I en arbetsmiljö är det viktigt att du behåller en organiserad inkorg för att upprätthålla effektiviteten. En rörig inkorg kan bevisa en ganska enorm smärta, särskilt när du tvingas bläddra igenom berg med äldre e-postmeddelanden du kanske inte längre behöver. En gång kan de äldre e-postmeddelandena ha tjänat ett syfte men har sedan förvandlats till ytterligare hinder när du letar efter ett specifikt e-postmeddelande.
Se även vår artikel Hur man skapar ett Gmail-alias
”Min inkorg är en katastrof. Jag har e-postmeddelanden från över två år sedan. Jag måste verkligen få det här. "
För att undvika mycket tidskonsumtion rekommenderar jag inte att du försöker ta bort alla dina äldre e-postmeddelanden manuellt. Istället, tack vare hjälp av filter, kommer du att kunna bli av med dessa e-postmeddelanden mycket snabbare. Genom att skapa ett filter kan du ta bort gamla meddelanden baserat på en viss tidsram. Det enda problemet jag kan se med att använda filter är att de bara gäller nyligen mottagna meddelanden. Du kan använda filter i framtiden för att säkerställa att stapeln inte uppstår för andra gången, men hur är det med de e-postmeddelanden som fyller din inkorg nu?
Radera automatiskt de äldre Gmail-e-postmeddelandena
Det finns några saker att dyka in när det gäller att befria dig från de äldre, inte längre nödvändiga e-postmeddelanden som plågar din Gmail-inkorg. Jag ska gå igenom hur du ställer in dina filter, tillämpar dem för framtida användning och hur du kan bli av med alla de nuvarande gamla e-postmeddelanden med Gmail-tillägget, Email Studio.
Ställa in dina filter
Det första är först, låt oss ställa in dina filter .
Att börja:
- Logga in på ditt Gmail-konto med de obligatoriska referenser.
- Hitta Cog / Gear-ikonen. Det här är inställningsmenyn för Gmail och kan hittas längst upp till höger i fönstret. Klicka på denna ikon och välj sedan Inställningar på rullgardinsmenyn.
- Klicka över till fliken "Filter" och klicka sedan på Skapa ett nytt filter .
- I inmatningsrutan "Har orden" skriver du följande - old_than: x där "x" är tidsramen för meddelanden du vill ta bort. Detta kommer att vara ett nummer följt av en bokstav. Bokstäverna som följer kommer att gälla tidsramen. Du måste använda "d" i flera dagar, "w" i veckor och "m" i månader. Ett exempel skulle vara äldre: 3d om du vill ta bort e-postmeddelanden som är äldre än tre dagar.
- Klicka sedan på Skapa filter med den här sökknappen.
- Fyll i rutorna som är märkta “Radera det” och “Använd även filter på” med en bock genom att klicka på dem.
- Slutligen klickar du på Skapa filter för att bevittna alla dina äldre e-postmeddelanden, baserat på det datum du just har ställt in, flytta från din inkorg till papperskorgen.
När meddelanden raderas i Gmail försvinner de inte direkt från existensen. Istället kan du hitta dem i mappen Papperskorgen. Detta innebär att dessa e-postmeddelanden fortfarande räknar med din totala datakapacitet. För att befria dem i sin helhet kan du antingen vänta på att Gmail automatiskt tar bort dem efter 30 dagar eller tar bort dem alla nu själv. För att utföra det senare, klicka på papperskorgen och klicka sedan på länken Tom papperskorgen nu .
Filter för framtida radering (återanvändning)
Titeln på denna artikel handlar om automatisk radering. Tyvärr kan inte filter aktiveras automatiskt. Du måste gå tillbaka och återigen använda filtret i din nuvarande inkorg.
Så här applicerar du ett filter igen:
- Gå tillbaka till dina inställningar genom att klicka på Cog / Gear-ikonen längst upp till höger i Gmail-fönstret och välja Inställningar i listrutan.
- Klicka på fliken "Filter".
- Eftersom du redan har skapat ett filter tidigare kan du nu klicka på Redigera, som ligger bredvid filtret. Om du tidigare har skapat flera filter kan du enkelt hitta det du önskar eftersom kriterierna för varje filter visas.
- Klicka på Fortsätt i avsnittet som visas med dina sökkriterier. Det kommer att vara en skärm som liknar den som dök upp när du installerade originalfiltret.
- Använd återigen en bock i rutan bredvid "Applicera även filter på."
- Den här gången, för att aktivera filtret, klicka på Uppdatera filter . Alla dina äldre e-postmeddelanden, inställda på den angivna tidsramen, kommer nu att tas bort till papperskorgen .
E-poststudio
Email Studio har en fin funktion som automatiskt tar bort alla dina äldre e-postmeddelanden från en specificerad avsändare eller de som finns i en specifik mapp. Den inbyggda Auto-Purge-funktionen hjälper till att hålla din Gmail-postlåda mycket mer organiserad vilket leder till en effektivare arbetsmiljö.
Med Email Studio kan du arkivera och använda "Markera som läst" på alla e-postmeddelanden i din inkorg som har varit där i över tre månader. Det låter dig också ta bort alla e-postmeddelanden permanent från dina papperskorgen och skräppostmappar efter två dagar. Som en extra extra bonus inkluderar Auto-Purge en e-postavstängningsfunktion som kan hjälpa dig att enkelt ta bort din e-postadress från någon av de irriterande nyhetsbrevets e-postlistor. Det finns också mycket mer tillägget kan, men jag känner att de redan nämnda belyser exakt vad vi behöver för den här artikeln.
Grundpaketet är gratis att använda men för att få ut mesta möjliga av produkten erbjuds en premiumversion till en prislapp på 29 USD per år. Uppgraderingen gör att du kan skapa flera uppsättningar av rensningsregler och inkluderar en e-postschemaläggare, speditör och en auto-responder.
Konfigurera och aktivera automatisk rensning i Gmail
Uppenbarligen, det första du behöver göra är att ladda ner och installera tillägget Email Studio. När detta har uppnåtts kan du se ikonen för e-poststudio till höger sidofält när du öppnar något av dina e-postmeddelanden i Gmail.
För att använda det:
- Öppna tillägget Email Studio och logga in med ditt Gmail-konto.
- Du ser en lista med alternativ. Från dessa alternativ, välj verktyget "E-poststädning".
- Klicka sedan på Lägg till ny regel för att ställa in en regel (liksom vad du gjorde med filter ).
- Det finns två delar för att ställa in en regel - du måste ange ett villkor och sedan en åtgärd. Tänk "orsak och verkan". Åtgärden utlöses när det angivna villkoret är uppfyllt.
- För att ställa in ett villkor kommer du att kunna använda avancerade sökparametrar inom Gmail, t.ex. newer_than eller har: bilaga eller large_than . Använd dessa för att hjälpa dig hitta den exakta matchningen till de Gmail-e-postmeddelanden du vill arkivera, skicka till papperskorgen eller flytta till en annan mapp.
- När en regel har skapats klickar du på Spara- knappen. E-poststudio fungerar nu i bakgrunden och utför en körkontroll varje timme och utför den angivna åtgärden när ett e-postmeddelande uppfyller villkoren förknippade med det. Du behöver inte göra något manuellt alls.
