Hur du alfabetiserar automatiskt i Google-ark

Google Sheets och Microsoft Excel delar många liknande funktioner. De som är mer bekanta med Excel kommer att ta reda på att även om de flesta funktioner är desamma kan lokalisering av dem i Google Sheets bli ett hinder medan du bekanta dig med programmet.

Se även vår artikel Hur man använder formler på hela kolumner i Google Sheets

Möjligheten att sortera och filtrera dina data, alfabetiskt eller numeriskt, är en av de vanligaste funktionerna i Microsoft Excel. Detsamma kan sägas för Google Sheets. Men sättet att utföra uppgiften kan vara lite annorlunda.

”Jag är mer bekant med Excel men min chef vill att vi använder Google Sheets nu. Organisera kalkylblad är en del av jobbet. Kan du hjälpa?"

Den stora delen med ark, precis som Excel, behöver du inte oroa dig för manuella ändringar när du vill sortera eller filtrera dina data. Det finns ett sätt att få dem automatiskt sorterade efter kolumn med hjälp av funktionerna i flikarna eller genom en formel som du kan placera direkt i en cell.

Organisera automatiskt Google-ark alfabetiskt

snabblänkar

• Organisera automatiskt Google-ark alfabetiskt
  • Datasortering och användning av filter
    • Datasortering
    • Datafiltrering
    • Använda filter inuti ett Google-kalkylblad
    • Skapa en filtervy
  • Google-ark: sortera alfabetiskt på skrivbordet
    • Sortera dina data alfabetiskt automatiskt med en formel
  • Google-ark: sortera alfabetiskt på mobila enheter

Stegen nedan beskriver hur du kan organisera dina Google Sheet-data automatiskt. Jag kommer att fokusera på hur man gör det alfabetiskt men samma information kan också användas om du hellre vill organisera data numeriskt.

Men innan vi fortsätter med slutmålet, skulle jag vilja bli lite mer förtrogen med vad skillnaden mellan sortering och filtrering är, hur man använder ett av alternativen för alla situationer som du kanske behöver dem för, samt gå över filtervyer.

Om du redan har en ordentlig förståelse för sortering och filtrering och bara vill komma till alfabetiseringen kan du hoppa längre ner i artikeln. För alla andra som vill lära sig något har vi mycket att täcka, så låt oss komma igång.

Datasortering och användning av filter

När du analyserar och arbetar inom Google Sheets börjar allt mer innehåll samlas. Detta är när förmågan att organisera informationen blir så mycket viktigare. Med Google Sheets kan du organisera informationen genom att sortera och använda filter på den. Du kan göra detta både alfabetiskt och numeriskt, valet är upp till dig. Du kan också använda ett filter för att begränsa uppgifterna och till och med dölja utvalda delar från vyn.

Datasortering

Så här sorterar du data:

1. Öppna ett kalkylblad i Google Sheets från din webbläsare (Google Chrome föredras).
2. Markera cellen eller cellerna du vill sortera.
   • Du kan vänsterklicka på en enda cell för att markera den. För flera celler vänsterklickar du på startcellen. Håll Shift intryckt och vänsterklicka sedan i slutcellen.
   • Flera celler kan också väljas genom att vänsterklicka på en cell och hålla ned Ctrl och vänsterklicka på en annan cell. Detta hjälper om cellerna du vill sortera inte är sekventiella.
   • För att välja hela arket klickar du på det övre vänstra hörnet av arket eller trycker på Ctrl + A samtidigt.
3. Klicka sedan på fliken "Data" och välj Sortera intervall … från alternativen.
4. I popup-fönstret, om dina kolumner har titlar, sätta en bock i rutan bredvid Data har rubrikrad .
5. Välj den kolumn du först vill sortera genom att ändra “Sortera efter” till den kolumnen. Välj sedan sorteringsordningen genom att klicka på AZ- radialen för fallande eller ZA för stigande.
   • Om du har en ytterligare sorteringsregel som du vill tillämpa klickar du på Lägg till en annan sorteringskolumn . Ordningen på dina regler kommer att avgöra hur sorteringen görs.
   • Du kan klicka på papperskorgen- ikonen till höger om en regel för att radera den.
6. Avsluta genom att klicka på Sortera- knappen så kommer ditt sortiment att sorteras enligt dina regler.

Datafiltrering

Om du lägger till filter till dina data kan du dölja de data som du inte vill ha synliga. Du kan fortfarande se alla dina data när filtret har stängts av. Filter och filtervyer hjälper båda till att analysera datauppsättningar i kalkylark.

Filter föredras när:

• Att ha alla som öppnar ditt kalkylblad visar ett specifikt filter när det öppnas.
• Du vill att de synliga uppgifterna ska förbli sorterade efter att ett filter har använts.

Medan filtervyer är mer användbara om:

• Du vill namnge och spara flera vyer.
• Flera vyer behövs för andra som använder kalkylbladet. Filtren slås på av individen så att de kan se olika filter samtidigt som någon annan också kan använda kalkylbladet.
• Att dela olika filter med människor är viktigt. Olika filtervylänkar kan skickas till olika personer som ger alla som arbetar på kalkylbladet den mest relevanta informationen som är specifik för individen.

Kom bara ihåg att filter kan importeras och exporteras efter behov medan filtervyer inte kan.

Använda filter inuti ett Google-kalkylblad

När ett filter har lagts till i ett kalkylblad kan alla andra som tittar på det kalkylbladet se filtren också. Detta innebär också att alla med redigeringsbehörigheter kan ändra filtret. Ett filter är ett utmärkt sätt att tillfälligt dölja data i ett kalkylblad.

Så här filtrerar du dina data:

1. Öppna ett kalkylblad i Google Sheets från din webbläsare (Google Chrome föredras).
2. Välj det cellintervall du vill filtrera med samma metoder som beskrivs i avsnittet Datasortering i artikeln.
3. Klicka på fliken "Data" och välj sedan Skapa ett filter . Detta kommer att placera en filterikon inom den första cellen i det område du valt. Alla celler inom filterområdet kommer att omsluts av en grön kant.
4. Klicka på filterikonen för att visa följande filteralternativ:
   • Filtrera efter villkor - Välj från en lista med villkor eller skriv din egen. Till exempel, om cellen är tom, om data är mindre än ett visst antal, eller om texten innehåller en viss bokstav eller fras.
   • Filtrera efter värden - Avmarkera alla datapunkter som du vill dölja och klicka på OK. Om du vill välja alla datapunkter klickar du på Markera alla . Du kan också avmarkera alla datapunkter genom att klicka på Rensa.
   • Sök - Sök efter datapunkter genom att skriva i sökrutan. Att till exempel skriva “J” förkortar din lista till bara namnen som börjar med J.
5. För att inaktivera filtret klickar du bara på fliken "Data" igen och väljer sedan Stäng av filter .
   • Data kan sorteras medan ett filter är på plats och aktiverat.
   • Endast informationen i det filtrerade området sorteras när du väljer att sortera.

Skapa en filtervy

Så här skapar, sparar eller raderar du en filtervy:

1. Öppna ett kalkylblad i Google Sheets från din webbläsare (Google Chrome föredras).
2. Klicka på fliken "Data" och välj sedan Filtervyer … följt av Skapa ny filtervy .
3. Filtervyn sparas automatiskt. Du kan nu sortera och filtrera vilken data du önskar.
4. Stäng filtervyn genom att klicka på 'X' i det övre högra hörnet av kalkylarket.
5. Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger i kalkylarket för ett av följande alternativ:
   • Byt namn - ändra titeln på filtervyn.
   • Uppdatera räckvidd - Det här är inte lika viktigt som du kan göra direkt i filtervyn. Det låter dig ändra intervallet med celler som väljs för filtervyn.
   • Duplicera - Skapar en identisk kopia till den aktuella filtervyn.
   • Radera - Ta bort filtervyn.

Google-ark: sortera alfabetiskt på skrivbordet

Så här sorterar du ett cellintervall alfabetiskt på skrivbordet:

1. Öppna ett kalkylblad i Google Sheets från din webbläsare (Google Chrome föredras).
2. Välj de data du vill sortera en kolumn åt gången. Detta är viktigt för att inte omarrangera andra delar av kalkylarket som kanske inte korrelerar med önskat intervall.
   • Markera den översta cellen i dina datakolumner ner till slutcellen.
3. Klicka på fliken "Data" och välj sedan ett av följande alternativ:
   • Sortera intervall efter kolumn, A → Z - Detta sorterar alla valda data inom intervallet i alfabetisk ordning utan att störa de andra områdena i kalkylarket.
   • Sortera ark efter kolumn, A → Z - Detta justerar al data i kalkylarket alfabetiskt i korrelation till det dataområde som markeras.
4. Vart och ett av valet bör nu ha dina data omordnade i alfabetisk ordning.
   • Om du känner att du har gjort ett misstag kan du enkelt korrigera det genom att trycka på Ctrl + Z (Windows) eller ⌘ Kommando + Z (Mac) för att ångra den senaste datasorteringen.

Sortera dina data alfabetiskt automatiskt med en formel

Även om de tidigare stegen kan betraktas som automatiska, är det fortfarande en liten bit manuell inmatning inblandad. Detta är helt acceptabelt för de flesta kalkylarkanvändare som inte vill bli alltför tekniska med formler och funktioner.

Det finns emellertid några som föredrar en mer "full-auto" metod för situationen med alfabetisering av data. Du kanske föredrar att data sorteras automatiskt i en kolumn. Detta innebär att när ny information läggs in i kolumnen kommer uppgifterna automatiskt att uppdateras alfabetiskt utan att störa resten av kalkylarket.

Så här sorterar du kolumndata automatiskt alfabetiskt:

1. Öppna ett kalkylblad i Google Sheets från din webbläsare (Google Chrome föredras).
2. Markera cellen som visar resultaten för de data du vill automatiskt alfabetiserade.
3. Inuti cellen anger du följande formel = sort (A2: B, 1, TRUE) och tryck sedan på Enter .
   • A2: B är det önskade dataområdet som måste sorteras. Justera det efter dina egna kalkylarkbehov.
   • 1 refererar till kolumnnumret som den sorterade informationen kommer att baseras på. Justera den igen enligt kalkylarkets behov.
   • Data i formeln sorteras automatiskt i stigande ordning. För att sortera data i fallande ordning, ändra SANT till falskt .

Alla nya eller redigerade data som anges i kolumnen kommer nu att sorteras automatiskt.

Google-ark: sortera alfabetiskt på mobila enheter

Så här sorterar du ett cellintervall alfabetiskt på din mobila enhet:

1. Starta appen Google Sheets (Android / iOS) och logga in med dina referenser.
2. Välj ett Google-ark som du vill redigera genom att knacka på kalkylbladet. Du kan behöva bläddra för att hitta den om du har flera ark sparade.
3. Leta reda på kolumnen med data som du vill alfabetisera och tryck på kolumnens bokstav. Det finns längst upp i kolumnen. Detta markerar alla kolumnens data.
4. Tryck på bokstaven en gång till för att få fram en liten meny.
5. Klicka på menyn på menyn tills du hittar alternativet Sortera A - Z.
   • Om du använder en Android-mobil enhet måste du trycka på ikonen som ser ut som tre vertikalt (eller horisontellt beroende på version) staplade prickar. Rulla ner tills du hittar alternativet Sortera A - Z.

När du trycker på Sortera A - Z kommer data i kolumnen att ordnas om i alfabetisk ordning.