Om din organisation använder Google Docs eller G Suite eller om du arbetar med organisationer som gör det vet du vem som har visat vilket dokument och när kan vara användbar information. Från att se till att alla läser ett utkast, villkor, din senaste inlämning, policyer och förfaranden eller något annat viktigt dokument, att kunna se vem som gjorde vad och när är en viktig ingrediens i alla situationer där ansvar ansvarar.
Se även vår artikel Hur du installerar anpassade teckensnitt för Google Dokument
Fram tills nyligen kunde du inte se vem som tittade på ditt Google Doc. Du kunde se vem som redigerade det, men inte vem som bara läste det. Om de inte sparat, redigerade eller lämnade en kommentar, hade du ingen aning om en viss person läste den senaste versionen av ett dokument alls. Eftersom du kan dela Google Dokument med skrivskyddad behörighet kan du dela dokumentet med vissa människor med avsikt att granska dokumentet men inte göra några ändringar.
Om du arbetar inom en organisation kan du konfigurera saker så att du kan se vem som har sett ditt Google Dokument. Du kan fortfarande inte se vem som har sett ditt Google Doc om du använder Google Doc i gratisversionen av Google Apps.
Google har nyligen lagt till möjligheten att se vem som har sett din Google Doc till G Suite, som inkluderar Google Apps och tillförlitlig e-värd. G Suite är mycket populärt bland små och medelstora företag som vill skapa e-posthotell för företagets domännamn.
Aktivitetsmonitorn för G Suite
Om du använder G Suite i en organisation och du har delat ett Google Doc med andra för samarbete eller bara för att läsa dokumentet, kan du använda Aktivitetsmonitorn för att se "visa historik" för Google Doc-filen.
- Öppna Google-dokumentet som du vill titta på visningshistoriken för
- Klicka sedan på den uppåtgående trendikonen uppe till höger eller gå till rullgardinsmenyn Verktyg
- Öppna Aktivitetsmonitorn
- Klicka sedan på Alla tittare för din organisationsflik
Med den här processen kan du spåra vyer i dokumentet, inklusive datum och tid för den sista vyn för varje tittare. Om du inte ser alternativet för visningshistorik i ditt Google Dokument betyder det troligt att du är inloggad på den kostnadsfria versionen av Google Dokument som kommer med alla Google Apps-konton som du får med ett Gmail-konto.
Trender för tittare och kommentarer
Förutom att se vem som tittade på ditt Google Dokument och när Aktivitetsmonitorn gör att du också kan se trender på när folk tittade på eller kommenterade ditt dokument.
Viewers Trend - visar dig ett stapeldiagram över antalet unika tittare under vilken tidsperiod du väljer från 7 dagar till "all time"
Kommentartrend - visar dig stapeldiagram för kommentartrenden över alla tidsperioder från sju dagar till "hela tiden"
Stäng av Visa historik
Du kan stänga av funktionen till om du arbetar med en konfidentiell fil eller något som inte är för offentlig konsumtion. Även om det inte lägger till integriteten, är det en inställning för att ställa sinnet till hands.
- Öppna Google Doc
- Klicka på den uppåtgående pilen överst till höger på dokumentet eller gå till Verktyg på rullgardinsmenyn
- Öppna Aktivitetsmonitorn
- Under Dokumentinställning, växla Visa min visningshistorik för att detta dokument ska stängas av
Se vem som har ändrat ditt Google-dokument
Att räkna vyer är användbart för ansvarsskyldighet och för att se till att de personer du skickar ett dokument för att faktiskt läsa det, men versionskontroll är viktigare. Särskilt om du arbetar i en reglerad bransch. Versionskontroll är något som Google Docs har gjort ett tag och kommer att visa vem som har redigerat ett dokument, sparat eller delat det.
Om du är intresserad av versionskontroll eller vill se till att ingen har gjort ändringar som de inte borde göra utan att låsa filen ner kan du ta reda på det.
- Öppna ett Google-dokument som du vill spåra
- Välj File and Versionshistorik
- Välj Se Versionshistorik
Ett skjutreglage ska visas till höger om din skärm som visar varje spara och redigera för det aktuella dokumentet. Beroende på hur du har konfigurerat G Suite eller Google Docs kan du också se dessa data genom att välja länken "Senast redigering var …" högst upp i dokumentet. Det tar dig till exakt samma plats.
Inom bildspelet måste du också ha möjlighet att se den tidigare versionen av dokumentet innan ändringarna gjordes. Detta är viktigt för versionskontroll eftersom du har en revisionsspår av vilka förändringar som gjordes, när och av vem. Det är också användbart om du har gjort några förändringar, sova på det, ändrat sinne och vill rulla tillbaka dem.
Se vem som har delat ditt Google Doc
Du kan också se vem som har delat din Google Doc och när. Du kan också se delningsinställningarna så att du bättre kan kontrollera åtkomsten till ditt dokument.
- Öppna Google Drive och välj den runda ikonen uppe till höger
- Välj Aktivitet från skjutreglaget som visas till höger
Du bör se om dokumentet är eller har delats, vem som senast redigerade dokumentet och när den sista åtgärden gjordes. Det är kort men berättar vad du behöver veta.
Du kan också kontrollera inifrån dokumentet genom att välja Dela. Individens namn visas i popup-fönstret. Om det finns flera personer, välj ett namn och listan med alla namn visas.
Det är så att se vem som tittade på ditt Google Doc, ändrat det, delat det eller interagerat med det på något sätt. Det fungerar bara för G Suite och Google Docs som är registrerade i organisationer och inte enskilda men det fungerar!
