Hur du automatiskt inkluderar en signatur i Outlook-e-postmeddelanden

Att lägga till en signatur till ditt e-postmeddelande ger det en touch av professionalism. Att kasta in en logotyp och din kontaktinformation ger en marknadsföring till en annars trist korrespondens. Det ger dem som vill kontakta dig på annat sätt förmågan att göra det. Att skapa och använda en signatur i Microsoft Outlook är en tillräckligt enkel uppgift. Du kan till och med skapa flera personliga signaturer för att växla till ett infall beroende på din målgrupp.

Men Outlook kommer bara att bifoga en signatur till nyligen skickade eller vidarebefordrade e-postmeddelanden. De e-postmeddelanden du skickat innan du skapade en signatur kommer fortfarande att saknas. För att lägga till en signatur till äldre meddelanden måste du gå in i Outlook-inställningarna och ändra några saker.

Din signatur kan innehålla text, bilder, ditt elektroniska visitkort, en logotyp eller till och med en bild av din handskrivna signatur. Du kan ställa in Outlook så att signaturer automatiskt läggs till alla utgående meddelanden eller skapar din signatur och lägger till den i meddelanden från fall till fall.

Lägga till en signatur till din Outlook-korrespondens

Stegen för att sprida upp dina e-postmeddelanden med en signatur beror på vilken version av Outlook du för närvarande använder. Det finns en process för dem som använder äldre versioner av programvaran (2007 - 2010) och en för de nyare versionerna (2010+) samt Microsoft Office 365-användare.

Låt oss börja med de senaste versionerna.

Outlook-versioner 2010+ Inklusive Outlook för 365

Så här skapar du en ny signatur för din Outlook-e-post:

1. Klicka för att skapa en ny e-post.
2. Klicka på Signatur och sedan på Signaturer från fliken "Meddelande".
   • Beroende på storleken på ditt Outlook-fönster och om du skriver ett nytt e-postmeddelande eller ett svar eller vidarebefordrar, kan fliken "Meddelande" och signatur- knappen finnas på två olika platser. Men signaturknappen åtföljs vanligtvis av Bifoga fil och bifoga objekt i avsnittet "Inkludera" i "Meddelande" -menyn.
3. På fliken "E-postsignatur", precis under rutan "Välj signatur att redigera", välj Ny och lägg till ett namn för din nya signatur i dialogrutan "Ny signatur".
4. Precis under "Redigera signatur", skriv din signatur inom det medföljande området.
   • Fönstret ger dig möjlighet att ändra teckensnitt, teckensnittsfärger och storlekar samt textjustering.
   • För att lägga till länkar och bilder till din e-postsignatur, ändra teckensnitt och färger och motivera texten kan du göra det genom att använda miniformatfältet under "Redigera signatur".
   • Du kan till och med skapa en mer robust signatur med kulor, tabeller eller gränser genom att använda Microsoft Word för att formatera din text. Överför sedan den med en enkel kopia ( Ctrl + C ) och klistra in ( Ctrl + V ) på signaturen i rutan "Redigera signatur".
   • Du kan också lägga till sociala medieikoner och länkar i din signatur som jag kommer vidare senare.
5. När signaturen är hur du vill ha den, ställ in följande alternativ under ”Välj standardsignatur”:
   • Välj ett e-postkonto att koppla din signatur till med hjälp av rullgardinsmenyn "E-postkonto". Du kan ha olika signaturer för varje e-postkonto du använder för Outlook.
   • För att din signatur ska läggas till automatiskt i alla framtida meddelanden, klicka på rullgardinsmenyn "Nya meddelanden" och välj en signatur. Om du föredrar att den inte ska ställas in som automatisk som standard väljer du (ingen) . Detta gör det så att varje nytt meddelande du skickar inte har någon signatur alls inklusive de vidarebefordrade och svarade.
   • För att en signatur ska visas i dina meddelanden du svarar och vidarebefordra, klicka på rullgardinsmenyn "Svar / framåt" och välj en signatur. Detta kommer att lägga till den signaturen automatiskt när du svarar eller vidarebefordrar ett e-postmeddelande. För att inte ha den här inställningen väljer du (ingen) i stället.
6. Nu när det är över klickar du på OK- knappen för att gå tillbaka för att spara din signatur och återgå till ditt nya meddelande.
   • Det är viktigt att notera att det nuvarande meddelandet du skapade signaturen i inte kommer att ha en signatur på plats. Av någon anledning visas signaturen endast i meddelanden som följer. Du måste lägga till signaturen manuellt om du ser fram emot att använda en.

Infoga en signatur manuellt

För det nya meddelandet du startade i syfte att skapa en signatur eller de av er som inte vill ha en signaturuppsättning automatiskt kan du fortfarande infoga en signatur manuellt.

Att göra så:

1. När ditt e-postmeddelande är öppet, klicka på fliken "Meddelande" och välj Signatur .
2. Detta öppnar en fly-out-meny som visar alla sparade signaturer som du har skapat. Välj den signatur du vill använda från alternativen genom att klicka på den. Det kommer nu att visas i ditt nuvarande meddelande.

Lägga till en logotyp eller bild till din signatur

Märken kräver vanligtvis logotyper. För att lägga till en bild som en logotyp eller ikon för sociala medier i din signatur:

1. Öppna ett nytt e-postmeddelande och klicka på fliken "Meddelande".
2. Klicka på Signatur och sedan på Signaturer .
3. Välj den signatur du vill lägga till logotypen eller bilden genom att markera den i rutan "Välj signatur att redigera".
4. Klicka på ikonen Lägg till bild, leta upp den bild du vill lägga till från dina PC-filer och välj sedan Infoga .
   • Du kan ändra storlek på bild eller logotyp genom att högerklicka på bilden och välja Bild från menyalternativen. Klicka på fliken "Storlek" och använd alternativen för att ändra storlek på bilden till dina specifikationer.
   • Håll kryssrutan ”Lås bildformat” markerad för att bibehålla bildproportioner.
5. När bilden har ändrats på storlek och redo att gå, klicka på OK .
6. Följ detta genom att klicka på OK igen för att spara alla ändringar du just har gjort i din signatur.

Microsoft Outlook-versioner 2007 - 2010

Så här skapar du en ny signatur med en äldre version av Microsoft Outlook:

1. Välj att skapa ett nytt meddelande.
2. Klicka över till fliken "Meddelande" och välj Signatur i avsnittet "Inkludera".
3. Klicka på Signaturer när det dyker upp.
4. Klicka på Ny på fliken "E-postsignatur".
5. Skriv in ett namn för din signatur och klicka sedan på OK- knappen.
6. Skriv in texten du vill inkludera i din signatur i rutan "Redigera signatur".
   • Du kan formatera din text genom att markera texten du vill redigera och sedan använda stil- och formateringsknapparna för önskade alternativ.
   • Lägga till ytterligare element som bilder, hyperlänkar och e-visitkort, klicka på platsen där du vill att elementet ska visas och:
     • e-Business Card - Klicka på Business Card- knappen och klicka sedan på en av kontakterna i listan "Filed As". Klicka på OK- knappen.
     • Hyperlink - Klicka på Hyperlink- ikonen och skriv in (eller klistra in) URL: en som din länk kommer att ansluta texten till. Klicka på OK- knappen.
     • Bild / Bild - Klicka på ikonen Bild, leta upp den bild du vill ladda upp till din signatur, välj den och klicka sedan på OK- knappen.
7. När du är klar med redigeringarna klickar du på OK för att slutföra skapandet av din signatur.
   • E-postmeddelandet som du för närvarande har öppet för att skapa signaturen kommer inte att ha signaturen automatiskt läggs till i den. Du måste göra det manuellt.

Lägga till signaturen i dina e-postmeddelanden

Signaturer kan läggas till automatiskt eller manuellt till alla utgående meddelanden, svar och vidarebefordringar. Endast en signatur kan användas per e-postmeddelande som skickas ut, så om du väljer att ha en uppsättning automatiskt, är det bäst om signaturen var inriktad på ett större publikområde.

Så här sätter du automatiskt in en signatur i ditt e-postmeddelande:

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande.
2. Gå till fliken "Meddelande" och klicka på Signatur som finns i avsnittet Inkludera.
3. Klicka på Signaturer när det dyker upp.
4. Leta reda på "Välj standardsignatur", klicka på rullgardinsmenyn "E-postkonto", välj ett e-postkonto som du vill koppla en signatur till.
5. Välj den signatur du vill inkludera genom att välja en i listan "Nya meddelanden".
   • För framåt och svar, för att lägga till en signatur, välj en signatur i rullgardinsmenyn Svar / framåt. Klicka på (ingen) om du föredrar att inte ha en signatur gå ut med ditt svar och vidarebefordra e-postmeddelanden.
6. Klicka på OK för att spara dina signaturinställningar.

Så här lägger du till en signatur manuellt i ditt e-postmeddelande:

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande.
2. Klicka över till fliken "Meddelande".
3. Klicka på Signatur, som finns i avsnittet "Inkludera".
4. Välj den signatur du vill infoga genom att klicka på den direkt.

Signaturen visas nu i ditt utgående meddelande. Om du valde fel eller bara vill ta bort signaturen du har lagt till markerar du signaturen i meddelandet och klickar på Ta bort (eller Backspace ) på tangentbordet.

Använda ett Microsoft Office 365-konto med Outlook.com

För dem som använder Outlook på webben med ett Microsoft Office 365-konto måste du skapa en signatur i båda produkterna.

Så här skapar du och använder e-postsignaturer i Outlook på webben:

1. Logga in på ditt Outlook.com-konto och öppna dina inställningar genom att klicka på Cog Wheel- ikonen högst upp på sidan.
2. Klicka på E-post och sedan på Skriv och svara .
3. Skriv in din signatur i området E-signatur.
   • Du kan använda formateringsalternativen för att ändra utseendet på din signatur till din smak.
   • Du kan bara ha en signatur per konto.
   • För att signaturen ska visas automatiskt som standard för alla framtida meddelanden, sätter du en bock i rutan "Inkludera min signatur automatiskt på nya meddelanden jag skriver". Detta gör det så att alla framtida komponerade e-postmeddelanden får din signatur längst ner.
   • Framåt och svar kommer att behöva ett kryssmärke i rutan "Inkludera automatiskt min signatur på meddelanden som jag vidarebefordrar eller svarar på".
   • Genom att inte markera något av dessa alternativ måste du lägga till din signatur manuellt till varje e-postmeddelande du skriver framöver.
4. När du är klar med redigeringarna klickar du på Spara .

Så här lägger du till din signatur manuellt:

1. Välj Nytt meddelande i din brevlåda.
2. Skriv ditt meddelande i sin helhet och klicka på trippelpikonen.
3. Härifrån väljer du Infoga signatur .
4. När ditt meddelande är redo att gå ut klickar du på knappen Skicka .