Google Docs är ett revolutionerande sätt att hantera filer och dokument i modern tid. Det låter dig omedelbart samarbeta med olika användare samtidigt som du ger tillgång till information från alla enheter med internetanslutning.
Se även vår artikel Hur du tar bort alla dokument i Google Dokument
Men när du arbetar i Google Docs - särskilt om du hanterar dessa filer varje dag - är det viktigt att du håller otroligt organiserad. Om du inte gör det riskerar du att förlora viktiga data och slösa tid på att söka efter saker som du kunde ha hittat direkt.
För att hjälpa till med organisering i Google Dokument vill du använda mappar. Mappar är bra eftersom de hjälper dig att gruppera olika ämnesidéer i ett digitalt segment. Du kan använda dem för att organisera efter arbetsplats, koncept, kategori och mer. Google Docs kan dock inte skapa mappar i sig själv. Istället skapar du dem faktiskt i Google Drive - ett system som binder direkt till annan Google-programvara. Oroa dig inte; processen är fortfarande otroligt enkel.
I den här guiden kommer vi att visa dig hur du skapar en mapp i Google Drive för att organisera dina Google Dokument.
Hur man skapar en mapp i Google Drive
Om du vill skapa en mapp i Google Drive kommer du att öppna din önskade webbläsare. Navigera sedan till Google Drive, logga in, så får du tillgång till alla dina filer och dokument framför dig.
Härifrån kan du antingen skapa ett nytt dokument för att organisera eller välja de du redan har som måste placeras.
Organisation i dokument
Om du befinner dig i ett Google Docs-dokument kan du gå upp till mappnyckeln bredvid titeln. Därifrån har du möjlighet att namnge en ny mapp eller lägga till dokumentet till en befintlig. Om du vill lägga till en befintlig mapp, klicka på den angivna mappen och välj "Flytta hit" så kommer dokumentet att placeras i det digitala utrymmet.
Organisation utanför dokumentet
Som du kanske hanterar Google Drive Google Docs, Google Sheets och Google Slides. Detta gör att du kan organisera alla dessa segment och ämnesidéer i ett.
När du är i Google Drive men inte i något specifikt dokument kommer du att vara på en lista över alla dina filer. För att organisera dem, gå längst upp till vänster och välj knappen "Ny". Från den nedrullningsbara listan bläddrar du ner till "Mapp" -segmentet och ett nytt kommer att visas. Namnge mappen, så visas den i din dokumentlista.
Listan placerar mappar högre upp än filer, så tänk på det. I den här menyn har du några olika alternativ för organisation. Du kan dra dina data ovanpå mapparna och placera dem där. Du kan också högerklicka på en fil och välja "Flytta till", så kommer det att finnas en lista med mappar du kan flytta dokumentet till.
Båda är otroligt snabba, och varje sätt kommer att göra exakt vad du behöver för att göra: organisera dina filer och dokument.
Hantera mappar
När du har organiserat dina filer kan du ange en ny nivå för rensning: organisera mappar.
Du kan kopiera och klistra in mappar, flytta dem till undermappar, ta bort dem och mer. För att hantera en mapp, högerklicka helt enkelt på den i listan och välj vilket alternativ du vill ha från den nedrullningsbara listrutan.
Mappar gör det också lättare att dela grupper av dokument med andra användare. Istället för att dela varje fil själv kan du skapa en mapp för att stapla olika dokument inom och låta andra hantera den. Genom att dela den länken kan användare med åtkomst ladda upp nya dokument, få tillgång till andra och mer allt i realtid. Du behöver inte längre vänta på att ett dokument laddas upp och sedan dela det manuellt efter att ha väntat hela tiden - ett vanligt klagomål med ofta Google Drive-medarbetare.
Externa förmågor
Du kan också öppna Drive-mappar i andra applikationer som affärschatt-appen, Slack eller hanteringsappen, Airtable. Mappar kan också ha olika färger, och du kan starta dem för ännu enklare åtkomst. Möjligheterna för att organisera dina Google Drive-filer är oändliga.
Nu när du vet hur du organiserar dina Google Drive-filer, se till att du lägger dig lite tid på att ta reda på den bästa processen för dig. Vissa människor gillar olika mappar för allt, medan andra föredrar att klumpa ihop stora grupper i en mapp med undermappar inom det. Hur som helst kommer Googles Drive fantastiska organisationssystem att ge dig verktyg för att hålla ditt arbete framåt istället för att spendera tid på att söka efter olika dokument och filer.
