Jag ställdes en fråga häromdagen när jag visade någon hur man använder Gmail och det var inte första gången jag hörde det. Frågan var "Hur skapar jag kopior av utkast i Gmail så det tar inte så lång tid att svara på kunder?" När jag försöker regelbundet svara på frågor här på TechJunkie, trodde jag att detta var en främsta kandidat.
Se även vår artikel Hur man beställer Gmail efter storlek
Vad frågan faktiskt ställer handlar mer om e-postmallar än att spara kopior av ett utkast. Jag visade någon hur man ställer in autosvar och etiketter för deras nya affärsmail. De ville att några e-postmeddelanden skulle skickas till kunder för att hålla dem i slingan utan att fastna av admin hela dagen. Svaret är att skapa e-postmallar.
Du kan skapa kopior av dessa och behålla dem som utkast om du föredrar, men du kan göra mycket mer med mallar.
E-postmallar
E-postmallar är en räddande nåd för alla småföretagare eller de som tycker sig säga samma saker i samma slags e-postmeddelanden. Jag har använt dem ända sedan jag startade mina egna företag och de har sparat mig många hundratals timmar genom åren.
E-postmallar kan också göra att du ser mer professionell ut. Du kan svara snabbare och ett enkelt "Tack för din e-post, ett av våra team kommer att kontakta dig direkt inom 24 timmar" kan få en kund att känna sig värderad. Med tanke på hur lätt det är att göra rekommenderar jag starkt att du använder dem.
Hur skapar jag e-postmallar i Gmail?
Gmail ringer mallar Canned svar och du måste aktivera funktionen innan du kan använda dem. När du är klar kan du skapa så många e-postmallar som du vill.
- Öppna Gmail och logga in.
- Välj ikonen för kugghjulmen uppe till vänster och välj Inställningar.
- Välj fliken Labs.
- Växla konserverade svar (mallar) till Aktivera.
- Välj Spara ändringar längst ner på sidan.
Nu är funktionen aktiverad kan vi börja skapa mallar. Du gör det från Inkorgen i Gmail så det är där vi går nästa.
- Välj Skapa e-post från din inkorg.
- Skapa e-postmeddelandet du vill skapa som du normalt skulle göra.
- Välj den grå nedåtpilen längst ner till höger i e-postfönstret.
- Välj Canned svar och New canned svar.
- Ge det ett meningsfullt namn och välj OK för att spara.
När du har sparat ditt konserverade svar kan du säkert ta bort utkastet.
När du utarbetar ditt konserverade svar måste du balansera den personliga kontakten med att vara generisk nog så att du inte kränker någon. Det betyder att antingen lämna saker som namn och datum ur e-postmeddelandet och ersätta det med tidsskalor. Eller så kan du lägga till de personliga handen för hand innan du skickar. Det senare är att föredra eftersom den personliga beröringen skapar en relation du kan bygga på. Det är dock inte alltid möjligt, så du måste använda din bedömning.
Använd din e-postmall
Nu har du skapat din e-postmall, eller svar från konserverat, det är dags att använda den. Gör så här när du får din första möjlighet att använda mallen:
- Välj Svar från e-postmeddelandet du vill svara på.
- Välj den grå nedåtpilen längst ner till höger på skärmen.
- Välj Canned svar och välj svaret du skapade.
- Lägg till personuppgifter för att göra e-posten relevant.
- Skicka.
Du kan göra samma sak genom att använda Komponera och skapa en ny e-post, men jag hittar svarmetoden mycket snabbare.
Använd ditt konserverade svar som autosvarare via e-post
Ta e-postmallen ett steg längre, hur kan du ställa in ett konserverat svar som autosvar på ett inkommande e-postmeddelande. Du måste hålla ditt konserverade svar generiskt men det är ett bra sätt att erkänna beställningar eller frågor och bygga en god relation med din kund.
- Öppna Inställningar i Gmail och välj fliken Filter.
- Välj länken Skapa ett nytt filter.
- Skapa ett kriterium för att aktivera filtret. Detta kommer sannolikt att vara unikt för dig så välj något som fungerar.
- Välj Skapa filter med denna sökning längst ner till höger i fönstret.
- Välj Skicka konserverat svar och svaret du vill använda.
- Välj Skapa filter.
När filterkriterierna uppfylls kommer Gmail att skicka ditt konserverade svar automatiskt. Detta är idealiskt för bekräftelser eller uppdateringar och kan ställas in för att trigga på flera sätt. Det är omöjligt för mig att lista dem alla här men du känner igen ett mönster i dina e-postmeddelanden som du kan använda. Till exempel skickar alla e-postmeddelanden till din e-postadress eller e-postadress som innehåller ordet "Beställning". Du får idén.
