Om du använder Google Docs-plattformen (och så många gör det!) Är du medveten om att det är en serie Office-workalike-produkter som gör att du kan hantera kalkylark, dokument och presentationer precis som Excel, Word och Powerpoint, bara utan att behöva betala någonting. Google Sheets är en Excel-funktion och även om den inte har alla Excel-funktioner är det ett kraftfullt produktivitetsprogramvarupaket som kan hantera nästan allt du kastar på det. Intressant nog överskrider Google Sheets Excel inom ett viktigt område: versionskontroll. Återgå till tidigare versioner av ditt kalkylblad är trivialt enkelt i Google Sheets. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du gör det.
Se även vår artikel Hur man skapar en rullgardinslista i Google Sheets
För de flesta hem- eller skolanvändare är versionskontroll inte så viktigt. Det är dock avgörande för affärsanvändare, både för intern spårning och intern och extern revision. Det är också användbart om du gör ändringar som du behöver gå tillbaka och korrigera. ("Chefen hatar den nya diagramlayouten och vill ha den tillbaka som den var.")
Nyckeln till Sheets behärskning av versionskontroll är att Excel (medan du har en auto-save-funktion) beror på manuella sparningar för normal arkivering av filer. Google Sheets istället automatiskt sparar hela tiden. Det finns en inbyggd mekanism för att rulla tillbaka förändringar i Google Sheets, och den kallas "Revisionshistoria."
Återgå till en tidigare version av en fil i Google Sheets
Du kan återgå till en tidigare version av alla Google Docs via själva dokumentet eller från Google Drive.
- Öppna arket du vill återställa.
- Välj textlänken "Alla ändringar sparade i Drive" i toppmenyn.
- Välj en tidigare version från bildmenyn som visas till höger.
- Markera rutan längst ner bredvid Visa ändringar.
- Välj Återställ den här versionsknappen längst upp på skärmen.
När du väljer en tidigare version med Visa ändringar markerade, kommer Sheets att visa dig på sidan vad som skiljer sig mellan de två versionerna. Du kan sedan bläddra igenom alla tidigare versioner för att hitta den modifiering du vill korrigera. Klicka sedan på återställ-knappen för att göra exakt det.
Att välja varje tidigare version visar exakt hur det bladet såg ut när det sparades. Det gör det mycket enkelt att jämföra versioner, identifiera var ändringar gjordes och återgå om det behövs.
Google behåller alla gamla versioner av dokument så att listan kan vara lång.
Du kan också återgå till en tidigare version direkt från Google Drive:
- Navigera till Google Drive och välj Min enhet eller Senaste beroende på när du senast arbetade med dokumentet.
- Välj 'i' uppe till höger på skärmen.
- Detta visar samma bildmeny till höger som du ser från arket.
- Välj Aktivitet och sedan en tidigare version av dokumentet för att ladda det.
Om ett dokument håller på att ändras kan du ladda ner det till din dator. Välj ikonen för tre punkter i Google Drive och välj Hantera versioner. Klicka sedan på de tre punkterna igen och välj Ladda ner. Ladda ner ta bladet utanför versionskontrollen.
Observera att om du gör ändringar i en lokal kopia måste du ladda upp den till Google Drive för att inkludera den i revisionshistoriken för dokumentet. Det är något som måste tänkas om din organisation använder versionskontroll eller granskas.
Återgå till en tidigare version av en fil i Excel 2016
Kan du göra detta i Microsoft Excel? Ja, du kan återgå till en tidigare version av en fil i Excel men bara om du är ansluten till SharePoint. Annars behåller Excel inte tidigare versioner såvida du inte uttryckligen har bett det att göra det.
- Öppna Excel-arbetsboken som du vill återställa.
- Välj Arkiv och historik.
- Välj som föregående version från listan som visas i mitten.
Om historik är grå, betyder det att din Excel inte är ansluten till SharePoint eller att den inte är konfigurerad för versionskontroll. Du kan checka in SharePoint om du behöver.
- Öppna biblioteket från snabbstartfältet.
- Välj Excel-dokumentet och högerklicka mellan namn och datum.
- Högerklicka och välj Versionshistorik. Detta kan visas som en trepunktsikon beroende på din version av SharePoint.
- Håll muspekaren över en tidigare version av filen och antingen Visa, återställ eller radera som du behöver.
Det är definitivt lättare att återgå till en tidigare version av en fil i Google Sheets än i Excel. Fristående instanser av Excel tillåter det inte ändå, men om du är en SharePoint-användare är det möjligt enligt beskrivningen. Att använda ark på detta sätt är definitivt bättre och gör det att kontrollera äldre versioner snabbare och mer flytande.
Känner du till något annat sätt att återgå till en tidigare version av en fil i Google Sheets? Berätta om det nedan om du gör det.
