Att hantera dokument är en av de viktigaste sakerna i SharePoint. I affärer utvecklas dokument ofta saker. De kan börja på OneDrive for Business och hamna på organisationens Teamwebbplats. Dokument byter ofta platser så det är viktigt att känna till insatser och förutsättningar för att flytta dokument i SharePoint.
Flera sätt att göra det
snabblänkar
- Flera sätt att göra det
- 1. File Explorer
- 2. Flytta till / Kopiera till
- 3. Hantera innehåll och struktur
- 4. Innehållsarrangör
- 5. SharePoint Migration Tool
- 6. Produkter från tredje part
- 7. Anpassad lösning
- Välj din metod
Alla som har arbetat i SharePoint vet att det finns många sätt att få en viss uppgift. Att flytta dokument är inget undantag. Huruvida du slutar använda File Explorer eller Migration Tool beror på ett antal faktorer, till exempel antalet flyttade dokument, vikten av lagringsversion av historik, metadata och mer.
1. File Explorer
Om du vill flytta ett dokument med File Explorer öppnar du både mål- och källdokumentbibliotek (spelar ingen roll om det är samma webbplats). Välj File Explorer i rullgardinsmenyn. Detta öppnar en upptäcktsvy för varje bibliotek. Använd dra - och - släpp för att flytta objekt mellan de två explorervyerna.
Du kan flytta både mappar och filer och behålla innehållstyper om både käll- och målplatser har definierade innehållstyper. Denna metod behåller också anpassade metadata om både käll- och målplatser definieras med samma metadata.
Processen är emellertid manuell och det är mer en kopia än en flyttning, vilket innebär att du måste ta bort källobjekten efter flytt. Det behåller inte versionshistorik eller skapad, skapad av, modifierad och modifierad av egenskaper.
2. Flytta till / Kopiera till
Även om det är användbart och enkelt, är kommandot Flytta till och kopiera endast tillgängliga på SharePoint Online. Det här alternativet låter dig flytta dokument från OneDrive for Business eller SharePoint till en destination i SharePoint eller OneDrive. Välj filen och klicka på någon av de två kommandona. Alternativet Flytta till kommer att flytta ditt dokument med metadata och versionhistorikskydd till en annan mapp i samma bibliotek, till ett annat bibliotek eller till en annan webbplats.
Den här metoden är perfekt för slutanvändare, eftersom den är enkel och enkel. Det låter dig kopiera och flytta både filer och mappar. Det bästa är att det behåller innehållstyper, anpassad version av historik för metadata och skapad, skapad av, modifierad och modifierad av egenskaper. Kommandot Copy to behåller emellertid bara den senaste versionen - den huvudsakliga nackdelen är uppenbarligen det faktum att den här metoden är exklusiv för SharePoint Online.
3. Hantera innehåll och struktur
Om du aktiverar SharePoint-serverens publiceringsinfrastrukturfunktion kan du se en länk Hantera innehåll och struktur när du navigerar till webbplatsadministration . Med den här funktionen kan du flytta / kopiera dokument. Detta är en av de bästa hackarna som hjälper dig att flytta flera dokument samtidigt samtidigt som du behåller versionens historik, skapad, skapad av, modifierad och modifierad av egenskaper. Innehållstyp och metadata behålls också med den här metoden.
Du måste dock aktivera publiceringsfunktionen. Även då kan du inte flytta flera mappar. Den största nackdelen med denna metod är kanske att du måste vara webbplatsägare för att använda den. Åh, och det fungerar bara på en enda webbplats.
4. Innehållsarrangör
Aktivera helt enkelt funktionen Content Organizer och välj sedan rutningsreglerna som du vill använda och lägg in dokumentet som du vill flytta till drop-off-biblioteket. Med denna metod kan du också flytta dokument till någon annan webbplats. Det tar lite tid att konfigurera, men du behöver bara göra det en gång. Det behåller också innehållstyper och anpassade metadata.
Även om den inte behåller versionshistorik och kräver en administratör, har den en användbar funktion som låter dig dirigera dokumentet till en mapp.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft vet att det kan vara lite knepigt att flytta dokument i SharePoint. Det är därför företaget kom med det fria SharePoint Migration Tool. Detta verktyg hanterar allt från små till stora skalor som kan inkludera filer, mappar och till och med listor från din SharePoint-webbplats. Objekten flyttas till OneDrive eller SharePoint.
Den mest uppenbara fördelen med denna metod är verktygets förmåga att hantera stora migrationer. Det är också mycket anpassningsbart och behåller versionhistorik. Den är dock inte kompatibel med SharePoint-versioner före 2013. I motsats till detta är vissa migrationsprodukter från tredje part betydligt mer anpassningsbara.
6. Produkter från tredje part
De flesta tredjepartsdokumentmigreringsprodukter är inte gratis, men de tenderar att prestera fantastiskt, särskilt för storskaliga migrationer. De tenderar att vara skalbara och mycket anpassningsbara. De flesta av dessa produkter kan behålla allt, inklusive innehållstyper, metadata, alla egenskaper och versionshistorik.
Å andra sidan kostar den här metoden pengar. När du tänker på att du betalar för ett verktyg som hjälper dig att flytta dokument börjar du undra varför SharePoint inte redan har ett användarvänligt alternativ. En annan nackdel här är att produkter från tredje part kräver en administratör för att konfigurera och köra dem.
7. Anpassad lösning
Slutligen kan du koda din egen anpassade lösning via en mängd olika tekniker som REST API. Slutanvändaren behöver inte dirigera någonting, du kan anpassa så mycket du vill och du kan se till att allt finns kvar i dokumenten. Å andra sidan måste du kunna koda och spendera lite tid på att skriva och underhålla koden, vilket kan vara särskilt svårt när produkten uppdateras.
Välj din metod
Det finns ännu fler metoder för att flytta dokument i SharePoint, men dessa borde täcka de flesta av dina behov. Tänk på vad du behöver först, och snart vet du exakt vilken metod du ska använda för varje.
Vilken av dessa metoder föredrar du? Har du använt mer än en? Diskutera.
