En CSV-fil är en kommaseparerad värdefil som används för att transportera data mellan databaser, kalkylblad eller system. Det är en nästan universalmetod som låter dig ladda ner en produktlista från webben och importera den till Excel utan att tappa sin betydelse till exempel. Att skapa en CSV-fil är mycket enkelt om du följer några enkla regler.
Se även vår artikel Hur man skapar en rullgardinslista i Excel
Användning av kommatecken för att separera värden är vanligt i system och fungerar till vår fördel här. Det program som du importerar data in i allmänhet känner till att separera poster så snart det ser komma så att ett korrekt konfigurerat datasätt kan delas exakt mellan systemen. Det är ett mycket användbart sätt att överföra data.
Jag använder CSV-filer mycket när jag bygger produktsidor för webbplatser. Du kan skapa en tabell mycket enkelt om du formaterar en platt fil (vilket är det som CSV kallas) och importerar den till webbplatsen eller till CMS som styr webbplatsen. Om du arbetar i e-handel eller någon webbshop, känner du redan mycket till dessa.
Skapa en CSV-fil
Om du är Windows-användare kan du förmodligen använda Excel för att skapa ett kalkylblad. Apple-användare kan antingen använda Excel eller siffror. Hur som helst är processen för att skapa en CSV-fil liknande.
- Uppge ditt kalkylblad med vilken information du behöver.
- Välj Arkiv och Spara som.
- Välj en destination och välj sedan CSV från 'Spara som typ' längst ner i fönstret.
- Välj Spara.
Så länge uppgifterna är i rätt format bör de spara korrekt. Om du ser ett fel som "Denna fil kan innehålla funktioner som inte är kompatibla med CSV" betyder det att det finns formatering i data som inte kommer att användas när du öppnar filen. Välj bara Ja för att fortsätta spara.
Om du planerar att använda filen i Excel från och med nu, skulle det vara en bra idé att spara en kopia som en .xls-fil. Detta gör att du kan utöka informationen till flera sidor, lägga till formler, formatering och allt det bra du kan göra med Excel.
Om du använder siffror kan du behöva ta bort formateringen innan du importerar till den.
- Klistra in dina data i TextEdit och ändra formatet till vanlig text.
- Spara filen med en .csv-filändelse. Ändra den manuellt i Finder om du inte kan spara den som en .csv.
- Öppna siffror och öppna filen du just skapade.
- Om formatet är korrekt sparar du en ny kopia så att du kan öppna den snabbare nästa gång.
Så länge formateringen är korrekt och du har sparat originalet i vanlig text och inte RTF, bör arket öppnas korrekt i siffror precis som i Excel.
Skapa kompatibla CSV-filer
Bortsett från att se till att varje datapunkt är separerad med komma, vad behöver en helt kompatibel CSV-fil ha? CSV är ganska flexibelt, men efter några logiska regler kan du säkerställa att din fil är kompatibel med det bredaste urvalet av applikationer.
- Först och främst komma. Alla datapunkter måste separeras med komma för att de ska vara fullt kompatibla med de flesta kalkylprogram. Du kan använda ett rör eller en flik (fliken avgränsad) men inte alla kalkylark formaterar det korrekt.
- Använd separata rader för varje post. Du kan köra en linje så länge du vill så länge det är en enda post. Flera poster bör ha en rad vardera.
- Använd inte ett avstånd mellan komma. Medan Excel ignorerar utrymmet gör det inte några äldre kalkylprogram. För maximal kompatibilitet ska du inte lägga till det extra utrymmet mellan datapunkten och komma.
- Använd dubbla citat om en datapunkt innehåller ett eget komma. Till exempel "Chicago, IL" behöver "" för att berätta för kalkylbladet att komma mellan Chicago och IL är tänkt att vara där och inte utgör en del av formateringen.
- Om datapunkter inkluderar dubbla citat, behöver de dubbla dubbla citat. Till exempel "Dave säger att den här produkten är väldigt cool" måste formateras "" Dave säger att den här produkten är väldigt cool "". Detta berättar att kalkylarket ska inkludera den inre uppsättningen av dubbla citat.
Det finns många fler "regler" för att skapa kompatibla CSV-filer. Du kan hitta dem alla här på CSV Wikipedia-sidan. Jag anser att dessa är de enda du verkligen behöver veta om du skapar majoriteten av platta filer för kalkylblad eller online.
Har du några andra tips för att skapa CSV-filer? Berätta om dem nedan om du gör det!
