På det sätt som jag personligen skickar e-post, utför jag en årlig sanering. När januari rullar ner laddar jag ner min e-post, lagrar den lokalt med en e-postklient och säkerhetskopierar den sedan till media. Efter det raderar jag allt som är lagrat på webbkontot. Jag måste ganska mycket göra detta för om jag inte gör det blir min e-postadministration. Om jag lägger till både inkommande (inkorg) och utgående (skickade) meddelanden under året, uppgår det till cirka 6 000 e-postmeddelanden.
Jag rekommenderar att du gör en årlig rengöring om det inte av någon annan anledning än att göra din webmail-sökfunktion mer exakt. När du har en löjlig mängd e-post i ditt konto, var det Gmail, Y! Mail, Hotmail eller what-have-you, den interna meddelandesökningen bryts regelbundet på grund av meddelanden indexering flub-ups; detta händer på alla webmailsystem.
Du kanske är en av de människor som har 25 000+ meddelanden på ditt webmail-konto (och det är generöst eftersom jag faktiskt har sett 40 000+ tidigare om du kan tro det). Det är förmodligen säkert att säga att om du använder kontot regelbundet är väldigt lite av den största delen av e-post skräppost. Du har antagligen haft kontot i fem år eller längre och har aldrig brytt dig om att rengöra det.
Vi säger för tillfället att du vill säkerhetskopiera och sedan rensa bort allt på ditt webmailkonto före 2012. Så här gör du för att göra det. Ja, det här är ett långt rondellväg att göra det, men det fungerar.
(Observera innan du fortsätter: Några av er kommer att säga ”ANVÄND IMAP!” Fel strategi här. Försök någonsin att ladda ner 25 000 + meddelanden i ett skott via IMAP? Inte vacker. Vi använder POP.)
Skapa en mapp som heter "Inkommande CURRENT" i ditt webbmailkonto
Flytta alla mottagna meddelanden från i år 2012 till den mappen.
Skapa en mapp som heter "Utgående CURRENT" i ditt webbmailkonto
Gå till din "Skickade" -mapp och flytta allt som skickades ut i år 2012 till den mappen.
Skapa en mapp som heter "Inkommande OLD"
Flytta alla mottagna meddelanden 2011 och äldre till den mappen.
Skapa en mapp som heter "Utgående OLD"
Flytta alla skickade meddelanden (från "Skickad" -mappen) 2011 och äldre till den mappen.
Se till att din inkorg är TOM innan du fortsätter
Vid denna tidpunkt borde du ha flyttat alla dina e-postmeddelanden i ditt webbmailkonto till lämpliga mappar, och huvudinkorgen ska vara tom.
Ladda ner och installera den senaste versionen av Mozilla Thunderbird
Varför Thunderbird och inte Windows Live Mali? Enkelt svar. Thunderbird har en funktion där den automatiskt fyller i lämpliga e-postserveradresser när du först ställer in ditt konto. Detta fungerar mycket bra med Hotmail, Gmail, Yahoo! (om en Plus-medlem) och många andra webmail-tjänster.
När du kör Thunderbird för första gången, här är en snabb översikt över hur det fungerar.
Du blir frågad om du vill registrera dig för ett nytt e-postkonto. Du behöver inte göra det eftersom du redan har en. Klicka på knappen "Hoppa över detta och använd min befintliga e-post":
På nästa skärm anger du ditt namn, e-postadress och e-postlösenord och klickar på Fortsätt (till exempel använder jag en live.com-e-postadress, som är Hotmail):
Thunderbird ska automatiskt upptäcka lämpliga postservrar:
Viktig anmärkning innan du fortsätter: Om du får möjligheten att använda IMAP eller POP, välj POP.
Om allt ser bra ut klickar du på Klar .
Om kontoinställningen är framgångsrik är det första som kommer att hända att Thunderbird kommer att undersöka e-postservern för att ladda ner e-post. Ingenting kommer att ladda ner eftersom din inkorg för närvarande är tom i din webbmail.
Skicka ett testmeddelande till dig själv
För att kontrollera och se till att allt fungerar OK i Thunderbird, skriv ett nytt e-postmeddelande i Thunderbird och skicka det till dig själv. När e-postmeddelandet har skickats klickar du på knappen Hämta post för att hämta meddelandet.
Stäng Thunderbird
Vi måste gå tillbaka till webmailsidan och flytta några meddelanden innan vi startar den stora e-postnedladdningen, så stäng Thunderbird för nu.
Gå till del 2
