Microsoft Excel har dominerat kalkylarknaden under många år. Företag och hemmabrukare förlitar sig båda på Excel för att organisera och analysera sina data. Oavsett om det finns checklistor, budgetar och finansiella poster, diagram eller någon annan typ av datasätt, gör Excel det enkelt att organisera din information. Det fanns alternativ till lägre priser, och även i vissa fall gratis - men om du ville ha det mest tänkbara kalkylprogram som du kan tänka dig, skulle du vilja använda Microsoft Excel.
Se även vår artikel Hur man tar bort dubbletter i Google Sheets
Under 2006 började emellertid ett annat alternativ ta form. Det var när Google rullade ut ark, som en del av sin webbaserade kontorssvit för text, kalkylark och presentationer. Utvecklingsprocessen fortsatte i många år, och nu har Sheets - även om det inte är en matchning för pund-för-pund för Excel - en stor andel av Excels standardfunktion. Ark kostar inte sina användare hundratals dollar att köpa - det är faktiskt helt gratis. Även om det inte är en perfekt produkt, behöver den som letar efter ett fast kalkylarkverktyg på konsumentnivå verkligen inte se längre än Google Sheets. Ark kan inte göra allt som Excel kan göra, men oddsen är att du faktiskt inte behöver det för att göra allt som Excel kan göra. Om Sheets gör allt du behöver för att göra, behöver du inte köpa Excel.
Sanningen är dock att ark fortfarande har många begränsningar och vissa saker som är triviala i Excel är lite mer arbete i ark. Du har antagligen stött på ett problem där du av misstag lägger till dubbla poster i kalkylarket. När allt kommer omkring, ju mer data du lägger till, desto mer sannolikt är det att du av misstag infogar duplicerade data i ett kalkylblad, vilket kan kasta bort datasatsen du har jobbat så hårt för att sätta ihop. Det är tillräckligt dåligt, men det värsta kommer senare när du försöker se över ditt arbete. Eftersom kalkylark kan vara långa dokument blir det svårt att upptäcka och ta bort dubbletter med tiden, vilket leder till beräkningsfel i ditt arbete utan en uppenbar källa för var problemet kommer ifrån.
Lyckligtvis har vi hittat flera olika metoder för att markera duplikat inuti Google Sheets. Det är viktigt att vår metod inte automatiskt tar bort duplikatinformation, eftersom inte alla duplikat är fel. Men om det bara är markerat kan du bestämma vilka som inte behöver vara där själv utan att behöva kamma igenom hela kalkylarket., Jag ska visa dig några olika sätt att markera eller ta bort duplicerade data i ark.
Eftersom vi vill att Google Sheets automatiskt ska lyfta fram vår information för oss använder vi en formel för att berätta att Sheets ska ta fram och lyfta fram specifik, unik information. Det finns faktiskt två sätt att tvinga ark att markera kopierad information: den första markerar all duplicerad information för manuell bekräftelse, medan den andra kommer att kopiera unika celler till en vald kolumn, så att du kan kontrollera för skillnader och ta bort vid behov.
Metod 1: Markera dubbletter med färg
När det gäller att kunna identifiera fel i kalkylarken är det mest uppenbara, mest synliga sättet att använda färghöjdpunkter för att uppmärksamma all information som har matats in fel. Genom att lyfta fram information är det lätt att identifiera misstagen mycket snabbt, eftersom du helt enkelt kan köra ner listan med innehåll som du behöver identifiera. Vi kommer att använda en röd markering i det här steget för att identifiera vårt duplikatinnehåll, eftersom rött fångar ögat (särskilt jämfört med det vanliga vita och grå färgschemat för ark) och är den universella färgen för felmeddelanden.
Börja med att öppna Sheets-filen som du vill kontrollera. Du vill se till att din information är väl organiserad av både kolumn och rad för att enkelt kunna kontrollera innehållet i ditt dokument; ingen anledning att göra ditt eget arbete svårare. Markera nu kolumnen du vill sortera högst upp i dokumentet och välj Format i dokumentets övre meny. Välj "Villkorlig formatering" i listan med alternativ i den här menyn, och en alternativ meny visas på höger sida av skärmen. I den här menyn väljer du intervallet med motsvarande bokstavs- och sifferkombinationer (till exempel A1 till A76).
När du har valt ditt innehåll, ändra "Format celler om" till "Anpassad formel är" i rullgardinsmenyn och skriv eller klistra in följande utan citat: "= countif (A: A, A1)> 1" i rutan under din meny. Detta kommer att slutföra formeln för ditt innehåll. När detta har ställts in ändrar du formateringsstilen för att markera ditt innehåll med en röd cellbakgrund och klicka på ikonen gjort på menyn. Ditt kalkylblad kommer nu att markera dina duplicerade celler i rött och du kan skanna urvalet för alla duplikat. Se till att befintliga duplikat är korrekta och ta bort dem som inte är det. Stäng formateringsmenyn så kan du återställa normal färg till dina celler.
Metod 2: Kopiera endast unika celler
Alternativt, om du hellre automatiskt vill sortera dina rådata, kan bara kopiera unika celler istället för dina duplicerade celler vara riktigt användbart för snabb sortering och filtrering. Om du är säker på att din information är korrekt och att du hellre bara vill ta bort dubblettinformationen du inte behöver, bör du testa den här metoden istället.
Liksom med det sista steget, börja med att öppna dokumentet du vill sortera i Google Sheets. Markera kolumnen du vill redigera. När du har markerat cellen klickar du på en tom cell högst upp i en tom kolumn för att se till att din information flyttas till sidan av diagrammet. Denna kolumn kommer att användas för att visa resultaten av din sortering och formel nedan. Nu, högst upp i dokumentet i formelinmatningsrutan, skriv eller klistra in följande utan citat: “= UNIK ()”. Denna formel säger Sheets att bara kopiera och visa unika cellinmatningar och att ignorera all information som kopierar eller duplicerar andra celler. Inom parenteserna i formeln ovan, se till att skriva in cellkoordinaterna med hjälp av standard kalkylbladmetoden (till exempel att skriva (A1: A75) skannar all information från kolumn A rad 1, till kolumn A rad 75). När du har angett den nya informationen trycker du på enter för att flytta dina nya data till den kolumn som du angav tidigare. När detta är klart kan du antingen kontrollera manuellt eller importera dina data till ditt arbetsblad.
Metod 3: Använda ett tillägg
Vi bör notera att det finns ett antal plugins tillgängliga för användning med Google Sheets online via Chrome Web Store, inklusive ett verktyg för att ta bort duplicerade datainmatningar automatiskt från dokumentet. "Ta bort dubbletter" är ett lämpligt namngivet verktyg som erbjuds av utvecklarförmåga som gör att du snabbt kan hitta dubbletter i ett helt informationsblad eller genom att söka upp till två kolumner samtidigt. Du kan flytta, radera och markera resultat, precis som du kan med formeluppgifterna ovan, även om denna process är mycket mer automatiserad än vi har sett tidigare, så tänk på det om du vill ha mer kontroll över processen. Verktyget innehåller två guiden inställningar som låter dig både hitta och ta bort dubbletter eller unika kvaliteter från ditt dokument, vilket gör det enkelt att spåra informationen när du går.
Sammantaget kan det vara värt det att använda ett guiden verktyg för att hitta din information på lång sikt för användare som ständigt letar efter duplikat i sina kalkylblad och förståeligt nog hellre vill spendera sin tid på att göra något annat, men användare som bara behöver kontrollera en gång eller två gånger varannan månad kan det vara bättre att bara använda formelverktygen ovan för att manuellt identifiera deras information. Som sagt har Remove Duplicates en solid klassificering i Chrome Web Store, med starka recensioner och ett aktivt utvecklingsgrupp som svarar på kritik och klagomål. Sammantaget är det ett bra val om du letar efter ett mer strömlinjeformat sätt att sortera ditt innehåll och hitta duplikat i ett kalkylblad.
Metod 4: Använd verktyget Ta bort dubbletter
Kommer du ihåg att jag talade ovan om hur Google fortsätter att rulla ut nya funktioner för att öka kraften i ark? Tja, eftersom den här artikeln ursprungligen skrevs, har de faktiskt lagt till ett fullständigt verktyg för att ta bort duplikat till kärnpaketet. Det är ett mycket enkelt verktyg att använda, och jag kommer att leda dig igenom det. Låt oss ta ett typiskt kalkylblad med en lista över brädspel … och om du läser noggrant ser du att jag har lagt ett par duplikat i listan.
För att använda verktyget, allt vi behöver göra är att välja dataområdet där vi vill deplicera. Observera att vi kan välja rader eller kolumner fritt; om vi inkluderar kolumnen Pris så kommer funktionen Ta bort dubbletter att titta på både titel och pris för att avgöra om en rad är ett duplikat eller inte. När dataområdet är valt, gå till Data-> Ta bort duplikat. Acceptera standardvärdena i dialogrutorna och voila - dedupliceringen görs automatiskt.
Metod 5: Använd en pivottabell för att hitta dubbla rader
Ark implementerar en fullständig uppsättning PivotTable-funktionalitet, som är ett mycket praktiskt verktyg för att titta närmare på data. Att använda en PivotTable raderar inte duplicerade rader automatiskt; snarare kommer det att ge en uppdelning av vilka rader som har dubbletter, så att du manuellt kan titta på dina data och se vad, om något, har gått fel. Att skapa en PivotTable är lite mer involverad än de andra metoderna som jag har visat dig, men det är värt att veta hur du gör och jag kommer att leda dig igenom det.
Välj först alla tabelldata och gå sedan till Data-> Pivot Table.
Du kan justera dataområdet här om du vill, samt bestämma vart PivotTable ska gå. Jag lägger det i ett nytt ark och accepterar det intervall jag redan gav det. När vi trycker på "Skapa" kommer en tom PivotTable att öppnas vid infogningspunkten … men en tom PivotTable gör oss inte så bra. Vi måste berätta vilken information vi ska analysera.
Vi kommer att välja "Lägg till" bredvid rader och lägga till raden "Titel". Sedan under Värden kommer vi att välja "Lägg till" och välja "Titel" igen och sedan acceptera COUNTA-funktionen som standard. (Om vi letade efter dubbla numeriska data, skulle vi använda COUNT; COUNTA är för att räkna textfält.)
Så snart vi gör dessa val uppdateras PivotTable automatiskt, och nu kan vi se det slutliga resultatet.
Observera att COUNTA-kolumnen har antalet gånger varje titel visas. Det finns en 1 för de flesta av titlarna, men Axis & Allies och Castle Risk visar båda 2. Det betyder att det finns två instanser av var och en av dessa titlar i diagrammet. Som ni ser är PivotTable-metoden lite mer involverad men den ger dig också en specifik rapport om var dina duplikat finns, vilket kan vara mycket användbart för att göra dataanalys.
***
Kalkylark är ofta ganska mer komplicerat än liknande dokument gjorda i Google Dokument eller i Microsoft Word. Eftersom de är byggda för att hantera organiserade data är det viktigt att se till att ditt innehåll alltid är korrekt. Att hålla en duplicerad cell i dina filer kan verkligen orsaka allvarliga problem med dina uppgifter om du inte är försiktig, särskilt när du försöker sortera finansiell information i ett användbart kalkylblad. Det kan vara ett problem att försöka hitta den felaktiga cellen på egen hand som är nästan omöjligt om kalkylbladet är stort. Lyckligtvis är det förvånansvärt enkelt att identifiera, ta bort och ta bort identiska dataceller i Google Sheets, något som är positivt om du ständigt hanterar kalkylblad i ditt dagliga arbetsflöde. Och om du letar efter något som gör det lite lättare att sortera ditt innehåll kan du alltid använda ett tillägg som Ta bort duplikat för att se till att din information är väl sorterad och välorganiserad. År 2019 finns det ingen anledning att hålla ett rörigt, felfylldt kalkylblad, så se till att dina uppgifter är korrekta och att din information verifieras med hjälp av metoderna som beskrivs ovan.
Vill du ha mer information om Google Sheets?
Att hitta dina dubbletter är en sak, men du bör kontrollera vår handledning om hur du räknar duplikaten i Google Sheets.
Statistiker använder funktionen absolutvärde för många syften och vi visar hur du använder absolutvärde i Google Sheets.
Vill du säkra dina kalkylblad? Så här låser du en formel i Google Sheets.
Om du vill jämföra data mellan kolumner, se vår kompletta guide för att jämföra kolumner i Google Sheets.
Visste du att du kan spara information om kalender och tidblad i ark? Läs bara vår handledning om hur du arbetar med datum- och tidsinformation i Google Sheets.
