Om du arbetar med data mycket kommer du förmodligen att spendera lika mycket tid på att ditt kalkylblad ser bra ut och är vettigt som att du skapar arket i första hand. Du kan automatisera mycket av det med villkorlig formatering. Tillsammans med några anpassade formler kan du skapa fantastiska kalkylblad under halva tiden. Här är hur.
Se även vår artikel Hur man lägger till ett diagram och redigerar förklaringen i Google-ark
Villkorlig formatering berättar ett kalkylblad att om en cell innehåller X för att göra Y. Så om en cell innehåller ett specifikt dataelement, är det att formatera det på ett visst sätt och om den inte innehåller den informationen, för att formatera den på ett annat sätt sätt. Detta gör det enkelt att identifiera specifika datapunkter och få systemet att göra en del av arbetet istället för att du gör det manuellt.
Inlärningskurvan är inte så brant som du antar antingen, vilket är perfekt för mig eftersom jag inte exakt är en master på Google Sheets. Ändå använder jag villkorlig formatering mycket när jag presenterar data.
Villkorlig formatering i Google Sheets
Jag kommer att använda ett falskt kalkylblad för en tårta äta tävling. Det är samma som jag använde i "Hur man bygger grafer i Google Sheets" så om du läser det borde det vara igenkännbart. Det spelar ingen roll om du inte har sett det förut eftersom det inte är exakt svårt att förstå.
För att få villkorsformatering att fungera har jag lagt till en extra kolumn med en enkel Ja eller Nej-post. Det är denna kolumn som jag kommer att formatera. Det behöver uppenbarligen inte vara så enkelt som det, men för denna tutorial fungerar det tillräckligt bra.
- Öppna arket och välj det dataområde du vill använda.
- Högerklicka och välj Villkorlig formatering.
- Välj Format celler om … i den nya rutan som visas till höger.
- Välj en datapunkt som du vill formatera och det format du vill att den ska tillämpas.
- Välj Klart.
Du har ett antal villkor du kan tillämpa för villkorlig formatering inklusive tomma celler, celler som innehåller ett specifikt tecken, börjar med, slutar med, datum är, datum innan, data är mindre än, lika med eller större än och mycket mer. Det finns alla tänkbara villkor här så att något ska matcha dina behov.
Lägg till fler villkor
När du har ställt in ett villkorat format kanske du hittar ett är inte tillräckligt. Lyckligtvis kan du lägga till så många du vill i Google Sheets.
- Öppna ditt ark och välj det dataområde du just har ändrat.
- Högerklicka och välj Villkorlig formatering.
- Välj Lägg till en annan regel längst ner i det nya fönstret.
- Välj Format celler om … i den nya rutan som visas till höger.
- Välj en datapunkt som du vill formatera och det format du vill att den ska tillämpas.
- Välj Klart.
Du kan skölja och upprepa detta så många gånger du vill. I exemplet var den första formateringen jag använde att färga rött på tillståndet Y under "sjukpåse som används". Det ytterligare villkoret jag lagt till var att färga grönt N under samma kolumn.
Du kan gå längre än bara måla celler. Genom att använda anpassad formel kan du lägga till ännu mer anpassning till Google Sheets.
Använd anpassad formel för att vidta villkorlig formatering ytterligare
I exemplet ovan använde jag villkorad formatering för att färga celler för att markera data. Vad sägs om du vill måla en rad som innehåller massor av olika data? Det är där anpassade formler kommer in.
- Välj alla data du vill inkludera i formeln.
- Högerklicka och välj Villkorlig formatering.
- Välj anpassad formel finns i den nya rutan som visas till höger.
- Ange '= $ d2 <10' i den tomma rutan och välj en formateringsstil.
- Välj Klart.
Du kommer att se från bilden, bara raden med den tävlande som åt mindre än 10 pajer markeras med rött. Endast en rad misslyckade villkoret så att endast en rad formaterades enligt den formeln.
Formeln du anger kommer att variera beroende på ditt ark. Lägga till '= $' berättar för Sheets att jag lägger till en formel. Om du lägger till 'd2' berättar det vilken kolumn och rad som ska användas. Med hjälp av '<10' ställs villkoret till mindre än 10. Du kan använda dessa byggstenar för att bygga din egen anpassade formel för att ställa in villkorlig formatering som du behöver.
Liksom med villkorlig formatering kan du lägga till så många anpassade formler som du behöver för att tillhandahålla den formatering som ditt ark behöver. Det är ett mycket kraftfullt verktyg och jag har bara skrapat upp ytan på dess potential här.
