Att skicka ett e-postmeddelande för tidigt eller av misstag kan vara en tuff upplevelse.
Se även vår artikel Hur man automatiskt vidarebefordrar ett e-postmeddelande i Outlook
Föreställ dig att skicka din chef den svullna, desfigurerade och pulserande ögonblicksbilden av din nyligen sårade stortå (som borde ha skickats till din vän), med en bildtext: "Kille, se på den här dåliga pojken!" Eller föreställ dig själv när du skriver ett jobbförslag och strö sedan generöst meddelandet med en serie otäcka typfel som gör att du ser ut som en analfabeter och sedan klickar frånvaro på "skicka" -knappen! Tuffa grejer, verkligen.
Ibland kan e-postbaserad kommunikation verka som en mini-PR-katastrof som väntar på att hända. Om du är lika klumpig som vi är och tenderar att förstöra din bild på några sekunder genom att skicka dåligt genomtänkta e-postmeddelanden, oroa dig inte, för det finns hopp om det i horisonten.
Det är Microsoft själv som räddar denna gång, och de smarta människorna där borta gör det genom att erbjuda oss en funktion i Outlook (meddelandet-concocting-programmet) som kan vända skicka e-post eller åtminstone skjuta upp det !
, vi visar dig hur du kan dra nytta av denna uppriktigt monumentala funktion och därmed spara ditt ansikte i många potentiellt pinsamma situationer i framtiden. Vi förklarar också hur du aktiverar själva funktionen. (Inte exakt kärnvetenskap, men det förtjänar fortfarande en förklaring.)
Hur fungerar systemet då?
Först och främst, låt oss adressera elefanten i rummet: Outlook: s system ångrar inte riktigt de skickade meddelandena så mycket som, ja, skjuta upp deras skickning med ett par minuter. Nu kan denna händelse vända dig att tänka att den nämnda funktionen är ganska olycklig, eller verkligen helt värdelös, men bära med oss här några ögonblick.
Tänk på detta.
En rättvis andel av dåligt konstruerade e-postmeddelanden skickas på grund av banala inkonsekvenser som vanlig otålighet eller en otrevlig uppsättning av fingrar som inte kan vänta med att klicka på "skicka" -knappen. Därför kan en funktion som försenar skickandet av ditt meddelande ett par ögonblick vara en viktig tillgång i ditt katastrofförhindrande arsenal, så att säga!
Om du är för lat för att kontrollera din grammatik, skiljetecken eller huruvida det du just har samlat till och med är meningsfullt i första hand, kommer Outlook 'ångra skicka' -funktionen att garantera din säkerhet. Det är som en av dessa appar som ringer in en taxichaufför för att köra din bil och dig själv hemma om du är för full för att göra det själv.
Tänk på att du fortfarande måste klicka på några knappar för att ringa ett samtal. På samma sätt som den här mekanikern kommer Outlook så småningom att skicka meddelandet, oavsett hur hemskt sammansatt det råkar vara. För att utnyttja den här funktionen väl, glöm inte att göra en snabb kvalitetskontroll av innehållet i ditt meddelande innan det skickas för gott.
Tillgänglighet "Ångra skicka"
"Ah, men det är dock utsänt skicka , eller hur ?" Ja, du vet vad vi menade. Vi använder de två termerna utbytbart här. Saken är att lika attraktiv som den här funktionen kan komma över den är inte tillgänglig i alla versioner av Outlook.
För att vara exakt kan du bara använda alternativet "ångra skicka" i versionerna 2010, 2013 och 2016 - så de nyare. När det gäller de äldre verkar det finnas ett sätt att använda det, men det verkar vara strövat med svårigheter, tuff logistik och ren elände ibland. För att de gamla versionerna ska fungera måste du ha ett Microsoft Exchange-konto.
På den plattformen måste administratören slå på funktionen, men även då fungerar den bara för människorna inom organisationen. För att göra hela fiestan ännu roligare finns det ett annat alternativ som gör att individer i teamet kan förbjuda er att återkalla meddelanden som skickas direkt till dem. Det är en röra.
Hur som helst, om du har fått de nyare versionerna - är du bra att gå. Om inte - tuff tur.
Så här ställer du in - en fördjupad förklaring av en ganska enkel procedur
1. Klicka först på fliken Arkiv för att utöka den. När du har fått den fullständiga visningen av kontoinformationen klickar du på Regler och varningar. Detta tar dig till ett avsnitt där du kan hantera de gamla reglerna och skapa en ny.
2. Klicka på knappen Ny regel och vänta tills guiden startar. Det kan ta några ögonblick, men kommer antagligen att börja nästan omedelbart.
3. När guiden är igång, se till att klicka på Apply-regeln på meddelanden som jag skickar, en rad som du hittar under "Start från en tom regel" -avsnitt. Observera att det också finns ett alternativ för att aktivera den här funktionen för inkommande meddelanden.
4. Klicka på Nästa och sedan på Ja för att tillämpa den nya regeln du just har gjort. Detta kommer att leda dig till nästa steg för att skapa dina helt egna sätt att hålla dina potentiellt oseriösa meddelanden i fjärran.
5. Nästa steg handlar om att välja hur mycket tid du behöver för att bearbeta och skumma över det du har skrivit. I nästa popup kastar guiden åt dig, kontrollera leverans med ett antal minuter. När du har gjort det kommer det en liten popup där du kan ange det värde du vill ha. (Till exempel 5 eller 10 minuter)
6. När du har ställt in önskat värde klickar du på OK och sedan på Nästa-knappen för att markera början av ett nytt kapitel i ditt Outlook-guideprogram! (Det är bara att namnge hela saken. Efter det är programmet slut för alla syften och riktigt.)
7. Som en fin fin sort, använd dina nomenklaturala talanger till god användning och kom med ett namn för din nya regel. (Se till att rutan Aktivera denna regel är markerad förresten.) Kontrollera därefter att du inte har låtit namnet på din regel låta dåligt, klicka på Slutför, et voila - du har fått dig ett helt nytt Outlook regel att ringa din egen!
Slutsats
I alla fall verkar Microsofts meddelandetillskjutande tillägg till deras Outlook-plattform vara en användarvänlig och human funktion som kan spara dig mycket förlägenhet när det gäller att kommunicera via e-post. Tummen upp, glatt! Från vår sida hoppas vi att du tyckte att den här artikeln var till hjälp och önskar er många ett glatt felfri e-postutbyte i framtiden.
