Att hålla reda på dina fakturanummer kan vara mycket viktigt. Alla fakturanummer är i följd så försök att mata in dem manuellt har möjlighet till mänskliga fel, vilket ger mindre än optimala resultat. Det är inte alltid lätt att komma ihåg nästa nummer i sekvensen, särskilt när siffrorna börjar klättra. Genom att glömma det föregående numret kan du sluta med lite överlappning på ditt Excel-kalkylblad som kan skapa förödelse längre ner i raden.
Se även vår artikel Hur man tar bort alla tomma kolumner i Microsoft Excel
Det är redan tillräckligt svårt att komma ihåg var du lämnade dina nycklar eller att ta ut något ur frysen till middagen, du behöver inte tillräckligt med minnet. Istället kan det bara vara bäst att Excel automatiskt genererar fakturanummer för dig.
”Det skulle vara oerhört bra. Så vad behöver jag göra? ”
Så vitt jag vet finns det två metoder där du kan generera fakturanummer automatiskt i Excel. Den här artikeln kommer att förklara båda för att säkerställa att du kan undvika överlappning av fakturor och inte längre behöver krånga över vilket nummer som kommer nästa.
Automatisk fakturaproduktion för Excel
Som nämnts finns det två sätt att automatiskt lägga till fakturanummer i ett Excel-kalkylblad eller arbetsbok. Den första är att använda en formel inom VBA (Visual Basic for Applications) för att generera fakturanummer för en enda arbetsbok. Det andra sättet är att använda Kutools för Excel's Insert Sequence Numbers-funktion. Det här alternativet låter dig generera fakturanummer i flera kalkylblad och arbetsböcker.
Metod 1: Automatisk fakturanummergenerator med Visual Basic för applikationer
Att börja:
Du kan antingen skapa en ny arbetsbok eller öppna en befintlig arbetsbok som du vill använda för automatisk fakturanummergenerering.
Leta reda på och markera en tom cell (vänsterklicka på den) och ange det första numret som ska användas som början för alla dina fakturanummer framöver. Du kan välja något som 00000 eller 10000 som utgångspunkt. För vårt exempel kommer vi att använda 00000 och det kommer att placeras i cell C3.
Tryck på Alt + F11 för att öppna dialogrutan Microsoft Visual Basic for Applications. Expandera din nuvarande arbetsbok (VBAP-projekt, kan visas som bok 1 om den är ny) och dubbelklicka på ThisWorkbook.
Du kan skriva in följande kod eller helt enkelt kopiera och klistra in (markera koden och tryck på Ctrl + C och vänsterklicka sedan på fönstret och tryck på Ctrl + V ) koden i öppningsfönstret.
VBA: Röstnummergenerator
| 1 2 3 | Privat underarbetsbok_Öppna () Område ("C3"). Värde = Område ("C3"). Värde + 1 Avsluta under |
"C3" är den cell där du angav ditt startfakturanummer. Se till att ändra den i koden innan du klistrar in den i fönstret.
Följande formler nedan gör det möjligt för dig att verifiera dina fakturanummer. De kan vara lite svåra att komma ihåg utanför, men du kan alltid spara dem som en Autotext-post om du behöver använda dem igen senare när som helst.
| Nej. | Formel | Fakturanummer |
| 1 | =”Company” & TEXT (TODAY (), ”ååmmdd”) & C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = ”Företagsnamn” & TEXT (I DAG (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = ”Företagsnamn” & TEXT (NU (), ”MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = ”Företagsnamn” & TEXT (NU (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = ”Företagsnamn” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Kom ihåg att C3 i formeln är den cell där du har placerat startfakturanumret. ”Företagets namn” är reserverat för den text du vill visa i dina fakturanummer. Ändra det till vad som passar dig.
Du vill placera formeln i en cell för automatisk fakturagenerering. Det här är inte samma cell som du har det första fakturanumret i utan den angivna cellen för resultaten. När formeln har redigerats för att passa dina behov kan du kopiera och klistra in den i cellen och trycka på enter för att få fakturanumret.
När du är klar ska du spara den aktuella arbetsboken. För att göra det, klicka på Arkiv och sedan på Spara (eller Spara som om du arkiverar nytt eller under ett annat namn). Ange namnet på arbetsboken och se till att rutan Spara som typ är inställd på Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Välj var den ska sparas och tryck sedan på Spara- knappen.
Varje gång du öppnar fakturanummergeneratorns arbetsbok blir fakturanumret ett nummer större än förra gången. Se bara till att spara arbetsboken innan du stänger den varje gång annars kommer arbetet att gå förlorat.
Metod 2: Lägg till fakturanummer med Kutools för Excel
De av er som behöver ett sätt att generera fakturanummer för flera arbetsböcker hittar de behov som uppfylls i användningen av Kutools. Den första metoden som behandlas är utformad för endast ett kalkylblad eller arbetsbok och har den olyckliga möjligheten att överlappa varandra när du glömmer att spara. Kutools for Excel ger en fix för båda dessa problem och mer.
Att börja:
Precis som tidigare, markera och välj cellen för ditt fakturanummer. Du måste sedan klicka på Kutools, följt av Infoga och slutligen Infoga sekvensnummer .
När dialogrutan Infoga sekvensnummer visas klickar du på knappen Ny . Detta kommer att skapa ett redigeringsfönster för sekvensnummer:
- Ange ett namn i rutan för sekvensnamn för att rubriken din nya fakturanummersekvens.
- Lägg i en 1 i rutan Inkrement.
- Skriv in namnet på ditt företag eller annan text som du vill se i början av dina fakturanummer, i rutan Prefix (valfritt) .
- Startnummer för alla dina framtida fakturanummer kan skrivas in i rutan Startnummer. Antalet kan vara vad du vill, men det är bäst att hålla det enkelt. 00000 eller 10000 skulle räcka. Om du hellre vill hålla siffrorna små kan du bara använda en enda siffra som 0 eller 1 istället.
- Du kan ange antalet siffror som dina fakturanummer kommer att ha genom att ange ett nummer i rutan Antal siffror. Du kan inte gå fel med 5 eller 6.
- Avsluta processen genom att klicka på knappen Lägg till .
Medan den nyligen skapade sekvensen förblir markerad klickar du på Fyllningsområde och trycker sedan på Stäng- knappen för att avsluta. Oavsett vilken arbetsbok du använder funktionen Infoga sekvensnummer i kommer generera ett fakturanummer automatiskt med varje nummer större än det senaste.
