Om du samarbetar om projekt eller använder en delad Google Drive kan det finnas saker du antingen inte vill dela eller bara vill dela med vissa personer. Medan kontrollerna över lagrat innehåll är grundläggande, finns det sätt att dölja filer på Google Drive. Det finns också sätt att kontrollera vem som har tillgång till vad. Jag visar dig exakt hur du kontrollerar vad som kan göras med filer på Google Drive.
Se även vår artikel Hur man visar mappstorlek för Google Drive-mappar
Troligtvis skulle du inte ladda upp dem om du inte vill att andra ska se dina filer i Google Drive. Men om du kör flera projekt från Drive eller vill att olika personer ska kunna se olika filer krävs lite hantering.
Dölj filer i Google Drive
Det finns tre sätt jag känner till för att kontrollera vem som ser vad i Google Drive. Du kan använda en Chrome-förlängning för att skapa dolda filer. Du kan dela upp arbetet i mappar i Google Drive och bara dela vad som är förberedt eller så kan du använda en lösning och versionskontroll för att justera enskilda filer.
Jag ska visa er alla tre metoder.
Chrome-tillägg för att dölja filer i Google Drive
Jag använder inte Chrome men många gör det och vissa använder en anknytning som heter Hidden Folder for Drive, Cloud USB. Det föreslogs av mig av någon som har använt det i ett par år och klarat det bra. Tillägget lägger till möjligheten att dölja filer eller göra dem privata i Google Drive och kan vara användbara i den här situationen.
Det integreras i Google Drive och ger dig möjlighet att markera mappar som privata eller dölja dem helt. Om du vill skydda vissa mappar medan du tillåter åtkomst till andra är detta ett sätt att göra det.
Separera arbetet i mappar i Google Drive
Om du inte vill använda ett tillägg kan du använda organisationen för att separera arbetet i mappar och sedan kontrollera vem som ska öppna dessa mappar. Om du jonglerar flera anställda eller personer med tillgång till dina filer och vill se till att varje stannar separat kan du använda den här metoden.
Allt du gör är att tillåta åtkomst till enskilda mappar till dem du vill tillåta åtkomst. Då är de andra mapparna i Google Drive inte synliga för dem så förblir dolda. Du kan också tillåta åtkomst till filer under en begränsad tid för lite extra kontroll.
Så här delar du en fil med specifika personer:
- Öppna din Google Drive och välj den fil eller mapp du vill dela.
- Högerklicka på mappen och välj Dela.
- Ange e-postadressen till personen eller personer du vill dela med.
- Välj blyertsknappen till höger för att tillåta läsning / skrivning eller skrivskyddad åtkomst.
- Välj Avancerat längst ner till höger och se till att Av - specifika personer är aktiverade under Länkdelning. Välj Spara om du har gjort ändringar.
- Markera rutan bredvid 'Förhindra att redaktörer ändrar åtkomst och lägger till nya personer' om andra har administratörsåtkomst till Google Drive.
- Dela filen eller mappen via e-postinbjudan.
Personerna som du bjuder in kan se filen du delar i Google Drive men inget annat, vilket är detsamma som att dölja en fil.
Om du vill begränsa åtkomsten till dina Google Drive-tillgångar kan du:
- Gå till Dela-fönstret som ovan.
- Välj Avancerat och håll muspekaren över personen du delar med men vill begränsa.
- Välj Ställ in utgång när det visas när du håller muspekaren.
- Ställ in en tid i Access Expires och Save.
Använd versionskontroll för att dölja filer i Google Drive
En fin sak med Google Drive är versionskontroll. Detta är viktigt i alla affärsinställningar. Det kallas "Hanterade versioner" och är som standard aktiverat i Google Drive. Det finns en finjustering du kan använda för att dölja filer med hjälp av hanterade versioner om du inte vill organisera din enhet som ovan.
- Skapa en tom textfil på din dator och kalla den något.
- Högerklicka på filen du vill dölja i Google Drive och välj Hantera versioner.
- Välj Ladda upp ny version och ladda upp din tomma textfil.
- Byt namn på filen du vill dölja till något helt annat.
Den här metoden är egentligen inte så användbar i en affärsinställning men kan vara okej för att dela dina filer med vänner. Nackdelen är att Google Drive bara behåller tidigare versioner i 30 dagar. Det betyder att du måste spara den föregående versionen någonstans och upprepa processen varje månad annars kommer filen du döljer att raderas.
Google Drive gör det faktiskt enkelt att dölja filer eller kontrollera exakt vem som kan komma åt dem, när och hur länge. Känner du till några andra sätt att dölja filer på Google Drive? Berätta för oss nedan om du gör det!
