BCCing själv är en mycket användbar sak för att följa upp e-postmeddelanden. Om du föredrar att ha ett e-postmeddelande som du skickade i din inkorg, vanligtvis för att följa upp dem, är det rätt val att lägga till din egen e-postadress som BCC. Men människor förbiser ofta detta när de skickar ett viktigt e-postmeddelande, vilket leder till att de glömmer att följa upp. Detta kan lätt leda till problem längs linjen.
Lyckligtvis finns det ett sätt att automatiskt BCC själv när du skickar ett e-postmeddelande, vilket är ett säkert sätt att se till att du följer upp varje e-postmeddelande. Att aktivera automatisk själv-BCCing är dock inte riktigt enkelt. Det handlar om att skapa en regel i Outlook.
Hantera regler och varningar
Auto BCC och CC är en stor sak i Outlook. Du måste ladda ner ett nytt tillägg för ditt webbläsarbaserade e-postkonto för att uppnå detta, men Microsoft Outlook låter dig skapa en regel. Regelfunktionen hittas under menyalternativet Hantera regler & varningar i den övre mitten av skärmen, på fliken Hem, under ikonen Regler .
Klicka på Hantera regler och varningar så ser du ett nytt fönster som ger dig möjlighet att skapa en ny regel. Klicka på Ny regel i det övre vänstra hörnet i det här fönstret. Du ser tre kategorier: Håll dig organiserad, Håll dig uppdaterad och börja från en tom regel . Välj Använd regel på meddelanden som jag skickar under Start från en tom regelkategori.
Betingelser
I fönstret för guiden för regler kan du välja vilka e-postmeddelanden som ska skickas till dig som BCC: er. Genom att kontrollera med specifika ord i ämnesalternativen skapar du till exempel den automatiska BCC-regeln för e-postmeddelanden med vissa ord som du nämner.
Eftersom du är den som skickar e-postmeddelandet kan du använda detta smarta alternativ för att automatiskt sortera dina e-postmeddelanden. Du kan lägga till ordet "Uppföljning" i listan med specifika ord och markera de e-postmeddelanden som behöver följas upp med det ordet.
Det finns också många andra intressanta villkor som du kan ställa in för dina e-postmeddelanden. Om du vill att alla e-postmeddelanden som du skickar ska lagras i din inkorg som BCC klickar du bara på Nästa, utan att markera någon av de listade rutorna.
undantag
Undantag är i huvudsak motsatsen till villkoren här. Som du antagligen har gissat är det här du skisserar situationer där du inte vill inkludera dig själv som BCC. Du kan följa samma exempel från ovan och använda undantaget om ämnet innehåller specifika ordalternativ för att lägga till ett undantag. I det här exemplet kan du använda kommandot "icke-uppföljning", men det kan skapa röran och till och med ett fel, eftersom uppföljningsorden redan är en del av dina villkor.
Du är kanske bättre med det förutom om det skickas till personer eller en offentlig grupp eller med undantag för någon kategoriundantag .
Handlingar
Det är här du "programmerar" de åtgärder som denna regel gäller. Det vill säga, det är här du väljer vad som händer med e-postmeddelanden som du har ställt villkor för. Du vill se till att ett e-postmeddelande som skickats av dig själv hamnar i din inkorg, men tyvärr finns det ingen direkt BCC-kommandomaskinering här. Det betyder inte att du inte kan härma en BCC.
Först och främst väljer du Kopiera meddelandet till personer eller allmän grupp i steget Åtgärder i guiden Regler. Klicka nu på personer eller offentlig grupp och ange din e-postadress. Så här ser du till att e-postmeddelandet du skickar och uppfyller de angivna villkoren hamnar i din inkorg. Om du inte vill att din e-postadress ska visas offentligt i e-postmeddelandena du skickar, markerar du Flytta en kopia till det angivna mappalternativet i det första steget, klickar på länken Specificerad mapp och välj din inkorg.
BCC i din inkorg
Att justera din egen post för att passa dina behov kommer att ge dig en enorm fördel i ditt arbete. Det kommer att se till att din inkorg är ordentligt sorterad och att god organisation är avgörande i alla arbetsområden. Naturligtvis har Outlets reglerguide fler användningsfall än att bara ställa in en automatisk BCC. Det är dock viktigt att noggrant planera saker och se till att undantagen och villkoren inte överlappar varandra och att de omfattar rätt e-posttyper.
Välgjorda automatisk BCC-regler kan hjälpa dig mycket att sortera din inkorg. Men om du gör det dåligt, kan du översvämma din inkorg, skapa och ett ännu större problem än det du gick ut för att lösa.
Använder du automatisk BCC i Outlook? Hur skapade du det? Vilka undantag och villkor använder du och vilka andra regler skapade du?
