MS Excel är ett av de mest kraftfulla och mångsidiga programmen i MS Office-paketet. Om du inte arbetar med kalkylark använder du förmodligen inte det här programmet, men det är viktigt att inse hur klingrig och programmerbar det egentligen är. Till exempel kan du programmera Monopolbrädspelet med ingenting annat än Excel. Färgkodning är dock mycket lättare att använda i detta fantastiska kalkylprogram.
Villkorlig formatering ger dig möjligheten att automatisera cellformatering i enlighet med det infogade värdet i MS Excel. Den mest populära typen av villkorlig formatering i Excel är automatisk färgkodning.
Detta är mycket användbart för presentation och visualisering, men också i fall där det är viktigt att skapa den stora bilden av ett kalkylblad för att gradvis ändra nyanser (beroende på cellvärdet). Det bästa exemplet på detta är att sortera temperaturvärden efter månader.
Den stora bilden
snabblänkar
- Den stora bilden
- Grundläggande färgkodningsalternativ
- Markera dubbletter
- Sortera efter färg
- Markera topp 10
- Avancerade alternativ
- Visa varianser med databar
- Markera positiva, neutrala och negativa värden med ikonuppsättningar
- Visa varianter med färgskalor
- Smidig och enkel
Att hoppa rätt till färgkodning är verkligen en möjlighet, men i själva verket kräver villkorlig formatering planering innan något annat. Under planeringsprocessen, fråga dig själv, när du kommer med en färgkodningsidé: "Gör detta mitt liv enklare eller mer komplicerat?" Tekniskt kan du "berätta" för Excel att färga varje cell som innehåller ett irrationellt antal rött. Det här är inte nödvändigtvis en dålig idé, men om du också planerar att färgkoda den för att ändra nyansintensitet när antalet växer kan det hamna förvirrande.
Å andra sidan, om du skapar ett kalkylblad för en matematikklass, är att du vill att dina irrationella talceller ska färgas rött är en perfekt tänkbar och en genomförbar idé. Poängen är att du inte ska hoppa rakt in i färgkodning utan att faktiskt tänka på hur du ska göra att hela kalkylbladets bild blir den bästa den kan vara. Detta tar tid och mycket test och fel.
Grundläggande färgkodningsalternativ
Det finns ett antal alternativ som kan hjälpa dig i din färgkodningsuppgift och att veta hur var och en fungerar kommer att göra ditt jobb enklare.
Markera dubbletter
Detta är en av de mest grundläggande färgkodningsuppgifterna som du ger Excel. Vad det egentligen gör, är att det markerar alla duplikatnamnen i samma färg. Detta kan hjälpa dig att ta bort duplikatnamnen eller hjälpa dig vidare i kalkylarkanalys. Så här markerar du dubbletter.
- Först måste du välja det antal celler som du vill kontrollera för duplikat. Genom att trycka på Ctrl + A väljer du naturligtvis varje cell i tabellen.
- Gå till fliken Hem och navigera till Villkorlig formatering.
- Under Villkorlig formatering, gå till Markera cellregler och sedan till Duplicera värden .
- Fönstret som dyker upp erbjuder dig att välja format från två rullgardinslistor.
- Den första rullgardinsmenyn låter dig välja vilka celler du vill ha färgade, duplicera celler eller unika
- Den andra listrutan erbjuder en uppsättning tillgängliga färger.
- Tryck på OK.
Sortera efter färg
Att sortera din lista efter färg tar dig ett steg längre från dubbelmarkering. Om du har markerat dubbletterna kan alternativet Sortera efter färg sortera dem tillsammans, vilket fungerar fantastiskt med större listor. Så här gör du:
- Välj önskat dataområde.
- Gå till Data -> Sortera och filtrera -> Sortera .
- Välj önskad kolumn i ditt datainriktning.
- Välj Cell Colour för alternativet Sortera på .
- Välj en färg i ordningen
- Välj Till toppen i den sista listrutan.
- Hit OK.
Detta kommer att sortera din lista och lägga duplikaten högst upp.
Markera topp 10
Oavsett om vi talar om geografi, ekonomi eller temperaturer, tenderar de 10 bästa på listan att berätta en bra del av listans historia. Naturligtvis kan du använda samma princip nedan markera de 10 nedre, de bästa 10%, de nedre 10%, över genomsnittet, under genomsnittet och många andra datagrupper.
- Gå till hemmet
- Klicka på Villkorlig formatering .
- Gå till reglerna för topp / botten .
- Välj Topp 10 artiklar .
- Justera antalet önskade alternativ i fönstret som dyker upp (du kan naturligtvis göra mer och mindre än 10).
- Välj nu fyllningsfärgen.
- Hit OK.
Avancerade alternativ
Dessa var några grundläggande färgkodningsalternativ som Excel erbjuder. Låt oss nu gå igenom de mer avancerade uppgifterna. Oroa dig inte, de är inte mer komplicerade än de tre föregående.
Visa varianser med databar
Datafält ritar i huvudsak en stapel i varje cell, med längden motsvarande cellvärdet för andra celler. Här är en bild för att förklara det.
Så här väljer du kolumnen / intervallet som du vill formatera.
- Gå till hemmet
- Navigera till Villkorlig formatering -> Datafält .
- Välj önskad färg och fyllningsstil.
Markera positiva, neutrala och negativa värden med ikonuppsättningar
Detta visar hur du anpassar positiva, neutrala och negativa värden bredvid objekt. Detta är mycket användbart för försäljning och inkomstfördelningar.
- Välj kolumnen / intervallet som du vill formatera.
- Gå till hemmet
- Navigera till Villkorlig formatering -> Ikonuppsättningar.
- Välj den ikonstil du vill använda.
- Excel kommer automatiskt att tolka dina data.
- Om du vill ändra det går du till Hantera regler under Villkorlig formatering .
- Välj Ikonuppsättningsregeln och klicka på Redigera regel .
- Justera reglerna enligt dina önskemål.
Visa varianter med färgskalor
Att använda färgskalorna under villkorlig formatering fungerar i stort sett på samma sätt som Ikonuppsättningarna, bara visar resultatet annorlunda och med fler lutningar.
- Välj intervall.
- Hitta färgskalor i villkorlig formatering .
- Välj färgskala.
Smidig och enkel
Villkorlig formatering är ganska mycket grundläggande formatering med viss regelinställning. Ändå är det mycket användbart och får fram Excel: s sanna natur - det är mer än ett verktyg för tabellformatering, det är ett ultimat program för att skapa kalkylblad.
Vilka intressanta tips har du att dela om Excel? Människor som arbetar med kalkylblad tenderar att ha sina egna processer. Hur fungerar ditt arbete? Klicka på kommentaravsnittet nedan med råd, tips och frågor.
