Oavsett om det handlar om affärsverksamhet eller personligt bruk, kan Outlets kalender vara det mest effektiva verktyget för tidsstyrning. Du kan enkelt organisera och dela ditt schema med andra och du kan se andras kalendrar för att säkerställa att ni alla är på samma sida när det gäller tidsfrister.
Se även vår artikel Hur du synkroniserar Google Kalender med Outlook
Det finns många funktioner i Outlook som gör samarbetet enkelt, men det gör det inte perfekt. Om du undrar vem som tittar på din kalender kanske du snubblar över vissa begränsningar.
Kan du se vem som tittade på din kalender?
Svaret på denna fråga är "ja och nej". Även om den här funktionen är tillgänglig i viss utsträckning, erbjuder den dig inte all den information du behöver.
Såvida du inte är kalenderadministratör, finns det inget sätt att se vem som tittat på din kalender. Och om du är administratör är det enda du kan se det sista kontot som loggade in på det. Så snart ett annat konto tittar på kalendern blir det föregående osynligt, så det finns inget sätt att se den fullständiga listan över personer som har tittat på den.
Det närmaste till detta är att kontrollera vem som kan se din kalender. Du kan göra detta genom att gå till Dela> Kalenderbehörigheter. Du ser en fullständig lista över personer som har tillgång till din kalender och typen av åtkomst.
Hur ser din kalender ut för andra?
Hur andra ser din kalender beror på vilken information du väljer att dela med dem. Om du inte bestämmer dig för att dela informationen om din aktivitet är det enda de kan se om du är fri eller upptagen.
Om du bestämmer dig för att dela din kalender med andra människor, kan de se alla detaljer om dina möten. Om du vill begränsa åtkomsten till vissa detaljer kan du ställa in specifika möten till Privat.
När du delar en kalender kan du välja olika åtkomstbehörigheter. Om du till exempel väljer Fullständig information kommer folk att se ämnet, tiden, platsen och anteckningar och information som du publicerade i kalendern.
Å andra sidan visar begränsade detaljer endast ämnet, tiden och platsen.
Förutom dig själv kan du tilldela redaktörer och delegater som båda kan redigera dina kalendrar. Delegater kan agera på din vägnar genom att dela olika detaljer samt skicka och svara på förfrågningar.
Hur öppnar man andra kalendrar?
Att se andras kalendrar i Outlook är ganska enkelt och kan göras med bara några få klick. Här är vad du måste göra:
- Gå till Kalender-sidan i Outlook, gå till Öppna kalender> Öppna delad kalender .
- Du får ett popup-fönster som visar namnen på de personer vars kalender är tillgängliga för dig. Klicka på Namn … och välj sedan ett namn i listan.
Beroende på din åtkomsttillstånd kan du se annan information. Det kommer att visas på höger sida av skärmen och du kan titta på upp till 30 kalendrar sida vid sida.
Hur delegerar jag åtkomst till kalender?
Om du planerar att ta en semester eller om du bara vill att någon annan ska hantera din kalender av någon anledning kan du göra det genom att utse en delegat. Som nämnts kan delegater skicka och acceptera mötesförfrågningar på chefens vägnar och redigera olika objekt i ett dokument.
Så här låter du någon, till exempel en underordnad, styra din kalender:
- Gå till Arkiv> Kontoinställningar i kalendervyn och välj sedan Delegera åtkomst .
- Klicka på Lägg till och välj sedan antingen ett namn i listan eller skriv det in. Klicka på namnet och gå till Lägg till .
- I menyn Delegerade behörigheter, ge dina delegerade redigerare behörigheter. En annan sak du kan göra är att stänga dialogrutan och välja ett av följande alternativ:
- Mina delegater bara, men skicka en kopia av mötesförfrågningar och svar till mig.
- Bara mina delegater.
Detta ger en annan användare full åtkomst till din kalender och du kan se allt som händer med ditt schema.
Hantera din tid
Det finns en mängd alternativ som låter dig hantera din tid effektivt med Outlook. Dessutom kan du dela ditt schema med dina teammedlemmar och titta på deras. Du kan organisera alla typer av projekt och hålla reda på framstegen.
Finns det något annat om Outlook som du vill veta? Dela gärna dina förslag i kommentarerna nedan.
