Visst, Microsoft Excel är ett utmärkt utrymme för alla att lagra information. Den har en arv och är inbyggd i Microsoft-kontoret, kompatibel med alla typer av olika program. Många glömmer dock att Google har sitt eget onlinealternativ som heter Google Sheets.
Se även vår artikel Hur man länkar data till en annan flik i Google Sheets
Ark stöder upp till 20 000 rader och kan användas av massor av olika användare på en gång. Det är idealiskt för analys, publicering av uppdrag, modeller och mer. Ganska mycket allt som Microsoft Excel kan göra, Google Sheets kan göra online med andra människor och med några strömlinjeformade funktioner från Google Suite.
Men medan samarbete vanligtvis är bra, har det också sina nackdelar. Till exempel kanske du arbetar hårt på ett specifikt utrymme i ditt delade Google Sheets-dokument, och någon kommer av misstag in och krånar med lite information. I allmänhet är det inte med avsikt, men möjligheten att detta händer är mycket verklig. Hur förhindrar man detta?
Låsa dataceller
För att stoppa dataskruvningar kan en hög rankad medlem säkra datacellerna. Att göra det är ganska enkelt också.
Börja med att öppna det cellblad som alla arbetar med. Gå sedan till aktivitetsfältet och välj "Data" och gå till "Namn och skydd intervall." Därifrån kan du namnge det valda cellområdet. Du vill inte göra det för länge, eftersom du måste ange det senare. När du är nöjd med namnet klickar du på kryssrutan "Skydda" och trycker på "Klar." Om du vill senare kan du markera flera cellområden för att skydda.
Efteråt ser du en ruta som låter dig välja de olika användarrättigheterna för dem som har tillgång till dokumentet. Härifrån kan du välja vilka medlemmar som kan redigera intervallet med skyddade celler om någon alls. Om de inte har tillåtelse kommer användaren att få ett felmeddelande om du försöker redigera dem. Alla skyddade celler har också en rutig ruta på startsidan.
Lyckligtvis, om den bakgrunden är irriterande för vissa av användarna, kan du ändra den genom att gå till fliken "Visa" och avmarkera rutan för "Skyddade områden." Även om detta inte blir av med låset hjälper det användare att läsa informationen lättare.
Kom ihåg celllåsfunktionen när du använder Google Sheets, särskilt när du använder plattformen med kollaboratörer. I själva verket är det till och med användbart under soloarbete - låsning förhindrar att du av misstag förändrar någon av dina egna celler och blir av med ditt hårda arbete.
Redigera låsta celler
Medan låsta celler är nödvändiga, finns det tillfällen då du vill gå tillbaka och ändra informationen. För tider som detta kan du ställa in ”visa varning när du redigerar detta intervall” som ett alternativ. På så sätt, när någon försöker redigera det, får de den extra pop-up för att förhindra oavsiktliga förändringar. Kollegor på högre nivå kan fortfarande engagera sig i arbetet, medan de på lägre nivå kan gå in och ändra information om de absolut behöver.
Kalkylark är bra sätt att skydda information. Du måste dock vara försiktig med nämnda data för att hålla ditt arbete på plats. Med den här guiden kan du vara säker på att dina uppgifter är säkra när du samarbetar med andra.
