga i OS X Mail-appen, och istället för att bifoga filen till e-postmeddelandet, laddar Mail Drop säker filen till iCloud och skickar e-postmottagaren en länk som de kan använda för att ladda ner den.
Krav och begränsningar för postsläpp
Alla som använder någon e-postklient eller operativsystem kan få en e-postlänk-länk och ladda ner en bilaga. För att använda Mail Drop för att skicka stora e-postbilagor måste du dock ha ett iCloud-konto och använda antingen den inbyggda Apple Mail-appen i OS X Yosemite eller iCloud Mail-webbapp på iCloud.com.
Mail Drop är mycket mer flexibelt och kraftfullt än standardbilagor till e-postfiler och fungerar med praktiskt taget alla filtyper, men det finns fortfarande vissa gränser som du bör vara medveten om:
- Hela e-postmeddelandet, inklusive bilagor till Mail Drop och meddelandets innehåll, måste vara mindre än 5 GB.
- Om du vill skicka en mapp full med filer måste du först komprimera mappen (i OS X högerklicka på en mapp och välj Komprimera ). Okomprimerade mappar kan inte skickas med Mail Drop.
- Den totala storleken på alla bilagor till Mail Drop får inte överstiga 1 TB. Apple håller Mail Drop-bilagor på sina servrar i 30 dagar, så kom ihåg att det här är en rullande gräns som kommer att ändras när dina sändningsbehov ökar eller minskar.
- Apple kommer att begränsa eller förhindra att dina e-postmeddelanden bifogas filer laddas ner om länken Mail Drop delas med för många människor. Det exakta antalet personer eller bandbredd anges inte, men Apples poäng här är att Mail Drop är avsett att begränsas till att skicka stora e-postbilagor till en utvald grupp av mottagare, och inte fungera som en gratis filhotellplattform.
- Uppladdningstid för bilagor varierar beroende på filens storlek och hastigheten på din uppströms internetanslutning. Även om Apple bara skickar en enkel textlänk till en fil i e-postmeddelandet måste filen fortfarande komma från din Mac till iCloud-servrarna. Det betyder att det kan ta lite tid att överföra den filen både på ditt slut (när du laddar upp den) och mottagarens slut (när de laddar ner den).
Om du behöver skicka enorma filer till hundratals eller tusentals människor är du bättre med att använda en filhostningslösning. För de flesta användare som bara behöver skaffa ett utkast till Photoshop-fil eller ljudprov till en klient är Mail Drop dock en enkel och gratis lösning.
Hur man använder Mail Drop
För att skicka en stor bilaga via Mail Drop, öppnar du OS X Mail-appen eller loggar in på iCloud.com webbaserad Mail-app. För våra skärmdumpar använder vi OS X-baserad klient. Skapa ett nytt e-postmeddelande och bifoga en stor fil (vi använder en 40MB PNG av TekRevue- logotypen).
Med Mail Drop upptäcker Mail-appen automatiskt gränsen för bilagets storlek för din e-posttjänst och varnar dig för att filen du har bifogat din e-post är över den gränsen.
Under dagarna innan Mail Drop (och frånvarande hjälp från någon annan tredje partstjänst eller programvara) skulle vårt e-postur studsa när vi försökte skicka det, med e-postservern som informerade oss om att bilagan överskred filstorleksgränsen. Med Mail Drop behöver dock användare bara klicka på "Skicka" som vanligt, och Mail Drop dyker upp och erbjuder att ta hand om den stora filbilagan för dig.
Som vi nämnde ovan kan den utgående sändningsprocessen ta lite tid beroende på bilagans storlek och hastigheten på din Internet-anslutning. När det är gjort kommer emellertid mottagaren av din e-post att få ett meddelande med en förhandsgranskning av filen (om det är en mediefil som en bild), en länk till "Ladda ner hela filen" och ett utgångsdatum för länken som hänvisar till den 30-dagarsgränsen som vi nämnde tidigare. Så här ser det ut i Mozilla Thunderbird i Windows:
Efter 30 dagar kan mottagaren fortfarande ha det ursprungliga e-postmeddelandet i sin inkorg, men länken för att ladda ner den fullständiga versionen av filen har gått ut och inte längre fungerar. Därför, om du använder Mail Drop för att skicka viktiga dokument och filer som dina mottagare tänker arkivera, låt dem veta att de ska ladda ner och spara bilagan innan 30-dagarsgränsen är uppehållen, och inte bara arkivera e-postmeddelandet och dess iCloud Mail Drop-länk i deras e-postmappar, eftersom de inte kommer att kunna hämta hela filen från nedladdningslänken efter 30 dagar.
