Betydelsen av dessa två termer kan ha varit uppenbar för alla när vi först började använda e-post, men de är ganska föråldrade idag. Både CC och BCC är sätt att skicka kopior av samma e-post till flera mottagare. CC står för “Carbon Copy” och BCC står för “Blind Carbon Copy”. Skillnaden mellan de två är att varje mottagare kan se adresserna som du lägger till i CC-fältet, medan de i BCC-fältet är synliga för ingen.
Se även vår artikel De bästa gratis e-posttjänstleverantörerna
De tre mottagarfälten
Det är lika enkelt att lägga till människors e-postadresser till något av dessa fält. Men du bör alltid överväga vem som behöver ta emot ett visst e-postmeddelande och hur. Detta beror på saker som dina relationer, organisationen du arbetar för, dess kultur och plats.
Människor använder ofta dessa fält felaktigt. Detta gör att e-postens syfte är mindre omfattande för dem som får det. Men om du använder dem på rätt sätt kan det hjälpa dina mottagare att veta om läsningen av din e-post bör vara bland deras prioriteringar eller inte.
Du kan skriva adresser i följande tre fält:
Till - Mottagarna i det här fältet är meddelandets största publik.
CC - Dessa mottagare får en kopia av meddelandet, så det är nästan samma sak som att lägga till personer i fältet Till.
BCC - Avsändaren kan diskret informera andra individer om den kommunikation som ägde rum. Ingen annan inblandad kommer att se sina adresser.
Människor använder också BCC när de inte vill förväxla andra med en vansinnigt lång lista med adresser. Dessutom är det ett bra alternativ när mottagarna inte nödvändigtvis borde känna varandra. Det är också viktigt att notera att varken de i CC eller BCC kommer att se något av de andra mottagarens svar.
Hur man använder To-fältet
Om du vill nå åtta personer kan du lägga till en adress i fältet Till och de återstående sju i CC-fältet. Men du kan också placera alla åtta i To-fältet. Det gör inte så stor skillnad eftersom alla kommer att få samma e-post. De kommer också att kunna se resten av mottagarna.
Men saker är lite annorlunda om du utövar korrekt e-postetikett. Om så är fallet bör du bara lägga till de mottagare som direkt påverkas av ditt meddelande. Så om du vill be vissa individer att vidta någon form av åtgärder, lägg dem i fältet Till. Namnen på den adress du placerar där bör inkluderas i början av e-postmeddelandet. Något enkelt som "Kära Andrea, Samantha och John" borde räcka.
Kort sagt, använd fältet Till för att rikta in dig som du vill uppmana att vidta åtgärder.
Hur man använder CC-fältet
När du placerar adresser i CC-fältet kommer listan du skapar att vara synlig för alla mottagare. Huvudfunktionen för CC-fältet är att låta andra mottagare veta att denna kommunikation sker. Att inkludera en adress i detta fält är som att säga "endast för information". I det här fallet bör du bara förvänta dig ett "bra att veta" svar från mottagarna.
Dessutom hänvisar människor också till CC som en "Courtesy Copy".
Hur man använder BCC-fältet
Den adress du placerar i BCC-fältet kommer inte att ses av någon av mottagarna i fältet Till och CC. Om du vill att någon ska se innehållet i e-postmeddelandet men inte vidta åtgärder lägger du till deras adress till BCC. Det är också ett bra alternativ att använda när du vill dela samma information med en grupp människor på en gång men inte vill att någon av dem ska se vem som får den.
BCC-fältet är också mycket användbart i känsliga situationer eller argument. Det är ett hemligt sätt att låta någon annan lyssna på utan att mottagaren vet om det. Till exempel kan du lägga till din chefs adress till BCC-fältet när en kund ber om återbetalning.
Hur man använder knappen Svara alla
Om du är mottagare av ett e-postmeddelande och vill svara på avsändaren har du två alternativ - Svara och svara alla. Med knappen Svar kan du svara direkt på avsändaren så att inga andra mottagare kan se ditt meddelande. Det finns också knappen Svara alla, som automatiskt skickar ditt svar till alla mottagare vars adresser finns i fältet Till och CC.
Även om det är bekvämt är knappen Svara alla inte alltid ett bra alternativ. Du bör bara använda det när det är viktigt för alla mottagare att få ditt meddelande.
De flesta användare klickar på eller trycker på den här knappen utan att inse det. Det kan vara ganska irriterande för mottagarna som inte är intresserade av ditt svar. Att klicka på denna knapp av misstag kan också vara väldigt besvärligt, särskilt om du delar personlig information med avsändaren och inte vill att andra deltagare ska läsa den. Att vara medveten om hur du använder den här funktionen kan därmed spara mycket frustration för alla inblandade.
Använd bara knappen Svara alla när det är absolut nödvändigt att originalförfattaren och alla andra på mottagarlistan ser ditt svar. Gruppdiskussioner om arbetsprojekt är ett bra exempel på detta.
Använd inte alternativet Svara alla när:
- Det finns minst en mottagare som inte behöver se ditt svar
- Ditt meddelande är något mycket enkelt som "Okej" eller "Tack!"
Saker att tänka på
Kom ihåg att alltid hålla reda på vem du skickar ett e-postmeddelande till och varför. Använd fälten Till, CC och BCC medvetet och din e-postetikett kommer att förbättras kraftigt.
Du bör också hålla reda på om du är adressat (till) eller om du har fått en kolkopia (CC). På så sätt kan du bestämma om e-postmeddelandet kräver din omedelbara uppmärksamhet eller inte.
När du svarar på e-post är det alltid bäst att skicka ett standardsvar och lägga till eventuella extra mottagare manuellt. Du kan också kopiera deras adresser från det ursprungliga e-postmeddelandet för att göra det enklare. Men i alla fall, se till att dubbelkontrollera mottagarlistan innan du trycker på "Skicka".
