Trots att de har funnits i över trettio år tar e-postmeddelanden fortfarande ledig tid, irriterar, frustrerar och besvärar. Det udda e-postmeddelandet gör oss också lyckliga men för det mesta är de ett jobb snarare än nöje. Vad sägs om du automatiskt kunde märka e-postmeddelanden i Gmail, sortera dem alla, tillämpa en etikett och ta bort skräppost? Skulle det inte göra livet lite lättare?
Se även vår artikel Hur man beställer Gmail efter storlek
En självövervakande inkorg är den heliga gralen för mig. Skräppost kan tas bort, marknadsförings- och marknadsföringsmeddelanden kan märkas och sidledas och de viktiga e-postmeddelandena kan märkas som sådana och placeras i en mapp där du ser dem. Alla e-postplattformar säger att de erbjuder denna typ av organisation men enligt min erfarenhet är det bara en som levererar. Gmail.
Etikettfunktionen har bokstavligen förändrat hur jag använder Gmail. Jag kan nu med säkerhet använda den här e-postadressen för försäkringstecken, registrera mig för nya webbplatser och alla de aktiviteter som vanligtvis skulle sluta med ett lavin av skräppost. De skickar fortfarande det lavinen men nu överväldigar det inte min inkorg.
Märk automatiskt e-postmeddelanden i Gmail
Etiketter hjälper dig att sortera igenom alla dina e-postmeddelanden och beställa dem på ett hanterbart sätt. Etiketter är Gmail-tala för mappar och kan automatiskt identifiera, klassificera och sedan organisera all inkommande e-post med hjälp av dessa etiketter.
Om jag ställer in en försäkringsetikett kan jag till exempel ha alla vanliga försäkringstjänster som skräppost och marknadsföring från mitt försäkringsbolag märkta och skickas till den mappen. Jag kan sedan läsa eller radera bort dem som jag anser. Jag kan skölja och upprepa detta så många gånger jag vill för alla ämnen eller avsändare som översvämmar min inkorg.
Låt oss skapa en skräppost-etikett som kommer att sortera igenom alla skräppostmeddelanden som Gmail inte har tagit med.
- Välj Skapa etikett från vänster-menyn. Välj Mer om det inte är synligt.
- Namnge din nya etikett till något meningsfullt och välj Skapa.
- Välj din nya etikett och välj nedpilen i sökfältet högst upp på sidan.
- Lägg till "avsluta prenumerationen" till raden Inkludera orden.
- Välj Skapa filter.
- Välj Använd etiketten och välj etiketten du skapade.
- Markera rutan bredvid alla andra operatörer du vill ha. Markera som läst är användbart.
- Välj Skapa filter.
Nu varje gång ett skräppost eller marknadsföringsmeddelande anländer kommer Gmail att skanna det efter ordet "avsluta prenumerationen" och kommer att märka och flytta det. Eftersom de flesta legitima skräppost innehåller detta ord någonstans, är det den mest användbara operatören att använda när hanterar skräppost.
Märka arbetsmailar i Gmail
För andra e-postfilter, från vänner eller från jobbet, till exempel kan du lägga till en etikett med deras namn, @ worplace.com e-postadress eller något annat unikt för avsändaren eller typen av e-post. Potentialen hos dessa etiketter är enorm.
Om du till exempel arbetar på kontoret kan allt praktiskt e-post skickas till en arbetsmapp så att du kan se dem snabbt.
- Välj Skapa etikett från vänster-menyn.
- Namnge din nya etikett Arbeta och välj Skapa.
- Välj din Work-etikett och välj nedpilen i sökfältet högst upp på sidan.
- Lägg till den sista delen av e-postadressen till Från raden. Till exempel '@ arbetsplats.com'.
- Välj Skapa filter.
- Välj Använd etiketten och välj Arbetsetiketten.
- Välj Skapa filter.
Från och med nu kommer alla arbetsmails från en given domän '@ arbetsplats.com' att skickas till mappen Arbete som skapades i den vänstra rutan. Eftersom vi inte har lagt till några operatörer kommer de inte att markeras som lästa och du ser antalet e-postmeddelanden bredvid mappen.
Utesluter e-postmeddelanden från etiketter
Om du upptäcker att vissa e-postmeddelanden fångas upp i dessa etiketter som inte borde vara, kan du använda undantag för att ta bort dem. Om du till exempel vill behålla vissa nyhetsbrev som också använder 'avsluta prenumerationen' och de fastnar i filtret ovan kan du använda operatören '-' för att utesluta dem.
Lägg bara till - (* @ emailaddress.com) i avsnittet Från i filtret så kommer de inte att inkluderas. * Är ett jokertecken som kommer att fånga vilken adress som helst från den domänen och '-' berättar för Gmail att inte inkludera adressen i etiketten.
Du kan skapa så många etiketter i Gmail som du vill och låta dem göra alla möjliga saker från att sortera skräppost till filtreringsarbete, grupper, hobbyer eller vad som helst. Om din inkorg brast i sömmarna från för mycket skräp och du tappade användbara e-postmeddelanden som ett resultat, är detta ett mycket enkelt sätt att ta tillbaka kontrollen.
Om Gmail på något sätt kunde komma med ett tillägg som automatiskt kan avregistrera mig från de hundratals skräppostmeddelanden jag får varje vecka, skulle det verkligen vara det ultimata e-postmeddelandet!
