I allmänhet bör din e-postklient låta dig ändra färg, teckensnitt och andra alternativ i ditt meddelande. Men ibland, när du svarar på ett meddelande eller försöker vidarebefordra det, kommer klienten inte att låta dig ändra någon av teckensnittinställningarna.
Det kan hända om du använder en e-postklient som anpassar sitt svarmeddelandeformat till avsändarens preferenser. Avsändaren kan använda ett meddelandeformat som vanlig text, som inte tillåter någon formatering.
Den här artikeln kommer att fördjupa djupare i e-postformat och visa dig hur du ändrar teckensnittinställningarna manuellt.
Typer av e-postformat
För att förstå vad som händer med dina inställningar för e-postteckensnitt när du svarar någon, bör du veta att det finns tre olika typer av e-postformat. De är Rich Text Format, HTML och vanlig text, och här är en kort förklaring av varje format:
- HTML: Vanligtvis är detta standardformatet för e-post. Det är det bästa formatet att använda om du vill ändra teckensnitt, färger, lägga till kulor och numrera, infoga bilder etc.
- Rich Text Format: Detta är ett officiellt Microsoft-format och endast Microsoft Exchange Client och Microsoft Outlook kan stödja det. Du kan använda den för att skicka meddelanden till användare som använder den här specifika programvaran.
- Vanlig text: Detta är ett universellt format som fungerar i alla e-postverktyg. Fånget med detta format är att det inte stöder några teckensnittinställningar. Du kan inte fetmarkera texten eller ändra färger, storlek eller annan formatering. Du kan inte heller infoga bilder i texten, men du kan bifoga dem i e-postmeddelandet.
Du kan välja vilket meddelandeformat du ska använda när du svarar eller vidarebefordrar ett meddelande. Om till exempel någon skickar ett meddelande i vanlig textformat kan du svara i Rich Text Format. Men e-postmeddelandet kommer inte nödvändigtvis att komma i det format du använde när du skickade det. Med andra ord, om du skickar ett HTML-meddelande kan mottagarens e-postprogramvara konvertera det till vanlig text.
Problem kan uppstå om du justerar din e-postprogramvara för att skicka meddelanden i det mottagna formatet. Om du tar det här alternativet och sedan får ett e-postmeddelande i vanlig text kommer dina fontinställningar att inaktiveras.
Vissa e-postverktyg ställer automatiskt in svaret på meddelandeformatet så att det matchar formatet på e-postmeddelandet som du har fått. Lyckligtvis kan du alltid ändra meddelandeformatet manuellt.
Ändra meddelandeformat i Gmail, Yahoo och Outlook Web
De flesta av de nyare verktygen, som Gmail, Yahoo eller Outlook, bör inte ha några problem med att växla fram och tillbaka mellan vanlig text och HTML-formatering. Även om du får meddelandet i vanlig text kan du vanligtvis svara på det eller vidarebefordra det i HTML.
Om du vill aktivera och inaktivera formatering av vanlig text manuellt, bör du:
- Öppna din e-postprogramvara online.
- Klicka på knappen "Skriv".
- Klicka på ikonen "Mer" (tre vertikala prickar). Det är längst ner till höger om den nya e-postrutan bredvid verktygsfältet.
- Aktivera eller inaktivera 'Vanligt textläge.'
Processen är densamma för de flesta e-postklienter.
Ändra meddelandeformat i Microsoft Outlook
Om du har en äldre version av Microsoft Outlook, till exempel Outlook 2016, 2013 eller 2010, är inaktiverade teckensnittsinställningar ett vanligt problem. Detta beror på att äldre versioner av Outlook justerar svar automatiskt på den ursprungliga avsändarens formatering.
För att lösa detta måste du manuellt ändra meddelandeformatet för varje meddelande. Följ dessa steg:
- Öppna Outlook.
- Klicka på "File" -fliken längst upp till vänster på skärmen.
- Klicka på "Alternativ".
- Välj "Mail" i listan till vänster.
- Leta efter avsnittet "Skriv meddelanden".
- Välj "HTML" på rullgardinsmenyn bredvid "Skriv meddelanden i detta format."
Detta bör möjliggöra textformatering igen.
Byt till nyare versioner av dina e-postappar
Merparten av tiden inträffar meddelandeformateringsproblemet med äldre versioner av e-postappar som Outlook 2010-2016. Du kan alltid ändra den manuellt, men om du byter ut de äldre versionerna av programmen mot nyare kommer meddelandeformateringen sällan att vara ett problem.
