Behöver du starta ett möte? Har du en nödsituation och behöver hjälp? Tidsfristen plötsligt halverades? Behöver du kontrollera tillgängligheten för kollegor snabbt? Vill du kontrollera någon tillgänglighet i Google Kalender? Du kan göra alla dessa saker om du alla har delat dina kalendrar. Den här tutorialen visar dig hur.
Se även vår artikel Hur du synkroniserar alla dina Google-kalendrar med iPhone
Med Google Kalender kan du dela en kopia av din kalender så att dina medarbetare och vänner kan se. Det låter dem kontrollera tillgängligheten, ställa påminnelser och bjuda in dig till ett evenemang. Det är en snygg funktion i appen som gör samarbetsarbeten till en bris.
Men det är bra. Du måste aktivt ge tillstånd för andra att se kalendern och ställa in separata behörigheter för att de ska kunna redigera den. Du kan till och med skapa en delad kalender separat från din egen om du föredrar.
Delning av Google Kalender
Kalenderdelning är ungefär som Outlook's Exchange-kalender. Det kan ses av personer i en grupp eller personer som du ger behörighet till. Du ställer in specifika redigeringsbehörigheter eller inte, och kan använda dem för att kontrollera tillgänglighet, möten och så vidare. Alla du delar med måste använda Google Kalendrar också, annars måste du göra hela kalendern offentlig, vilket inte är idealiskt.
Så här delar du en befintlig kalender:
- Öppna din Google Kalender.
- Välj den kalender du vill dela från vänster.
- Välj de tre punkterna bredvid och välj sedan Inställningar och delning.
- Välj Lägg till personer under Dela med specifika personer för att dela med individer.
- Markera rutan bredvid Gör tillgängligt för offentligt under åtkomstbehörigheter för delning med en grupp. Välj gruppen i listrutan.
- Välj Skicka en gång gjort.
Dela med en grupp fungerar bara om du använder Google Groups. Annars måste du lägga till medlemmar i gruppen individuellt.
Du kan istället skapa en ny delad kalender om du föredrar det.
- Öppna din Google Kalender.
- Välj Skapa i den vänstra menyn för att skapa en ny kalender.
- Namnge det och välj Skapa kalender.
- Följ stegen ovan för att tillåta åtkomst till individer eller grupper.
Se någon annans Google Kalender
Om du redan använder kalenderdelning och vill se någon annans Google Kalender är det också mycket enkelt.
- Öppna Google-kalendrar.
- Välj den tomma rutan där det står Lägg till kalender.
- Skriv in namnet eller Gmail-adressen till personen du vill se.
- Välj dem från listan när de visas.
Namnet visas bara om de redan har delat en kalender med en grupp eller individer. Du ser sedan deras kalender i listan till vänster under Mina kalendrar.
Se om någon är gratis med Google Kalender
Om du försöker skapa ett möte eller ett evenemang kan du kontrollera att människor är fria med hjälp av din egen kalender när du har länkat deras eller har tillgång till delade kalendrar.
- Öppna din Google Kalender.
- Välj Skapa till vänster för att skapa en händelse.
- Ge det en titel, bestäm om det är en händelse eller påminnelse.
- Ställ in datum och tid.
- Välj Fler alternativ längst ner i fönstret.
- Välj Lägg till gäster under Gäster till höger.
- Välj fliken Hitta en tid till vänster.
- Se till att alla gäster är markerade i rutan och leta efter tider på vald dag.
- Skapa händelsen, ge den en titel och tryck på Spara överst.
Om någon är upptagen, kommer tidsluckan att färgas eller ordet Upptagen visas. Du kommer inte att kunna bjuda in dem om de är markerade som upptagna i sin kalender. När du trycker på Spara skickas varje inbjuden till en inbjudan och händelsen läggs till i sina respektive kalendrar.
Skapa en offentlig Google-kalender
För vissa är det inte bra att göra sin egen kalender tillgänglig för andra och i vissa branscher är det ingen väg. I dessa situationer är det bättre att skapa en separat gruppkalender för avdelningen eller teamet.
- Öppna Google Kalender.
- Välj Skapa i den vänstra menyn för att skapa en ny kalender.
- Namnge det och välj Skapa kalender.
- Välj kuggeikonen i kalenderfönstret för att välja Inställningar.
- Välj kalendern som du just skapat och välj åtkomstbehörigheter.
- Markera rutan bredvid Gör tillgängligt för allmänheten.
När det står "offentligt" betyder det inte nödvändigtvis hela världen utan de inom din G Suite-domän. Om du inte använder G Suite kan alla som får tag i kalender-URL: n se vad som händer så håll det mellan er.
